Программное обеспечение управления проектами

     К недостаткам системы можно отнести  ограниченные средства управления бюджетом и отсутствие средств для управления рисками проекта.

     Для расширения функциональности системы разработанные дополнительные модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует web-сервис Microsoft ProjectCentral.com, предназначенный для организации совместной работы над проектами для групп, распределенных территориально. ProjectCentral.com предоставляет членам рабочей группы и всем заинтересованным лицам веб-страницы для работы с информацией проекта.

2.2.Запуск проекта

     Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект его задачи, описать  их связки, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимые для реализации проекта. Это является исходной информацией для работы Microsoft Project, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этой информации система автоматически составляет подробный календарный план хода выполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетных расходов, предоставляет членам команды всю необходимую информацию и отображает ее в удобном для анализа виде (рис.1).

 

     

     Рис.1. Окно программы Microsoft Project 

     После того как исходный план сложен, но до того, как начать разработку структуры проекта, необходимо создать файл проекта, ввести предыдущие данные, а также прибавить в проект документы, которые относятся к его планированию (табл. 3).

     Таблица 3. Действия при создании нового проекта.

 

2.3.Введение задач

       Календарный план проекта в  Microsoft Project складывается на основании введенных пользователем данных о проекте в целом, об отдельных его элементах – задачах, при необходимости – о ресурсах (рабочую силу, оборудование и материалы), которые нужны для выполнения этих задач. Если какие-то данные по проекту изменяются после создания календарного плана, можно обновить задачи или ресурсы, после чего Microsoft Project скорректирует календарный план.

     За  умолчанием структура задач проекта Microsoft Project представлена в виде перечня  задач и диаграммы Ганта. Более  для удобной для пользователя настройки представлений используют «Мастер Диаграмм Ганта» (рис. 2). 

 

     

     Рис. 2. Настройка представления с помощью «Мастера диаграм Ганта» 

     В Microsoft Project можно вводить задачи двух видов: задачи, которые выполняются  одноразово, и задачи, которые повторяются (с заданными параметрами повторения).

     Для всех задач нужно ввести значение длительности, зависимости задач  и ограничения, после чего Microsoft Project рассчитывает дату начала и дату окончания  каждой задачи. Также можно ввести в проект ресурсы и назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс является ответственным за завершение каждого назначения, и рассчитать, какое оборудование будет нужно или сколько материала будет потрачено. Если вводятся ресурсы, то календарные планы задач становятся более детальными за счет данных о затратах труда, единицы измерения и рабочее время, которые вводятся в календаре. На планирование могут повлиять и другие элементы, такие как время опережения и время опоздания, типы задач, доступность ресурсов.

     Создание  структуры проекта. Для систематизации календарного плана в Microsoft Project можно использовать структуру, которую можно задавать по ходу введения задач или проекта после того, как все задачи введены. Структуризация позволяет организовать задачи в виде иерархии суммарных задач и подзадач. За умолчанием все суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступлением, а подзадачи отображаются под ними с отступлением.

     Суммарные задачи помогают выделить основные и  промежуточные этапы проекту. Они  подытоживают данные подзадач, сгруппированных в структуре под соответствующей суммарной задачей. В структуре можно установить любое количество уровней, необходимое для воссоздания схемы организации проекта.

     Для обозначения важного события, например, завершение большого этапа, в календарном плане используют вехи – задачи с нулевой длительностью.

     Кодировка задач. Структуру проекта в Microsoft Project можно задать и отобразить несколькими  способами. Кроме суммарных задач  и вех для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или коды структуры.

     Структурная декомпозиция работ (СДР) – это иерархия задач в проекте, которая отражается последовательностями цифр, литер и их комбинациями. Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР.

     Код структурной декомпозиции работ (СДР) – это литерно-цифровой код, что  однозначно определяет место расположения каждой задачи в общей структуре  проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного плана и отслеживания расходов.

     В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый тип кодов – номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи на основе структуры перечня задач. Номер в структуре является только числовым; его нельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачи вверх или вниз за перечнем задач или при изменении уровня задачи.

     Второй  тип кодов СДР – код, который  настраивается вручную. Для каждого проекта можно определить один набор настраивающих кодов СДР. Каждый уровень кода СДР является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Но в отличие от номеров в структуре, уровни кода могут содержать буквы, цифры и знаки (комбинации букв и цифр), в зависимости от того, как были заданы ровные маски кода при создании кода СДР. Можно задать автоматическое вычисление таких кодов для новых задач, а также позволить повторение кодов СДР в разных задачах.

     Коды  структуры – это настроенные  отметки задач или ресурсов. Их используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам расходов (для задач) или по кодам должностей (для ресурсов). Перед тем, как группировать задачи или ресурсы по коду структуры, необходимо создать код структуры и назначить его задачам или ресурсам. Всего можно создать до 10 разных кодов структуры.

     Установление  зависимостей между задачами. Определив, из каких задач состоит проект, необходимо установить последовательность их выполнения, связав между собой задачи, которые зависят одна от другой. Например, некоторые задачи должны быть закончены, чтобы можно было начинать другие (рис.  3). 

     

     Рис. 3. Установление связей между задачами проекта 

     Для установления связей между задачами необходимо определить зависимость между датами их начала или окончания. Существуют четыре типа зависимостей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание (табл.4).

 

     Таблица 4. Типы зависимостей между задачами.

 

     Оценка  длительности задачи. При добавлении задач к перечню задач нужно  ввести для каждой из них ее длительность и связки. Даты начала и окончания  будут вычислены в Microsoft Project автоматически. Для достижения максимальной гибкости при планировании стоит избегать жестких ограничений даты начала или окончания задачи.

     При введении новой задачи в Microsoft Project, ей автоматически назначается длительность в один день. Вопросительный знак возле длительности указывает, что это лишь предыдущая оценка. Задаче можно назначить астрономическую длительность. В этом случае длительность будет планироваться без учета нерабочего времени и выходных.

     Для оценки длительности задач может  быть использован анализ за методом PERT. После установления оптимистичной, пессимистической и ожидаемой длительности задач календарного плана выполняется расчет взвешенной величины этих трех значений (рис. 4). Кроме того, оптимистичные, пессимистические и ожидаемые значения могут использоваться отдельно для определения наиболее ранней, поздней и вероятной дат окончания проекта. 

     

     Рис. 4. Расчет оценки длительности задачи за методом PERT

 

     Если вместо дат  предполагаемого начала и окончания  задач вводить их длительность, Microsoft Project автоматически создаст календарный  план проекта. Этот план можно будет впоследствии уточнить, перерывая те или

другие задачи или создавая отдельные календари задач.

     За  умолчанием в Microsoft Project задаче планируются  в соответствии с периодами рабочего времени, установленными в календаре  проекта. Однако можно использовать отдельные календари задачи. Они позволяют определить индивидуальные исключения для отдельных задач, например, если оборудование функционирует в нерабочее время или в рабочее время требует проведения работ из обслуживания.

     Контроль за выполнением задач можно осуществлять с помощью крайних сроков для задач. Крайние сроки не являются ограничениями. При возобновлении календарного плана задача, которая не закончилась к крайнему сроку, отражается индикатором.

     Перерыв в работе над задачей. Иногда для определения характера зависимости между задачами недостаточно установление связи. Чтобы показать, что время выполнения задач перекрывается, задают время опережения задачи. Если же нужно установить задержку между выполнением задач, устанавливают время опоздания.

     Время опережения – это время перекрытия задач, которые зависят одна от другой. Например, если можно запустить задачу, когда задача-предшественник закончена  только наполовину, для задачи-последователя  задают зависимость «окончание-начало» со временем опережения 50%. Время опережения вводится как отрицательное значение времени опоздания.

     Время опоздания – это задержка между  задачами, которые имеют зависимость. Например, если между окончанием одной задачи и началом другой задачи нужная задержка в два дня, между ними устанавливают зависимость «окончание-начало» и задают время опоздания в два дня.

     В процессе уточнения календарного плана  может возникнуть необходимость прервать выполнение задачи. Например, выполнение одной из задач проекта может требовать материалов, которые будут поставлены только через неделю; или может оказаться, что какие-то две задачи по плану выполняются одновременно и используют один ресурс. Если календарный план позволяет, можно прервать одну из задач, чтобы часть работы была выполнена к началу второй задачи, а другая часть – по окончании этой задачи. Задачу можно перерывать несколько раз.