Разработки оргпроекта функциональной подсистемы управления ремонтным обслуживанием производства системы управления организации

Проведем анализ элементов управления, характеризующих систему управления организации. Анализ проводится по 8 показателям, характеризующие отдельные элементы системы управления.

Функция управления – на предприятии действует линейно-функциональная система управления, ориентированная на выполнение плана по объемным показателям,  с учетом возможностей сбыта и реализации продукции. В свою очередь отдел главного механика, возглавляемый непосредственно главным механиком предприятия, состоит из трех отделов, занимающиеся отдельными функциями, по некоторым функциям отделы пересекаются, а иногда и дублируют друг друга. В частности отдел планово – предупредительного ремонта и отдел грузоподъемных машин пересекаются и дублируют друг друга в части ремонта кранов, тельферов, кран – балок. Руководители отделов подчиняются непосредственно главному механику, а тот в свою очередь – главному инженеру предприятия. 

Организационная структура управления – каждый отдел, входящий в отдел главного механика, состоит из двух человек, руководителя и специалиста. Каждый отдел занимает отдельное помещение, комнату, в общем расположении отдела. Каждый отдел занимается отдельным направлением в общих функциональных обязанностях всего отдела главного механика в целом и решает все поставленные перед ним задачи самостоятельно.

Кадровое обеспечение управления – в составе отдела находятся 7 человек, из них 4 являются руководителями и 3 специалистами. Средний возраст в отделе 34 года, по предприятию 46,1 год, за исключением главного механика (45 лет) и руководитель отдела подъемно-транспортного оборудования (58 лет), остальным работникам нет и 30 лет. Все работники отдела имеют высшее техническое образование, главный механик, руководитель отдела планово-предупредительного ремонта, руководитель отдела подъемно-транспортного оборудования и руководитель отдела экологии имеют аттестаты повышения квалификации МГТУ-МИСИ. За последние три года в отделе не поменялось ни одного работника, не было ни одного прогула или неявки на работу без уважительной причины, коэффициент стабильности кадров по предприятию составляет 0,98 %. Раз в три года работники отдела проходят аттестацию на соответствие занимаемой должности, по результатам которой оценивается каждый работник. Основное время работы каждого работника,  70% уходит на проверку и контроль состояния оборудования, технику безопасности, производственную санитарию, технический надзор за работоспособностью оборудования. Каждый отдел проверяет свою зону ответственности, фильтры очистки воздуха и очистные сооружения – отдел экологии, автомобильные, мостовые, башенные краны – отдел подъемно-транспортного оборудования, станочный парк и технологическое оборудование всего завода – отдел планово-предупредительного ремонта. В составе комиссий по заводу проверяет технику безопасности, производственную санитарию, пожарную безопасность, проверяет санитарно – бытовые помещения, средства коллективной и индивидуальной защиты работающих.  Так же много времени уходит на разработку и согласование различных документов, разрешений, сертификатов, порядка 25% общего рабочего времени. Оставшуюся часть времени работники отдела посвящают рассмотрению жалоб и заявлений, связанных с эксплуатацией оборудования. За последний месяц фонд заработной платы отдела составляет – 180 тыс. рублей.

Техническое обеспечение управления – в распоряжении всего отдела находится персональный компьютер, с помощью которого подготавливаются различного рода документы, графики, таблицы, а также ведется учет расходуемых средств и материалов. Данный компьютер был поставлены в отдел два года назад. Отдел оснащен факсом, а в каждом структурном подразделении есть аппараты телефонной связи, городской и внутренней. В среднем на каждого работника отдела приходится площадь в 7 м2. К сожалению отдел, как и все предприятие, недоукомплектованно средствами технического обеспечения, особенно в части специальной мебели и оргтехники. 

Информационное обеспечение – все структурные звенья организации связаны между собой с помощью системы управления, которая является ее головным органом. Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям организации: определение направленности деятельности, планирование деятельности, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения. На предприятии проложена внутренняя сеть, соединяющая все компьютеры всех отделов и цехов предприятия, поэтому передача данных, распоряжений, изменений либо какой – либо информации происходит практически мгновенно, но т.к. отдел главного механика находится не в основном здании управления, такая система в отделе отсутствует. Работники отдела вынуждены составлять и обрабатывать большое количество бумажной документации, т.к. очень много отчетов, справок, положений, актов и приказов требуется для предоставления в разрешительные и статистические организации г. Москва. В среднем на подготовку, обработку, согласование, предоставление документации уходит 25% рабочего времени. Работники отдела не в полной мере обеспечены нормативно – справочной и плановой документацией

Методическое обеспечение предприятия – включает информационное и административное обеспечение основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров. В настоящее время отдел главного механика и соответственно отделы, входящие в его состав укомплектованы полностью и в настоящее время работа по подбору персонала в данные отделы не ведется. Как указывалось ранее, раз в три года работники отдела проходят аттестацию, а также, являясь ИТР отдела главного механика и осуществляющие надзор за техникой безопасности при проведении работ и эксплуатации оборудования, проходят соответствующее обучение (приложение 1). В настоящее время на предприятии вводится система менеджмента качества, в связи с этим произведена разработка, изменения и дополнения в соответствующих должностных инструкциях и положениях о подразделениях.

Технология процесса управления – все отделы, входящие в состав отдела главного механика занимаются большей частью рутинными процедурами и операциями: проверка, отчетность, составление и подписание различного рода документов. В этом году завод отреконструировал и модернизировал одно из БСУ, и здесь для работников отдела появилась возможность для творческого подхода к делу, т.к. ряд нового оборудования не вписывался в существующее здание, и пришлось найти ряд решений для его установки. В основном все процедуры и операции, выполняемые в отделах, проходят параллельно друг другу, ряд процедур, например составление графиков планово-предупредительного ремонта, повторяются из года в год с применением типовых технологических процессов и некоторыми изменениями и дополнениями.

Управленческие решения – целью организации  является развитие деятельности, выявление и ликвидация недостатков и «узких мест» в организации производства и управления. В связи с этим в организации сокращено время оповещения о принятом решении, проложена локальная сеть по всему заводу, к которой подключены все компьютеры предприятия. В отделе главного механика решения касающиеся работы отдела принимаются либо на уровне отдела, в совместном обсуждении его работников, либо с привлечением главного механика. Решения, затрагивающие интересы всего отдела принимаются либо главным механиком, который может это обсудить с главным инженером, либо на обсуждении руководителей отделов, нередко в этом обсуждении принимают участие все работники. К сожалению степень полноты, обоснованности и своевременности решений не всегда соответствует той обстановке и той проблеме по которой данное решение было выработано и принято, а так же не все  решения принятые в отделе подлежат полному исполнению.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что в отделе стоит вопрос о некоторых несоответствиях объекта (станки, грузоподъемные машины, оборудование) и субъекта (отдел главного механика, с входящими в его состав самостоятельными отделами). В частности как видно из предыдущих выводов трудоемкость фактических ремонтных работ значительно выше плановых. Также из-за большого количества рутинной и однообразной работы, много времени уходит на обработку, согласование, предоставление документации. Так же сказывается нехватка нормативно-справочной документации, а также  отсутствие и недостаточная укомплектованность оргтехникой и мебелью. Все это приводит к снижению своевременно принятых и в полной мере выполненных управленческих решений.    

2

Разработка задания на оргпроектирование.

Как уже говорилось ранее, многие руководители производственных предприятий не уделяют должного внимания модернизации, техническому перевооружению, капитальному и плановому ремонтам должного внимания. Не обеспечивают соответствующие службы необходимыми им документами, положениями, оборудованием, инструментом, а также не предоставляют  время для проведения тех или иных работ. В соответствии с этим основная цель данной работы: разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления ремонтным обслуживанием производства системы управления организации.

На основании этого был издан приказ по предприятию о разработке данного организационного проекта (приложение 2).

Для разработки организационного проекта и внедрение его на предприятии были сформулированы проектные предложения по совершенствованию системы управления:

1. Разработать и внедрить новое положение об отделе главного механика;
2. Скорректировать, в связи с переходом, некоторых цехов завода, на двухсменную работу, годовой план – график технического обслуживания и ремонта оборудования в соответствии с  положением о планово – предупредительном ремонте и системе технического обслуживания и ремонта оборудования;
3. Обеспечить отдел главного механика необходимой мебелью и оргтехникой;
4. Обеспечить отдел необходимой нормативно-справочной, технической и технологической документацией;
5. Проложить в отдел внутреннюю сеть для доступа компьютеров отдела к необходимой информации.

В соответствии с предложенными предложениями ожидается достижение необходимого результата, в частности разработка нового положения об отделе главного механика позволит дополнить и скорректировать работу отдела в целом. Корректировка годового план графика позволит более правильно и своевременно производить ремонтные и наладочные работы. Обеспечение отдела в целом необходимой мебелью, оргтехникой, документацией, а так же подключение его к общей сети позволит решать текущие задачи более быстро, грамотно с технической и технологической точек зрения, а так же благотворно повлияет на эстетический аспект работы в отделе.

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.

Организационное проектирование функциональной  подсистемы управления ремонтным обслуживанием производства системы управления организации.

В соответствии с сформулированными проектными решениями было разработано новое положение об отделе главного механика ОАО «ЖБИ-21» ПП ОГМ 5.5-01-2010, взамен положения об отделе главного механика ОАО «ЖБИ-21»  2005 года (приложение 3). Скорректирован, в связи с переходом некоторых цехов завода на двухсменную работу, годовой план – график технического обслуживания и ремонта оборудования в соответствии с  положением о планово – предупредительном ремонте и системе технического обслуживания и ремонта оборудования (приложение 4).

Предполагается закупить три комплекта мебели КЛАССИКА и комплект БОСС на мебельной фабрике "Проммебель".

Мебель для персонала КЛАССИКА. В комплект входит: стол письменный (1600*6800740),-2шт., приставка к столу угловая (680*680*740 с углом 90 градусов) - 2 шт., приставка к столу угловая (680*680*740 с углом 60 градусов) - 2шт., стеллаж угловой (400*400*1910) - 2шт., шкаф канцелярский (витрина со стеклом) - 2шт., шкаф (800*400*1170) - 2шт.

Цена комплекта: 43000 руб.

 Мебель для руководителя БОСС. В набор входит: стол руководителя (1800*900*770), приставка (1380*1100*740), стол подставной (1200*500*700), тумба с тремя ящиками и дверцей (1415*450*650), шкаф канцелярский (450*440*1920), витрина (450*440*1920).

Цена: 57000 руб.

Итого на мебель предполагается потратить: 100000 руб.

Предполагается закупить 2 «готовых» компьютера по цене 23500 руб. за комплект.

Технические характеристики компьютера.

Таблица 6

Итого на компьютер предполагается потратить: 47000 руб. Плюс 8000 руб. на устройство принтер-сканер-копир итого: 55000 руб.

Проложить в отдел кабель для подключения компьютеров отдела к сети. На данную работу требуется 35000 руб. на покупку кабеля (100 метров) и модема для подключения, а также работа специалистов информационно-вычислительного отдела в течение двух дней. Покупка необходимой нормативно-справочной, технической и технологической документацией обойдется предприятию в 14000 руб.