Проектирование организационной структуры управления ресторана «Белые ночи»

     Стратегическое  планирование включает в себя четыре основных вида управленческой деятельности.

     Распределение ресурсов: распределение имеющихся  фондов, высококвалифицированных кадров, а также технологического и научного опыта, имеющегося в организации.

     Адаптация к внешней среде: действия, которые  улучшают отношения фирмы с окружающей внешней средой, т.е. взаимоотношения  с общественностью, правительством, различными государственными учреждениями.

     Внутренняя  координация работы всех отделов  и подразделений. Этот этап включает в себя выявление сильных и  слабых сторон фирмы для достижения эффективной интеграции операций внутри организации.

     Осознание организационных стратегий. Здесь  учитывается опыт прошлых стратегических решений, который дает возможность  прогнозирования будущего организации.

     Стратегия ресторана «Белые ночи» - это стратегия интенсивного роста. При такой стратегии компания стремится усилить позиции на рынке за счет крупных маркетинговых усилий, что дорого, но окупаемо. Данная стратегия приемлема для ресторана, так как при условии совмещения развитой развлекательной инфраструктуры и высокого класса предлагаемых в ресторане блюд , компания займёт прочную позицию на рынке ресторанных услуг. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. Проектирование организационной  структуры предприятия

     Под организационной структурой предприятия  понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения  по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

     Различают несколько типов организационных  структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

     Процесс выбора организационной структуры  состоит из трех этапов:

- деление  организации на укрупненные блоки  по горизонтали, в соответствии  с осуществляемыми направлениями  деятельности;  
- установление соотношения полномочий должностей;  
- определение должностных обязанностей и поручение их выполнения конкретным лицам.

     Предприятие представляет собой сложную систему, где необходимо организованное управление для обеспечения слаженности  действий сотрудников. В состав органов  управления входят лица, выполняющие  распорядительные действия, и группы специалистов, обеспечивающие принятие решений и их реализацию путем  сбора исходной информации, ее обработки, подготовки проектов решений и контроль за исполнением решений.

     Принципы  формирования организационной структуры  управления:

• Организационная структура управления должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
• Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку.
• Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
• Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
• Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.

  Рассмотрим  организационную структуру ресторана  «Белые ночи».

     Я выбрала дивизионную структуру. Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизионной структурой являются уже не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения (дивизионы). Структуризация по дивизионам, как правило, производится по одному из критериев: по выпускаемой продукции (изделиям или услугам) - продуктовая специализация; по ориентации на определенные группы потребителей - потребительская специализация; по обслуживаемым территориям - региональная специализация. В нашей стране аналогичные структуры управления широко внедрялись, начиная с 60-х годов в форме создания производственных объединений.

Преимущества  дивизионной структуры:

• она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;
• обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;
• при расширении границ самостоятельности отделений они становятся "центрами получения прибыли", активно работая по повышении эффективности и качества производства;
• более тесная связь производства с потребителями.

Недостатки  дивизионной структуры:

• большое количество "этажей" управленческой вертикали; между рабочими и управляющим производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и руководством компании - 5 и более;
• разобщенность штабных структур отделений от штабов компании;
• основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д. ;
• дублирование функций на разных "этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры;
• в отделениях, как правило, сохраняется линейная или линейно - штабная структура со всеми их недостатками.

      Вывод: достоинства дивизионных структур перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении они рискуют повторить судьбу динозавров. При данной структуре возможно воплотить большую часть идей современной философии качества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Построение дивизионной структуры управления  
 
 
 
 
 
 
 

     3.1. Должностные обязанности  сотрудников

     Генеральный директор обязан:

• Оформлять документы, необходимые для осуществления деятельности по оказанию услуг общественного питания.
• Обеспечивать  предоставление клиентам необходимой и достоверной информации об оказываемых услугах.
• Осуществлять   организацию,    планирование    и    координацию деятельности ресторана.
• Обеспечивать  высокий   уровень   эффективности   производства.
• Осуществлять контроль за рациональным использованием материальных, финансовых  и   трудовых   ресурсов,   оценку   результатов производственной деятельности и качества обслуживания клиентов.
• Изучать спрос потребителей на продукцию ресторана.
• Вести     переговоры     и    заключает    договоры    поставки продовольственных товаров,  полуфабрикатов  и  сырья,   обеспечивает   их своевременное получение,  контролирует сроки,  ассортимент,  количество и качество поступления и реализации продуктов.
• Осуществлять  организацию  учета  производимых  работ  и услуг,
• представления отчетности  о   производственной   деятельности,   в   т.ч. владельцу ресторана.
• Предоставлять    сведения,   связанные   с   оказанием   услуг общественного питания, контролирующим органам.
• Устанавливать   для   подчиненных   ему  работников  служебные обязанности и принимает меры по обеспечению их исполнения.
• Принимать решения о назначении,  перемещении и освобождении от занимаемых должностей  работников  ресторана.
• Контролировать соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности,  санитарных требований и правил  личной  гигиены, производственной и  трудовой  дисциплины,  правил  внутреннего  трудового распорядка.
• Обеспечивать  прохождение работниками ресторана,  связанными с производством, хранением и реализацией  продуктов  питания,  медицинского обследования в сроки, устанавливаемые органом санитарного надзора.
• Руководить работниками ресторана.

     Заместитель генерального директора подчиняется  генеральному директору.  В его  отсутствие выполняет обязательства  директор.

     Заместитель генерального директора должен знать:

     - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные и  руководящие документы, касающиеся  работы предприятия торговли;

     -поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой продукции;

     - правила и методы организации  обслуживания покупателей;

     - структуру управления, права и  обязанности работников и режим  их работы.

     Бухгалтер - это специалист, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством.

     Обязанности бухгалтера:

• выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций.
• Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
• Отражать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• Подготавливать данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

     Секретарь обязан выполнять следующие действия:

     1)  Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством.

     2) Работа со средствами   связи.  Ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте.

     3) Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным. Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей  в установленные часы приема, а также осуществляет запись на приём.

     4) Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать   пpиглашенных на совещание, подготовить список участников, офоpмить доклад pуководителя.

     5)  Работы хозяйственного характера. Пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя, а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете.

     Отдел по работе с персоналом - начальник отдела персонала организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. Также в круг обязанностей входит предоставление и оформление отпусков, командировок.

     Заместителю генерального директора подчиняются  следующие отделы:

     - отдел сервиса,

     - отдел производства,

     - отдел закупок,

     - технический отдел.

     Менеджер  отдела сервиса занимается подбором высококвалифицированного персонала  на должности официанта, помощника  официанта и бармена. Следит за ходом  выполнения работы.

     Обязанности официанта:

     - Сервировка стола ;

     - Контроль над состоянием и  комплектностью приборов, посуды, скатертей  и салфеток на закрепленных  за официантом столах;

     - Знание основных и сезонных  блюд и напитков, предлагаемых  гостям;

     - Консультирование гостей ресторана  об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при составлении  заказа;

     - Прием заказов от клиента ресторана; 

     - Подача блюд и напитков;

     - Создание в заведение атмосферы  гостеприимства;

     - Предоставление счета гостям;

     - Получение платы по счетам.

     Помощник  официанта подчиняется официанту.

     Бармен - готовит напитки, варит кофе. Обслуживает посетителей бара, получает с них расчет.

     1. Бармен должен соблюдать рабочий  распорядок и вовремя выходить  на свое рабочее место;

     2.. Проверять наличие необходимой продукции на баре;

     3. Следить за чистотой посуды и рабочего места.