Система управления организации и её составляющие

     Биологическая подсистема включает флору и фауну  планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно которых человек принимает  решения.

     Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного из-за объективно медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установлении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых случаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболеваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее решение.

     Социальная (общественная) подсистема характеризуется  наличием человека в качестве объекта управления. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую подсистему.

     Крупные подсистемы обычно называют системами. Социальные, биологические и технические  системы могут быть: искусственными, открытыми и закрытыми, полностью  и частично предсказуемыми, жесткими и мягкими.

     Искусственные системы создаются по желанию  человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское  бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

     Естественные системы создаются природой или обществом. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

     Открытые  системы характеризуются широким  набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти.

     Закрытые  системы характеризуются главным  образом внутренними связями  и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и  интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, политические партии, масонские общества.

     Полностью предсказуемые системы функционируют  по заранее заданным правилам с заранее  определенным результатом. Например, система  обучения студентов в институте, система регистрации товариществ и обществ.

     Частично  предсказуемые (вероятностные) системы  характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации помимо нашей воли (форс-мажор), другие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи – из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

     Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей  и отлаженной технологии управления производства. Они обладают большой  устойчивостью к внешним и  внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

     Мягкие  системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи – слабую устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, новые организации, ребенок в семье.

     Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Отсутствие хотя бы одного из них неизбежно  приводит к ликвидации.

     Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности.

     С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе  различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном  и аспектном подходах. Системный  подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них. Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы дешевле, но и менее точны. 

     1.3 ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ  И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ  СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ 

     Применительно к системам управления принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.

     Среди всех видов принципов для СУ следует выделить общие, общесистемные и специальные. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) принципом должен являться принцип системности, во многом определяющий все другие.

     Как при построении, так и функционировании СУ, в первую очередь, необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всех кадров управления.

     Наряду  с указанным следует руководствоваться  общесистемными принципами, среди которых  необходимо отметить:

     целенаправленность, реализуемая формированием в  составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления;

     делимость, реализуемая декомпозицией формируемой  системы и ее подсистем на элементы;

     иерархичность, реализуемая формированием многоуровневой структуры системы с учетом делегирования  полномочий на соответствующий уровень управления (отдела, цеха, участка, бригады и т.д.);

     взаимодейственность, реализуемая посредством взаимодействия формируемых и функционирующих  подсистем СУ как между собой, так и со всеми другими внешними по отношению к организации системами. При этом следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению;

     согласованность, обеспечивающая согласование целей и задач организации при взаимодействии всех иерархических вертикальных и относительно автономных горизонтальных звеньев управления;

     оперативность, обеспечивающая своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений;

     комплексность, реализуемая взаимной увязкой всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и вместо комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению;

     систематичность, определяющая постоянное непрерывное  выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия;

     преемственность, которая должна проявляться как  при создании системы, так и при  ее функционировании и совершенствовании. Выражаться она может прежде всего в максимальном использовании передового отечественного и зарубежного опыта системного управления;

     научность, реализуемая разработкой мероприятий  и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления;

     автономность, достигаемая обеспечением относительной  самостоятельности функционирования структурных элементов и подсистем  СУ;

     экономичность, предполагающая снижение затрат на управление в общих расходах организации;

     перспективность развития, обеспечивающая перспективу  развития организации как системы;

     оптимальность, предполагающую многовариантную проработку управленческих решений и выбор  наиболее целесообразного для организации варианта;

     устойчивость, предусматривающая удержание системы  в относительно стабильном состоянии  и обеспечивающая выживание организации  в условиях конкуренции;

     комфортность, предусматривающая создание для  человека, как основного элемента системы, максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей;

     специализация работ, обеспечивающая рациональное разделение управленческого труда в СУ;

     концентрация, обеспечивающая выполнение однотипных задач в одном подразделении  и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации;

     адаптивность, предусматривающую обеспечение  приспособляемости системы организации  к изменяющимся внешним и внутренним условиям;

     замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого  процесса), реализуемая выполнением в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д. 

     К перечисленным общесистемным принципам  следует добавить принцип простоты и доходчивости, который следует реализовать для понимания каждым работающим всего того, что касается основополагающих вопросов управления, особенно управления качеством, и обеспечения конкурентоспособности не только продукции, но и всего предприятия. В условиях рынка и конкуренции это крайне важно.

     Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих  функций управления (замкнутого общефункционального  управленческого цикла), в состав которых можно отнести следующие  функции:

     планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Этот процесс, из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды, не может быть дискретным, а должен быть непрерывным;

     организацию, направленную на структурирование всех работ организационного характера  и их распределение по вертикали  и горизонтали для достижений целей организации и выполнения намеченных планов и обязательств;

     мотивацию, обеспечивающую активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация включает, как правило, 1) внешнее стимулирование (материальное и моральное) и 2) психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации;

     контроль, представляющий собой 1) отслеживание того, что запланировано, 2) определение  того, что сделано в этой области  в определенный период времени, 3) сравнение  запланированного с достигнутым  и 4) принятие корректирующих "мягких" мер при обнаружении отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая должна нести "не возмездие", а быть объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции.