Программное обеспечение управления проектами

2.4.Управление ресурсами

     После того, как определенный объем и  задачи проекта, можно создать в  представлении «Лист ресурсов»  перечень ресурсов (людей, оборудования и материалов), которые принимают участие в исполнении задач проекта (рис.  5). Также можно составить предыдущий перечень ресурсов, который вместо конкретных названий содержит прототипы, чтобы предварительно согласовать вопрос кадрового и материально-технического обеспечения, если это необходимо. 

     

     Рис.  5. Перечень ресурсов проекта 

     Ресурсы в Microsoft Project могут быть двух типов: трудовые и материальные.

     К трудовым ресурсам относятся люди и  оборудование, которое выполняет задачи, тратя на них свое время или труд. Для назначения нового трудового ресурса стоит указать, сколько времени, или какое максимальное число единиц он должен потратить на выполнение проекта: все свое рабочее время (полная занятость – 100%), часть рабочего времени (частичная занятость – например, 50%) или все время группы ресурсов (например, 300% для группы из трех столяров, которые принимают участие в проекте).

     К материальным ресурсам относится сырье  и материалы, которые использованные при выполнении задач проекта. Для каждого материального ресурса определяется единица измерения материала. При назначении материального ресурса задачи, нужно указать нормы расходов материала для данного назначения. Можно также указать, изменяется ли затрата материала со временем (переменная норма затраты материала), или остается постоянной (фиксированная норма затраты).

     Назначение  ресурсов задачам. Подготовив все необходимые  данные о ресурсах, можно назначать их задачам (рис. 6). Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это нуждается в расходах. Ресурсом может быть конкретный сотрудник, группа людей (например, программистов), компонент оборудования (подъемный кран или компьютер) или материал, что тратится в процессе выполнения задачи. 

 

     

     Рис. 6. Назначение ресурсов задачам 

     После этого задачи планируются к выполнению в соответствии с величиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов, что позволяет составить более точное расписание работы.

     Выравнивание  загрузки ресурсов. После составления  корректировки плана проекта  можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Для некоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированные большие затраты труда, чем позволяет свободное время. Другие могут быть недостаточно загружены или работать время от времени с неполной загрузкой.

     Выравнивание  загрузки ресурсов – это способ решения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такое состояние называется превышением доступности ресурсов.

     Загрузку  ресурсов можно выравнивать двумя  способами:

• задержать задачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы над ней;
• прервать задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а часть, что осталась позже, когда назначенный ресурс освободится.

     Выравнивать загрузку ресурсов можно вручную  или автоматически. Если Microsoft Project выполняет автоматическое выравнивание загрузки, при выборе задач, которые подлежат задержке или прерыванию, анализируются следующие факторы (рис. 7):

- идентификатор задачи;

- имеющийся резерв времени;

- приоритет задачи;

- зависимости задачи;

- ограничение задачи;

- плановые даты. 

     

     Рис.7. Настройка автоматического выравнивания загрузки ресурсов 

     Когда Microsoft Project выравнивает загрузку ресурсов, он оставляет без изменений назначения ресурсов и данные о задаче. Microsoft Project только задерживает или перерывает задачи. При выравнивании загрузки вручную можно задержать задачу или назначить ей дополнительные ресурсы.

     Если  необходимо контролировать, в каком  порядке для задач будет проводиться  автоматическое выравнивание загрузки, задачам нужно установить приоритеты. Приоритет задается в диапазоне от 0 до 1000 (1000 – наивысшей приоритет). Задачи с приоритетом 1000 не включаются в выравнивание, то есть при выравнивании они ни при каких условиях не могут быть задержаны или прерваны. Значение приоритета за умолчанием равняется 500.

2.5.Управление расходами

• Начисление расходов.

     Начисление  расходов проекта в Microsoft Project можно  выполнить несколькими способами (табл.5). 

     Таблица5. Способы начисления расходов

 

     Таблицы норм расходов и их использования. Расходы  на ресурсы в Microsoft Project рассчитываются на основе обычных ставок и ставок сверхурочных работ, введенных расходов на использование, или отмеченных одноразовых расходы для назначения.

     Таблица норм расходов – это набор данных о нормах и ставках для материальных и трудовых ресурсов, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые расходы на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие (рис. 8).

     Для каждого ресурса можно задать и использовать пять разных таблиц норм расходов (например, одну таблицу норм расходов – для обычных задач, другую – для стандартных и сверхурочных ставок опасных работ). 

     

     Рис.8. Таблицы норм расходов ресурса 

     Момент  начисления расходов. При назначении расходов задачам и ресурсам можно указать, в какой момент их нужно начислить. За умолчанием расходы распределяются пропорционально, а начисление расходов рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется на протяжении всего выполнения задачи.

     Можно также начислить расходы в  начале задачи, если общая сумма  выплачивается в начале, или по окончании задачи, если оплата осуществляется после завершения.

     Исключением являются расходы на использования, которые всегда насчитываются в начале задачи.

     Оценка  расходов. Оценка расходов – это  процесс расчета приблизительных расходов на ресурсы и задачи, необходимых для выполнения проекта. Существует несколько методов оценки расходов. Выбор конкретного метода зависит от области охватывания проекта, уровня необходимой точности и вида деятельности организации.

     Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, как расчет расходов на квадратный метр, можно воспользоваться средствами создания формул Microsoft Project. Для более сложных методов, например, для параметрических моделей, средств Microsoft Project недостаточно и необходимо будет воспользоваться специализированным или математическим программным обеспечением.

     Снижение  расходов. С помощью настройки  представлений можно пересматривать текущие, базовые, фактические расходы проекта и затраты, что останься, с целью определения возможного перерасхода бюджета. Все расходы, кроме базовых, обновляются при каждом пересчете проекта в Microsoft Project.

     Microsoft Project не предлагает автоматических  методов снижения расходов. Вместо этого расходы предлагается снижать таким способом:

- заменить, изменить или удалить назначение ресурса;

- применить другие таблицы норм расходов;

- объединить назначение ресурсов и затраты на использование;

     - исключить расходы на сверхурочные за счет исключения сверхурочных затрат труда.

2.6.Управление рисками

     Риски – это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками – выявить элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций на них к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсам.

     Определение задач с большим риском. Инструменты, что наилучшее позволяют определить задачи с большим риском в Microsoft Project – это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта. Задачи с большим риском могут быть определены следующим образом (табл.7). 
 
 

     Таблица 7. Методы определения задач с большим риском