Система управления организацией

Система управления организацией.

 

Система управления и ее элементы.

 

Для того чтобы организация  была жизнеспособной, она должна обладать управляющими элементами, или системой управления, осуществляющей ориентацию, интеграцию и координацию отдельных  ее частей, их коррекцию на основе обратной связи.

С помощью системы управления вырабатываются, принимаются и транслируются  на управляемый объект управленческие решения, обеспечивается их выполнение. Эти решения связаны с управлением  текущей деятельностью, развитием  и взаимодействием организации  со средой.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные  элементы:

- органы управления (структурная часть организации, наделенная специальными функциями) - должности, подразделения, та или иная совокупность которых может быть охарактеризована как субъект управления;

Можно выделить три основные группы органов управления:

1. законодательные вырабатывают политику организации, систему норм и правил ее деятельности (иногда с участием работников) – совет директоров.
2. Исполнительские осуществляют линейное и функциональное управление. Они образуют иерархию, оптимальное число уровней которой определяются нагрузкой и временем выполнения каждой функции, закрепленной за подразделениями.
3. Представительские (комитеты и комиссии).

- коммуникационные каналы, посредством которых осуществляется управленческое взаимодействие;

- набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий;

- правовую инфраструктуру (совокупность норм, правил, полномочий);

- процесс управления (разработка, принятие и реализация решений);

- материальные условия управленческой деятельности.

Система управления характеризуется:

1) составом, соподчиненностью, информационной  нагрузкой элементов, способом  их взаимодействия;

2) уровнем централизации или  децентрализации полномочий;

3) степенью специализации и регламентации  функций; 

4) стабильностью или изменчивостью  поведения; 

5) открытостью или закрытостью  (восприимчивостью или невосприимчивостью  к внешним влияниям);

6) техническим оснащением.

Она находится в постоянном развитии, которое бывает экстенсивным (происходит путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и пр.).

Определенное соотношение субъектов  управления, связанных между собой  коммуникационными каналами, образует структуру этой системы, отражающую статику менеджмента, а совокупность методов, технологий и проч. — его  механизм.

Принципами построения систему  управления являются:

• соответствие организационным целям;
• сопряженность функций и полномочий субъектов;
• гибкость и адаптивность;
• ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;
• допущение неформальных связей;
• наличие эффективного контроля.

Объект управления (управляемая  подсистема) представляет собой все  те элементы организации, которые, воспринимая  управленческое воздействие, подчиняют  ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать  рядовых исполнителей, процесс, отношения  и пр.

Нужно иметь в виду, что объект управления определяется не субстанционально, а выполняемыми им функциями. Например, управленческое подразделение среднего уровня по отношению к низовым является субъектом управления, а по отношению к вышестоящим – объектом.

Обычно управляющая система  по масштабу меньше объекта управления (управляемой подсистемы), но сложность  и разнообразие ее выше (простые  управляющие системы не в состоянии  управлять сложными объектами); она  более активна и динамична, чем  объект. Это позволяет отвечать на каждое воздействие в нужный момент соответствующим противодействием, с помощью чего сохранять свою целостность и нормальный режим  функционирования. Если управление имеет  официальный характер, то его субъект  организационно и юридически оформляется  в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления (управленческий аппарат). Но субъект  может действовать и без такого оформления – главное, чтобы он генерировал  решения и реализовывал соответствующие  функции.

От субъекта управления следует  отличать субъектов управленческой деятельности – живых людей –  руководителей и сотрудников  подразделений управления.

Для того чтобы взаимодействие между  субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать  друг другу, быть совместимыми.

Это позволит им полностью реализовать  свои потенциальные возможности, избежать многих сбоев и «накладок».

Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам  по себе умный и способный, становиться  руководителем в той области  деятельности, которую плохо себе представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными  для подчиненных и последние  не смогут трудиться с необходимой  отдачей.

Если руководитель и подчиненный  не будут совместимы психологически, то рано или поздно между нами начнутся конфликты, которые окажут самое  негативное влияние на результаты работы.

Во-вторых, в рамках единства субъект  и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью.

Предусмотреть все необходимые  действия в конкретных ситуациях  из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта  и его возможных психологических  реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения могут быть неоптимальными.

В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой  двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

Это облегчает корректировку последующих  шагов, которые обеспечивают их приспособление к изменению внешней среды  и друг к другу.

В-четвертых, как субъект, так и  объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один —  в получении необходимых в  данной ситуации команд, другой — в  своевременном и точном их исполнении).

Подобная ситуация возникает в  том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут  совпадать и одновременно соответствовать  объективным целям объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять  обусловлена готовностью объекта  следовать поступающим командам.

Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его  адекватную реакцию на управляющее  воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая — бездействия, противодействия, формальных действий.

Управляемость зависит от таких  обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

Взаимодействие субъекта и объекта  управления осуществляется посредством  механизма управления, который представляет собой набор правил и процедур, функций, инструкций, законов.

Этот механизм должен:

-  соответствовать целям и  задачам объекта управления;

-  учитывать реальные условия  осуществления управленческой деятельности;

-  предусматривать надежные, сбалансированные  методы воздействия на управляемый  объект;

-  поддаваться контролю;

-  иметь возможности для совершенствования. 

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности  можно отнести:

-  высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений; 

-  экономию общих издержек  и расходов на содержание аппарата  управления;

Источниками экономии являются: снижение трудоемкости за счет устранения излишних функций и рационализации остающихся, улучшения обработки информации; ликвидации потерь рабочего времени; ускорения  обработки документов в результате минимизации межоперационного времени; сокращение численности персонала.

- способность влиять на улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;

- простоту, минимальное число должностей  и уровней управления;

- снижающуюся долю административных  работников в персонале организации;

- системность, единство составляющих  звеньев при четком разграничении  выполняемых ими функций;

- динамичность, адаптивность к  новым и внутренним условиям; для этого управленческая структура  должна быть в минимальной  степени инерционной, содержать в себе элемент, отвечающий за ее упорядочение и улучшение (например, подразделение по совершенствованию управления);

- стабильность, то есть способность  сохранять равновесие при возмущающих  действиях внутренних и внешних  факторов;

- рациональное сочетание централизации и децентрализации принятия решений, расширение зон самоконтроля;

- обеспечение ориентации работы  не на собственные нужды, а  на интересы потребителя;

- деятельность в рамках закона.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.

 

Понятие организационной  структуры управления.

 

Организационная структура, как уже говорилось, представляет собой упорядоченную совокупность самостоятельных органов управления (должностей, подразделений и служб), реализующих его функции, находящиеся  в определенном распоряжении и соподчинении (иерархии), связанных системой распределения задач, полномочий и ответственности, официальных коммуникаций и межличностных отношений.

Выделяют органы общественного управления (дирекция); органы линейного управления (руководства  подразделениями основной деятельности); органы функционального управления (например, плановый отдел). Совокупность органов управления, решающих общую  задачу, образует звено управления; а совокупность органов управления одного уровня – управленческую ступень.

Органы управления различаются  размером, объектом полномочий: характером, масштабом и трудоемкостью решаемых задач; потребностью в информации, материально-технической  базой.

Во главе органа управления находится руководящая должность  – организационная единица, которая  реализует совокупность его прав, обязанностей и ответственности. Все  остальные должности лишь обеспечивают эти действия и являются по отношению  к ней подчиненными.

Должность существует до того времени, пока реализует приходящиеся на ее долю функции. Исходя из них, на людей, занимающих должность, возлагаются  обязанность выполнять соответствующие  виды деятельности.

Структура управления организацией состоит из двух больших частей:

• структуры органов управления подразделениями основной, вспомогательной и обслуживающей деятельностью, объединенных технологическими, экономическими и иными связями;
• структура аппарата управления   - совокупности органов управления, их штабных и функциональных подразделений и работников, участвующих в процессе принятия и реализации общих решений.

Нужно иметь в виду, что  организационная (управленческая) структура  может быть не только формальной (совокупность подразделений, должностей, предписанных взаимосвязей), но и неформальной (совокупность группировок, лидирующих личностей, неофициальных  контактов).

Только рассмотрение их в  единстве дает представление о полной структуре управления.

Управленческие (организационные) структуры можно классифицировать по следующим основания:

1. По степени сложности, которую характеризуют:

• количество уровней управления;

• число подразделений и мест их расположения;
• среднее количество подчиненных у каждого руководителя;
• степень важности принимаемых решений.

2. По принципам разбиения (функциональный, объектный).

3. По степени централизации (централизованные или децентрализованные).
4. По целевому назначению (стратегические, оперативные, информационные).
5. По степени формализации процесса управления (формальный и неформальный) и т.д.

Структура управления обладает потенциалом, состоящим из потенциала высшего руководства и руководства  отдельными подразделениями.

Потенциал характеризуется  составом подразделений, степенью их специализации, автоматизации управленческого  труда, количеством специалистов и  вспомогательного персонала.

В основе формирования организационной  структуры управления лежит обособление  функций управления, необходимых  для организации и поддержания  нормальной работы фирмы. Такое обособление  происходит в рамках процесса разделения труда и углубления специализации исполнителей, роста их числа.