Система управления и ее усовершенствование

71

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретические аспекты разработки и совершенствования системы управления.

1.1. Понятие организационных изменений на предприятии и его необходимость

1.2. Анализ и проектирование системы управления

1.3. Соответствие структуры  управления предприятия современным требованиям эффективного управления

Глава 2. Анализ деятельности организации и системы управления ООО «ЛиК»

2.1. Общая характеристика организации

2.2. Анализ системы управления ООО «Лик»

2.3. Анализ факторов внутренней и внешней среды, влияющих на развитие организации.

Глава 3. Пути совершенствования системы управления ООО “Лик” и расчет эффективности предложений.

3.1. Предложения по совершенствованию организационной  структуры  ООО «Лик»

3.2. Расчет эффективности предложений по совершенствованию системы управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы.

Приложения.

ВВЕДЕНИЕ

Система управления – это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение целей организации, т.е. "система управления " (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур организации, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций, - это показывает актуальность и важность данной темы в современных условиях.

Поэтому, именно эта проблема легла в основу научных изысканий данного дипломного проекта.

Целью данного дипломного проекта, является выявление необходимости проведения организационных изменений и разработка предложений  основных  направлений  организационных  изменений  в ООО «ЛиК»

Главными задачами данной работы являются: изучение и систематизация теоретических вопросов, позволяющих совершенствовать систему управления; проведение анализа деятельности предприятия и его системы управления; разработка предложений по совершенствованию системы управления, а также расчет эффективности предложений.

Объектом изучения является Общество с ограниченной ответственностью «ЛиК»

Предмет изучения – существующая на предприятии система управления.

Представленная дипломная работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка литературы и приложений.

Первая глава  включает в себя теоретический материал, касающийся основных вопросов организационных изменений. Здесь раскрыты понятия и причины организационных изменений, сопротивление организационным изменениям, рассмотрены предпосылки и условия, способствующие организационным изменениям, основные этапы и методы проведения организационных изменений, описан вопрос эффективности организационных изменений.

Вторая глава данного дипломного проекта посвящена изучению объекта исследования. Сначала дается краткая общая характеристика предприятия, затем рассматривается система управления предприятием ООО «Лик», миссия и приоритетные цели данного предприятия. Изучение состояния предприятия, его позиций на рынке, изучение внешней и внутренней среды предприятия. Заканчивается эта глава анализом определения сильных и слабых сторон в деятельности предприятия, основных угроз, возможностей и направлений организационных изменений, направленных на достижение целей и задач предприятия.

Третья глава предлагаемого проекта посвящена разработке программы направлений организационных изменений, а так же расчет эффективности предложенных шагов по совершенствованию организационной структуры.

В заключении формулируются выводы по результатам выполненного дипломного проекта.

При написании работы использовалась экономическая литература отечественных и зарубежных авторов, устав предприятия ООО «Лик».

Данная работа содержит 84 страницы, 7 рисунков, 16 таблиц, 2 приложения, 35 источников.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки и совершенствования системы управления

1.1. Понятие организационных изменений на предприятии и его необходимость

В настоящее время стало модным проявлять интерес к организацион­ным изменениям. Это объясняется тем, что во многих фирмах изменение условий окружения и технологии вызывает необходимость соответст­вующих организационных изменений. Утверждают даже, что быстрота, с которой происходят социальные изменения, и растущая сложность условий окружения уже сами по себе определяют необходимость в частых организационных изменениях. На этом основании У. Беннис утверждает, что бюрократический тип организации будет вытеснен "органично - адаптивными" структурами, т.е. "адаптивными, быстро изменяющимися системами временного типа, состоящими из различных специалистов, объединенных в органичное целое усилиями специалистов по координации и оценке задач".

Понятие организационного изменения было введено в теорию менеджмента, и оно имеет место в самой системе управления.

Рис.  1. Модель системы управления

Чем быстрее реакция организации на внешние изменения и реализа­ция ответных действий, тем быстрее организация выйдет из зоны не­стабильности и сможет конкурентоспособно функционировать в новых условиях окружающей среды.

Обновление организации представляет собой процесс замены устаревших и неспособных в должной мере выполнять свои функции ее элементов новыми или дополнение их ранее не существовавшими с целью приблизить ее возможности к требованиям жизни. Отставание от нее сказывается, прежде всего, на общих результатах ее деятельности, приводят к сужению круга покупателей и клиентов, снижению качества товаров и услуг, уменьшению масштабов сбыта, и в итоге выражается в падении прибыли.

Организационные проблемы обычно бывают связаны с устаревшей структурой фирмы, системой управления ею, сбоями в информационном обмене, неблагополучии в персонале, финансах, технологиях.

Приближение к точке разрыва требует от организации принятия мер по обновлению основных направлений своей деятельности. Но даже если дела идут благополучно и, организация находится на подъеме, она все равно должна обновляться, если хочет достичь или сохранить лидирую­щее положение в своей сфере. Поэтому процесс совершенствования, по сути, непрерывен и является одним из важнейших объектов управления.

Преобразования, происходящие в организации, можно рассматривать с самых различных точек зрения. Прежде всего, они бывают запланиро­ванными и незапланированными. Первые осуществляются в рамках эволюционного развития, тенденции которого хорошо отслеживаются, и на основании этого заблаговременно намечается наиболее подходящий момент для преобразований. Незапланированные часто приходится осуществлять спонтанно, в неожиданных ситуациях, поэтому иногда их процесс может стать стихийным, неуправляемым.

Преобразования могут быть разовыми или многоступенчатыми, что во многом определяется их масштабом, располагаемым временем, внутренней гибкостью организации, ее способностью выдержать шок, вызванный переменами.

Если преобразования навязываются членам организации, они вызывают их недовольство и снижают деловую активность; правда, не всегда согласование тех или иных вопросов с исполнителями бывает возможным и целесообразным, тем не менее, это по возможности рекомендуется делать, например, путем привлечения рядовых членов организации к совместной выработке решений, консультированию и т.п.

Методы, с помощью которых осуществляются  преобразования, могут быть технологическими  (модернизация  оборудования,  реконструкция предприятия); организационными (реорганизация, создание прогресси­вной системы норм и нормативов); пропагандистско-воспитательными (демонстрация преимуществ, убеждение, разъяснение); административ­ными (принуждение, угроза наказания); экономическими (материальное стимулирование).

Направленность процесса преобразований и методов их осуществле­ния должны быть согласованы друг с другом, а также с повседневной деятельностью организации и системой управления ею.

Любые преобразования требуют наличия определенных предпосылок, ослабляющих сопротивление членов организации и обеспечивающих конечный успех. Они могут быть идеологическими, организационными, кадровыми, материальными.

По мнению бывшего премьер-министра Новой Зеландии Р. Дугласа, успех преобразований зависит от следующих обстоятельств:

- наличия высококвалифицированных кадров;

- четкости постановки целей;

- энергичности и последовательности в деле их достижения;

- вовлеченности людей в процесс преобразований;

- уверенности руководства;

- доверия общественности;

- пользы, приносимой людям.

Особо необходимо подчеркнуть роль руководителя в преобразованиях.

Именно он и его непоколебимая вера в безграничность совершенство­вания, опыт, знания, неукротимая энергия и в то же время преду­смотрительность, осторожность служат залогом успеха.

Причины изменения системы управления

Совершенствование системы управления предприятия, в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации как часть их основных обязанностей. Значительные по масштабам организационные преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердая уверенность в том, что для этого существуют серьезные причины, вызывающие их необходимость. Можно назвать некоторые ситуации в отдельности или в комбинации, когда оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта.

■ Неудовлетворительное функционирование предприятия. Наиболее распространенной причиной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи в попытке применения каких-либо других методов снижения роста издержек, повышения производительности, расширения все сужающихся внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов. Обычно, прежде всего, предпринимаются такие меры, как изменения в составе и уровне квалификации работающих, применение более совершенных методов управления, разработка специальных программ. Но, в конце концов, руководители на высшем уровне приходят к выводу, что причина неудовлетворительной деятельности предприятия заключается в определенных недостатках системы управления.

■ Перегрузка высшего руководства. Некоторым предприятиям удается функционировать удовлетворительно только ценою чрезмерной изнурительной нагрузки на нескольких высших руководителей. Если очевидные меры по изменению методов и процедур управления не позволяют уменьшить нагрузку, не приводят к сколько-нибудь продолжительному облегчению, то весьма эффективным средством решения этой задачи становится перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в формах организации.

■ Отсутствие ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей все большего внимания стратегическим задачам, независимо от характера предприятия и рода его деятельности. И в то же время до сих пор многие руководители высшего ранга продолжают основное время уделять оперативным вопросам, а их решения, которые будут иметь влияние и в далекой перспективе, основываются на простой экстраполяции текущих тенденций на будущее. Высший руководитель (или их группа) должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу с той полнотой, которую позволяет юридическая и экономическая самостоятельность предприятия. Обеспечение такой способности почти всегда связано с преобразованиями организационных форм, а также с введением новых или измененных коренным образом процессов принятия решений.

■ Разногласия по организационным вопросам. Каждый опытный ру­ководитель высшего ранга знает, что стабильность в организационной структуре предприятия, как правило, свидетельствует не столько о внутренней гармонии, сколько об успешном решении конфликт­ных ситуаций. Существующая структура, какова бы она ни была, создает препятствия для эффективной работы, затрудняет достижение целей некоторых отделов или подразделений, недостаточно четко отражает значение некоторых функциональных ролей, допускает несправедливое распределение власти, положений и полномочий и т.д. Когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу системы управления и особенно, когда высшее руководство сомневается относительно оптимальной формы, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Смена руководства часто вызывает решение о реорганизации. Одна группа руководителей может эффективно действовать в рамках конкретной структуры. Группа, которая придет им на смену, может найти такую форму совершенно не соответствующей ее подходу к проблемам предприятия.

Эти обстоятельства, которые, как показал опыт, обычно предшествуют масштабному изучению организации, являются симптомом ряда причин, одни из которых действуют внутри предприятия, а другие полностью выходят из сферы его влияния.