Программное обеспечение управления проектами

 

 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….…….3

1.ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ……….4

        1.1. Классификация программных систем управления проектами………6

2.MICROSOFT PROJECT В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТОМ…………………16

      2.1.Общие характеристики…………………………………….………….16

       2.2.Запуск проекта…………………………………………………………17

     2.3.Введение задач…………………………………………………………19

      2.4.Управление ресурсами………………………………………………...25

      2.5.Управление расходами………………………………………………..29

       2.6.Управление рисками…………………………………………………...31

       2.7.Отслеживание изменений………………………………………………34

       2.8.Обмен данными между участниками проекта……………………….35

      2.9.Завершение проекта……………………….…………………………..36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….38

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….39 

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Одним из обязательных условий эффективной  реализации проектов в последнее  время становится применение современных  средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Деятельность практически любого современного проекта, независимо от продолжительности, сферы деятельности, количества и состава участников, бюджета, намеченных целей и задач проекта, на современном этапе невозможно представить без использования современного программного обеспечения.

     Термин  проект происходит от латинского слова projectus, что означает «брошенный вперед», т. е. объект управления, который можно представить в виде проекта, отличает возможность предусмотреть его состояние в будущем.

     Хотя  специалисты утверждают, что управление проектами (project management) насчитывает столько же лет, сколько и человечество, тем не менее, активное их использование началось с появлением вычислительной техники. Так, в середине 50-х годов прошлого столетия М. Уолкер из компании Дюпон вместе с Д. Келли из компании Ремингтон Рэнд попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов Дюпон. Это был первый в мире метод описания проекта с использованием вычислительных средств, сегодня известный как метод Уолкера-Келли или метода критического пути (СРМ - Critical Path Method) - МКП.

     Цель  курсовой работы ознакомится с программным обеспечением управления проектами, произвести краткое описание различных систем. В данном курсовом  проекте будет выполнено планирование  и управление проектом  с помощью программы   MS  PROJECT. 

1.ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 

     Выбор программного обеспечения, безусловно, является важным аспектом. От системы зависит, насколько легко обеспечивается поддержка информационных потоков и каким образом это отражается на пользователях.     Существует три основных методологии построения систем управления затратами и расписанием проекта.

• Один программный продукт для управления затратами и расписанием проекта.

     Использование одного программного продукта, выполняющего функции управления, как расписанием, так и затратами проекта, зачастую имеет слабые стороны. Планировщики не могут контролировать статус работ проекта и изменять расписание в период между концом месяца и тем моментом, когда становятся готовыми для ввода фактические затраты по проекту. Однако, для корректного управления проектом планировщики должны иметь возможность изменять расписание в то время, как готовятся ежемесячные отчеты. Возникает дополнительная временная задержка из-за того, что аналитики просматривают ежемесячные отчеты и готовят свои отчеты о существующих отклонениях. Эта задержка может достигать двух недель. В случае использования одного программного продукта, в течение всего этого периода времени расписание должно будет оставаться неизменным. Для контроля  над материалами, другим прямыми затратами, а также за задачами с фиксированным объемом работ, пользователь вынужден вводить в расписание так называемые фиктивные работы. В случае же, когда имеется два раздельных продукта для контроля над расписанием и затратами проекта, вышеназванные элементы вводятся только в систему управления затратами.

• Два независимых, не интегрированных программных продукта для управления затратами и расписанием проекта.

     Многие  организации используют два и  более не интегрированных программных продукта для управления расписанием и затратами проекта. Данный подход так же имеет недостатки. Данные системы требуют двойного внесения данных и, следовательно, их сложно поддерживать. Кроме того, имеется большая вероятность появления ошибки на этапе ввода данных. Не интегрированные системы управления затратами и расписанием могут выдавать разные результаты. Проверка финальных отчетов крайне затруднительна из-за отсутствия обмена данными. Поддержка независимых, не интегрированных систем часто осуществляется разными людьми, которые предоставляют свои отчеты разным руководителям. Из-за несогласованности действий участвующих сторон часто возникает недостаток взаимосвязи. В не интегрированных системах часто возникают противоречивые результаты.

• Два интегрированных программных продукта для управления затратами и расписанием проекта.

     Наиболее  предпочтительным является подход, заключающийся  в интеграции систем управления затратами и расписанием проекта. Таким образом, обеспечивается поддержка информационных потоков между этими двумя продуктами и, следовательно, удается избежать ошибок ввода данных. Можно отметить достоинства данного подхода. Отсутствие двойного ввода данных. Происходит постоянный обмен данными между программными продуктами на протяжении всего жизненного цикла проекта. Обеспечивается целостность данных. Для проверки отчетов, возможно, отследить любые данные.

Если выбор  был сделан в пользу интеграции систем управления затратами и расписанием проекта, то рекомендуется использовать продукты одного производителя. Интеграция подобных систем – довольно сложная задача и если вы работаете с системами от разных производителей новые версии могут не соответствовать друг другу и, следовательно, возникнет проблема с обменом данными.

     В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом. В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

1.1. Классификация программных систем управления проектами

• Project Expert

     Разработчик: Про-Инвест Консалтинг / Россия ( http://www.pro-invest.com/it )

     Дистрибьютор: Про-Инвест Консалтинг ( http://www.pro-invest.com/it ).

     Подходит  для пользователей, не имеющих специальной подготовки в области финансового анализа.

     Интерфейс на русском языке.

     Обеспечивает  формирование стандартных финансовых документов, отвечающих российским и международным стандартам бухгалтерского учета.

     Позволяет подготовить подробный бизнес-план инвестиционного проекта на уровне международных стандартов.

     Импорт / экспорт файлов: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, dBase, MS Project, P3, SureTrack, Audit Expert и другие.

     Платформа: Windows 95 / 98 / NT / 2000 / ME.

     Имеет сетевую версию с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей.

• Cobra

     Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )

     Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )

     Разработана для финансовых менеджеров.

Позволяет планировать бюджет проектов компании.

Обеспечивает  ввод фактических данных по выполнению бюджета.

Обеспечивает  подготовку финансовой отчетности.

Импорт/экспорт: Excel, Oracle, Sybase, SQLServer, FoxPro.

Платформа: Windows 95 / 98 / NT.

     Безопасность  на уровне контроля имени пользователя и пароля с разграничением доступа к меню и файлам. 

     Таблица 1.Сравнение программ финансовой оценки проекта.

 
     

• SureTrak Project Manager

     Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com).

     Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru ).

Полностью русифицирован.

     Встроенный Wizard позволяет создавать системы  кодов для типовых проектов.

Платформа Windows 3.x / 95 / NT / 2000, OS/2.

• Primavera Project Planner

     Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com).

     Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru ).

     Центральный программный продукт семейства Primavera для координации большого количества средних и крупных проектов в рамках ограниченных ресурсов.

     Позволяет объединение фрагментов проектов, подготовленных в SureTrak.

     Имеет несколько десятков стандартных  шаблонов представления проекта, а также возможность создавать и сохранять собственные макеты и отчеты с публикацией на web-сайте компании.

     Развита функция глобальной замены для внесения изменений в данные проекта с  использованием логических, арифметических и строковых выражений.

     Позволяет экспорт данных в программы Dbase и Lotus.

     Сетевая версия позволяет работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству  проектов одновременно.

     Позволяет работать с неограниченным набором  основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и / или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями.

• Open Plan

     Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com ).

     Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru ).

     Полностью русифицированная профессиональная программа  планирования и контроля крупных проектов в масштабах предприятия.