Разработка управленческого решения методом мозгового штурма

Организация процесса. Важно продумать систему, как вести сам штурм. Но, при этом не быть рабом системы.

При начальной организации  штурма кажется, что  обязательно встанет  вопрос дисциплины: кому дать слово, как  прекратить споры. Марина Алексеевна использовала сигналы, чтобы держать  в струе общие  воды. Но и тут  не обошлось без оплошностей. Небольшой ручной мяч служил сигналом для передачи слова. Получалось всё как на собрании. Все по очереди высказывались, но «озарений» не возникало. «Сейчас мяч оставляю только для начала процесса, для «затравки». И он ходит не по кругу, а в произвольном порядке. Как только про мяч забывают, как только начинают перебивать друг друга и возникает хаос, вот тут и выкристаллизовываются идеи «на грани», настоящие золотые крупицы из массы горной породы. В качестве сигнала ввели жёлтую карточку: она помогает прекратить споры и оценку идей, критику. Юмор допустим, но, если он не касается кого-либо лично».

Одна  из мозговых атак проводилась  в эвент-агентстве  «Ангел». Необходимо было выбрать тему и разработать  «скелет» сценария для  проведения свадьбы  служителя лютеранской церкви и студентки. Служителя звали Мартин, он увлекался филателией. Студентка училась на факультете биологии, её звали Катя, подрабатывала, ухаживая за верблюдами в зоопарке. В заготовках ведущего были фразы: «Ключи от рая и апостол Пётр. У Лютера и его жены - имена как у молодожёнов. Животные, названные в Библии могут встречать молодых. Почта, конверты, марки. Слёт филателистов. Библейские пары: Ревекка и Исаак, Рахиль и Иаков, Давид и Мелхола. Серия марок на тему Библии или тему животных. Свадьба в зоопарке». В результате тема свадьбы звучала так: «История Кати и Мартина в …марках». В основу сценария была положена библейская история Исаака и Ревеки. В сценарий вошли приезд невесты на верблюде, выход жениха из шатра, театрализованная передача «благословения» от Мартина и Катарины Лютер молодожёнам. Свидетель исполнял роль слуги Елиазара. Помещение было предложено оформить плакатами в виде больших марок, задник сцены в виде кляссеров для марок, в виде марок были и приглашения на свадьбу и карточки на стол для гостей. Так же было стилизованное оформление машин под караван и много других идей.

Марина  Алексеевна говорит: «Хорошим оживляющим ходом является комплимент. Только он не должен быть дежурным. Лучше  всего на комплименты  реагируют мужчины, особенно, если слова звучат из уст женщины. На мой взгляд, в любом творческом процессе важны поощрения (о них уже было сказано). Поощрения можно вводить и в сам процесс мозгового штурма. Я иногда использую маленькие шоколадки. Возможно, это выглядит по детски, но приносит результат. К тому же активизирует процесс на физиологическом уровне».

Соревновательный  момент может внести оживление, добавить азарта. В компании в мозговом штурме принимают участие, как правило, несколько  подразделений. Весёлая  игра команд не просто вносит разнообразие, но даёт на порядок больше неожиданных идей. Работа по группам так же иногда ведёт к снижению социальной лености и позволяет добиться увеличения количества вырабатываемых группой решений (9).

«Технология фиксирования мыслей была одной из моих главных ошибок. Помехи, обусловленные ситуацией групповой работы, снижали продуктивность группы. Высказываться членам группы приходится по очереди, и пока один человек говорит, остальные слушают, дожидаясь своей очереди, и одновременно удерживают в памяти собственные идеи. По инерции все мысли записывались на доске. И, хотя мы делали это с одним, а то и двумя помощниками, вызывало неудовлетворение замедление процесса, иногда потеря мысли, некоторая заорганизованность». Выход нашли в использовании магнитофонной записи. Но иногда записываются на доске те мысли, которые были встречены наиболее бурно - аплодисментами, смехом, возгласами.

Особые  обстоятельства и  эксперименты. Марина Алексеевна подчеркивает: «Самые плодотворные идеи возникали у  нас в тех штурмах, которые сопровождали особые обстоятельства или эксперименты. Они великолепно способствовали повышению продуктивности деятельности. Это были «ночные идеи» - после корпоратива и шампанского. Однажды проведённый в лесу мозговой штурм дал такое обилие внедрённых впоследствии идей, что очень хотелось повторения эффекта. Последующие «экстремальные» штурмы показали, что результат не случаен».

Выход из процесса. В соответствии с моделью вхождения в штурм, необходим и выход из процесса. Раньше в компании просто расходились, когда чувствовали, что все «выдохлись». Теперь продуманная система ведения штурма и план помогают продумать и его заключение, выход.

Если  он соответствует  модели вхождения («Выход в открытый космос»; «Оазис в пустыне»; «Возвращение в детство»), то участники остаются более удовлетворёнными, концовка получается логичной. Применяя модель «Оазис в пустыне» выход из процесса организовывали, возвращаясь к началу. После 40-50 минут, когда прозвучало не менее 70-80 идей и ведущий чувствует, что группа стала повторяться, ничего нового уже не прозвучит, объявляется о «возвращении домой». Делаются необходимые объявления, участники через «пустыню» выходят из помещения. Остаётся несколько человек для «расшифровки». В заключение обязательно зачитываю список аналитической группы и день её сбора.

«Расшифровка» (уяснение) идей и их градация. Чтобы привести полученную информацию в более  удобную форму, её необходимо расшифровать (4; С. 207). В фирме этим могут заниматься как непосредственно  после штурма, так  и на следующий день. Участвовать может не вся группа.

Записываются  на карточках все  идеи, записанные на магнитофон. Для каждой идеи - своя карточка. На карточках делают пометки. Например, + отмечают оригинальность (от 1 до 3 плюсов). Буквами  отмечают степень возможной реализации (Н - невозможно в данный момент; Р - возможно, но сложно; РР - вполне реально). Знаком 0 отмечают идеи не нашедшие отклика. В данном случае ноль вовсе не означает, что идея абсолютно пустая, но пока годится лишь для резерва.

Пример  заполнения двух карточек после мозгового штурма по рекламе букетов:

Ввести  название «Улётный букет» +++

Для букетов с живыми бабочками РР

Для рекламы букетов +++

Использовать  дирижабль Н

Марина  Алексеевна отмечает, что в компании каждую идею рассматривают  так, как будто она единственная и других просто не существует. Это даёт глубокую проработку каждой идеи, поиск рационального зерна в каждом высказывании.

Далее выбираются 5 - 10 лучших идей (карточки, на которых  не менее двух плюсов (++) и двух букв «Р»). Отмечаются интересные идеи, которые в данный момент не могут быть реализованы, их вносят в резервный журнал.

Анализ  идей. «Вдохновлённые обилием идей, возбуждённые собственным азартом, мы мало внимания уделяли  анализу этих идей. Всё сводилось  к тому, что через неделю-две (раньше не позволяла текучка дел) отсортировывали десяток идей, записывали их и передавали в необходимое подразделение для реализации. Реализацией занимались чаще всего люди даже не участвовавшие в мозговом штурме».

Но  после пересмотра своих взглядов, в компании пришли к ряду выводов:

- анализ проводить  через 1-2 дня после  штурма. Не раньше, чтобы немного  «остыть», не позже,  чтобы не забыть.

- выделить аналитическую  группу из 3-8 человек,  которые участвовали  в брейнсторминге. Добавить непосредственных исполнителей, если они в штурме не участвовали. Освободить этих сотрудников от всех дел на целый день.

- наметить первые 10 шагов по воплощению  каждой выбранной  идеи. Ведь самые  хорошие идеи так  и останутся идеями, если не будут  продуманы шаги  по их внедрению.

Итак, анализ всех ошибок Марины Алексеевны показал:

Ш как и из кого формировать  группу мозгового  штурма;

Ш как использовать 5 способов воздействия  для «выращивания»  людей, свободных  от стереотипов;

Ш какие этапы подготовки способствуют плодотворным результатам.

На  сегодняшний день в России метод  мозгового штурма применяется достаточно редко. Многие специалисты  в области управления крайне мало знают  о способах применения мозговой атаки и  позитивных результатах, которые можно  достичь благодаря  применению метода мозгового штурма. В связи с этим я процитирую слова Абрамовой Марины Алексеевны: «Пусть мозговые штурмы служат нам и дальше. Но пусть это будет не модным и почти что обыденным процессом, а инструментом в преодолении высот, способом решения сложных профессиональных задач. И, надеюсь, анализ моих ошибок поможет вам делать это не легковесно, а взвешенно».

Заключение

Преуспевающие организации - это  те, которые способны мобильно реагировать  на ситуации, складывающиеся во внешней среде, и оставаться конкурентоспособными.

Таким образом, технологии мозгового штурма имеют большую  значимость, т.к. полезны  не только для коллективного  решения проблем  на деловом совещании, развития творческого  потенциала его участников, повышения стоимости  ресурсов компании, но также для развития смысловой, коммуникативной и эмоциональной компетентности руководителей и специалистов, формируют у них эффективные навыки говорения и слушания. В данной работе были рассмотрены как существующие виды мозгового штурма, так и инновации в этой области; методология, принципы и этапы проведения мозгового штурма; основные виды технологий мозгового штурма и его модификации.

По-моему  мнению, мозговой штурм  является неотъемлемой частью процесса принятия решений в организации. Несомненно, что грамотный руководитель должен всегда держать на вооружении данную технику принятия решений, ведь она способствует мышлению роста, ориентации на развитие и поиску возможностей, управлению смыслом. Это позволяет коллективу не только выжить в условиях интеллектуальной конкуренции, но и благодаря компетентности и эмоциональной грамотности при внедрении инноваций создать корпоративную культуру, способствующую стабильному успеху, и помочь понять более глубокие причины перемен.

Список используемой литературы

1.Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000

2.Коротков  Э.М. Исследование  систем управления. -- М.: ДеКА, 2000

3.Малин  А.С.,Мухин В.И.  Исследование систем  управления: Учебник  для ВУЗов. - М.: Гардарики, 2002

4.Панфилова  А.П. Мозговые штурмы  в коллективном  принятии решений, - Спб.: «Питер», 2005

5.Фатхутдинов  Р.А. Разработка  управленческого  решения. Москва: «Интел-синтез»,1997.

6. Шаталов В.Ф., Соцветие  талантов. М., ГУП  ЦРП «Москва - Санкт-Петербург», 2001 г.

7.Абрамова  М.А., Доклад на IX-й  Конференции СПб  Клуба консультантов  и тренеров «Расширение  возможностей и  ошибки в организации  мозгового штурма».  Сайт: TREKO.RU

8. Попов М., Мозговой  штурм. Сайт: www.smoney.ru/article.shtml

9.Электронный словарь «Управление персоналом». Статья «Мозговой штурм». Сайт: psyfactor.org/personal0.htm