Регламентирование деятельности организации

 

 

Изменение системы управления и процессов — это одна из важнейших задач менеджмента. Работа по совершенствованию процессов до конца не выполняется. Но все же следует принять к сведению, что взаимосвязь между выполнением того или иного процесса в соответствии с тем или иным регламентом и материальная и моральная стимуляция всего этого. А эта взаимосвязь, в свою очередь, должна стать взаимозависимостью. Т.е. в локальных нормативных актах компании, отражающих требования работодателя к работникам в части четкости и полноты исполнения, утвержденных им же регламентов тех или иных процессов, должны быть четко сформулированы и прописаны ответственность работников и размеры этой ответственности (выраженные в конкретных цифрах денежных единиц). Причем штрафом это назвать ни в коем случае нельзя, постольку, поскольку штраф (по определению) накладывается за уже допущенное (свершившееся) нарушение. А это – скорее стимулирующие выплаты, основная цель которых – сориентировать работника именно на соблюдение утвержденного регламента. И именно поэтому локальные нормативные акты любого предприятия должны быть взаимоувязаны между собой в единую систему, а не составлять «суповой набор», где каждый документ просто «выдернут» из того или иного источника. Именно поэтому при разработке и утверждении локальных нормативных документов компании надо не пользоваться услугами вообще юриста, вообще экономиста или иного специалиста, а приглашать профессионалов, специализирующихся на конкретике разработки и оформления именно бизнес-процессов. И не стоит относиться к документам типа Правил внутреннего трудового распорядка так, что они вроде бы нужны только проверяющим. Любой локальный нормативный документ любой компании нужен, прежде всего, самой компании, работодателю, т.к. именно эти самые документы и являются инструментами управления персоналом. И от того, насколько они хороши и подогнаны друг, другу в немалой степени зависит и то, что можно этими инструментами сделать и то каким качеством будет обладать продукт этой работы.

1.2.Внутренний регламент

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании  учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы  компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок  действия в той или иной ситуации.  

Основные внутренние документы.

По мере развития организации неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

Внутренними (локальными) документами  организации являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

Рис.1. Внутренние документы  организации 

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько  основных групп:

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
• Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
• Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

Распорядительные документы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два  вида:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного  процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования  и т.п.

К приказам по личному составу  относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы  компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение – это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение – это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Распоряжения и решения  оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

Информационные документы.

Информационными документами  являются документы, используемые компанией  для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки  и т.п.) и документы, свидетельствующие  о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка – это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

         Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие  положения:

• перечень внутренних документов, действующих в компании;
• порядок создания внутренних документов;
• перечень организационных документов компании;
• порядок заполнения типовых форм документов;
• порядок создания документа в обществе;
• ответственные лица;
• порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
• порядок регистрации входящей корреспонденции;
• порядок заключения договоров с клиентами;
• документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
• ответственность;
• предоставление документов на подпись руководителю и т.д.

Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих  документов, этот документ может состоять из нескольких частей.

В процессе деятельности фирмы  создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного  хранения документов создается архив  компании, а ведение архивного  дела регламентируется Инструкцией  по организации архивного дела.

Инструкция по организации  архивного дела регламентирует:

• порядок передачи документов в архив;
• сроки хранения документов;
• порядок утверждения номенклатуры дел;
• порядок использования архивных документов;
• положения об экспертной комиссии.

В любой фирме неизбежно  возникают ситуации, когда работники  увольняются и устраиваются в  конкурирующие организации. Запретить  такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить  утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о  коммерческой тайне, которое включает в себя:

• основной вид деятельности компании;
• информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
• наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
• период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
• ответственность за разглашение информации;
• условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о  Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих  отношение к коммерческой тайне  и с ответственностью, которая  на него возлагается за разглашение  такой информации.

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся  к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись  работника.

При приеме работника на работу с работником подписывается  Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения  и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны  является неотъемлемой частью трудового  договора (контракта).

Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.

На начальной стадии развития руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в  процессе роста предприятия, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним  задачи и порядок ее решения создает  здоровую рабочую атмосферу в  коллективе, а определение функций  структурных подразделений и  порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

 

 

 

 

 

2.Анализ структуры управления  на примере НГДУ «Джалильнефть»

2.1. Организационно - производственная структура НГДУ «Джалильнефть»

Организационная структура  управления предприятием – это совокупность звеньев, обеспечивающих выполнение функций  и задач управления. Эта структура  складывается из ступеней и звеньев. Звено управления – это самостоятельное подразделение, выполняющее отдельную функцию управления. Степень управления – это уровень управления, единство определенной степени, иерархия управления. В основе построения организационной структуры лежит производственно – территориальный принцип с линейной структурой подчинения и функциями управления, специализацией подразделений на выполнение определенных функций.

Каждая ступень имеет  ряд звеньев, число которых зависит  от уровня управления, объема и характера  работ по выполнению той или иной функции. На предприятии, как правило, существует двух или трехзвенная  производственная структура, в соответствии с ней создается двух или трехзвенная  структура управления.

Число ступеней и звеньев  на предприятиях различно и зависит  от их типа, размера, производственной структуры, территориального расположения.

Существуют следующие  виды организационных структур предприятия:

1. Линейная. Сущность линейной (иерархической) структуры управления состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передавать только одним доминантным лицом – руководителем, который получает официальную информацию толь от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за свою работу перед вышестоящим руководителем.
2. Функциональная. Особенность этой структуры заключается в том, что по отдельным функциям управления формируется специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления. На практике обычно используется линейно-функциональная, или штабная, структура, предусматривающая создание при основных звеньях линейно структуры функциональных подразделений.
3. Дивизиональная. Ключевыми фигурами в управлении организациями с двух или трехзвенной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а управляющие, возглавляющие производственные отделы.
4. Адаптивная. Или же органические, структуры управления обеспечивают внедрению новых производственных технологий. Эти структуры ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов, могут применяться на предприятиях, в объединениях, на уровне отраслей и рынков.