Проектирование организации для достижения целей

     При проведении обсуждений по исследуемой  проблеме применяются следующие  правила:

1. сформулировать проблему в основных терминах, выделив единственный центральный пункт;
2. не объявлять ложной и не прекращать исследование ни одной идеи;
3. поддерживать идею любого рода, даже если ее уместность кажется вам в данное время сомнительной;
4. оказывать поддержку и поощрение, чтобы освободить участников обсуждения от скованности.

     При всей кажущейся простоте данные обсуждения дают неплохие результаты.

     Методы  типа "сценариев". Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенных в письменном виде, получили название сценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержащий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вначале индивидуально, а затем формируется согласованный текст.

     Сценарий  предусматривает не только содержательные рассуждения, помогающие не упустить детали, которые невозможно учесть в формальной модели (в этом собственно и заключается основная роль сценария), но и содержит, как правило, результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций.

     Роль  специалистов по системному анализу  при подготовке сценария - помочь привлекаемым ведущим специалистам соответствующих  областей знаний выявить общие закономерности системы; проанализировать внешние и внутренние факторы, влияющие на ее развитие и формирование целей; определить источники этих факторов; проанализировать высказывания ведущих специалистов в периодической печати, научных публикациях и других источниках научно-технической информации; создать вспомогательные информационные фонды (лучше автоматизированные), способствующие решению соответствующей проблемы.

     В последнее время понятие сценария все больше расширяется в направлении как областей применения, так и форм представления и методов их разработки: в сценарий вводятся количественные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием ЭВМ (машинных сценариев), методики целевого управления подготовкой сценария.

     Сценарий  позволяет создать предварительное  представление о проблеме (системе) в ситуациях, когда не удается сразу отобразить ее формальной моделью. Но все же сценарий - это текст со всеми вытекающими последствиями (синонимия, омонимия, парадоксы), связанными с возможностью неоднозначного его толкования разными специалистами. Поэтому такой текст следует рассматривать как основу для разработки более формализованного представления о будущей системе или решаемой проблеме.

     Методы  экспертных оценок. Основа этих методов – различные формы экспертного опроса с последующим оцениванием и выбором наиболее предпочтительного варианта. Возможность использования экспертных оценок, обоснование их объективности базируется на том, что неизвестная характеристика исследуемого явления трактуется как случайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка эксперта о достоверности и значимости того или иного события.

     При этом предполагается, что истинное значение исследуемой характеристики находится внутри диапазона оценок, полученных от группы экспертов и что обобщенное коллективное мнение является достоверным. Наиболее спорным моментом в данных методиках является установление весовых коэффициентов по высказываемым экспертами оценкам и приведение противоречивых оценок к некоторой средней величине.

     Экспертный  опрос - это не одноразовая процедура. Такой способ получения информации о сложной проблеме, характеризующейся большой степенью неопределенности, должен стать своего рода "механизмом" в сложной системе, т.е. необходимо создать регулярную систему работы с экспертами.

     Одной из разновидностей экспертного метода является метод изучения сильных  и слабых сторон организации, возможностей и угроз ее деятельности - метод SWOT-анализа.

     Данная  группа методов находит широкое применение в социально-экономических исследованиях.

     Методы  типа "Делъфи". Первоначально метод "Дельфи" был предложен как одна из процедур при проведении мозговой атаки и должен помочь снизить влияние психологических факторов и повысить объективность оценок экспертов. Затем метод стал использоваться самостоятельно. Его основа – обратная связь, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура и учет этих результатов при оценке значимости экспертов.

     В конкретных методиках, реализующих процедуру "Дельфи", это средство используется в разной степени. Так, в упрощенном виде организуется последовательность итеративных циклов мозговой атаки. В более сложном варианте разрабатывается программа последовательных индивидуальных опросов с помощью анкет-вопросников, исключающих контакты между экспертами, но предусматривающих ознакомление их с мнениями друг друга между турами. Вопросники от тура к туру могут уточняться. Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнению большинства иногда требуется, чтобы эксперты обосновали свою точку зрения, но это не всегда приводит к желаемому результату, а напротив, может усилить эффект приспособляемости. В наиболее развитых методиках экспертам присваивают весовые коэффициенты значимости их мнений, вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок.

     Методы  типа "дерева целей". Термин "дерево" предполагает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней или, начиная с некоторого уровня, - функциями.

     Метод "дерева целей" ориентирован на получение  относительно устойчивой структуры целей проблем, направлений, т .е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе.

       Для достижения этого при построении  первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур.

     Морфологические методы. Основная идея морфологического подхода – систематически находить все возможные варианты решения  проблемы путем комбинирования выделенных элементов или их признаков. В систематизированном виде метод морфологического анализа был впервые предложен швейцарским астрономом Ф. Цвикки и часто так и называется "метод Цвикки".

     Отправными  точками морфологического исследования Ф. Цвикки считает:

     1) равный интерес ко всем объектам  морфологического моделирования;

     2) ликвидацию всех ограничений  и оценок до тех пор, пока  не будет получена полная структура  исследуемой области;

     3) максимально точную формулировку  поставленной проблемы.

     Известны  три основные схемы метода:

• метод систематического покрытия поля, основанный на выделении так называемых опорных пунктов знаний в исследуемой области и использование для заполнения поля некоторых сформулированных принципов мышления;
• метод отрицания и конструирования, который заключается в формулировке некоторых предположении и замене их на противоположные с последующим анализом возникающих несоответствий;
• метод морфологического ящика, который состоит в определении всех возможных параметров, от которых может зависеть решение проблемы. Выявленные параметры формируют матрицы, содержащие все возможные сочетания параметров по одному из каждой строки с последующим выбором наилучшего сочетания.

     Деловые игры - метод имитации выработан  для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей или человека и компьютера. Деловые игры позволяют с помощью моделирования и имитации процессов выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное расширение управленческих навыков.

     Деловые игры выступают как средства анализа  систем управления и подготовки специалистов.

     Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления

     Одна  из наиболее полных классификаций, базирующаяся на формализованном представлении систем, т.е. на математической основе, включает следующие методы:

     – аналитические (методы как классической математики, так и математического программирования);

     – статистические (математическая статистика, теория вероятностей, теория массового  обслуживания);

     – теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические (рассматриваемые как разделы дискретной математики);

• графические (теория графов и пр.).

     Классу  плохо организованных систем соответствует  в данной классификации статистические представления. Для класса самоорганизующихся систем наиболее подходящими являются модели дискретной математики и графические модели, а также их комбинации.

     Прикладные  классификации ориентированы на экономико-математические методы и  модели и в основном определяются функциональным набором задач, решаемых системой.

      2. Системный анализ  на примере ФГУП  « Издательство «Бухгалтерский учёт» 

2.1 Актуальность системного анализа для данной организации 

     Цель  системного анализа изучение закономерностей, построение и формирование систем, методов их анализа применение изученных закономерностей для построения оптимальных структур      организации. 

     Основное  в системном анализе это найти  методы решения, для найденной проблемы, что актуально для данного  предприятия. 

2.2 Основные определения системного анализа 

     Системный анализ – логически связанная  совокупность теоретических и имперических знаний из области математики, естественных наук и опыта разработки сложных систем обеспечивающие повышение обоснованности решения конкретной проблемы.

     Система – конечное множество функциональных элементов и отношение между  ними выделенное из Внешней среды с определённой целью в рамках некоторого временного интервала.

     Проблема  – возможная цель для которой  ещё не найдены пути её достижения или не представляется возможным  выделить ресурсы для её решения.

     Цель  –желаемый результат деятельности системы достижимый в пределах некоторого интервала времени

     Элемент – предел деления системы с  точки зрения аспекта рассмотрения или решения поставленной задачи.

     Подсистема  – это относительно независимая  часть системы, выполняющая задачи в рамках общей цели системы, сохраняющая основные свойства системы, так же допускающая разложение на составные части.

     Компоненты  – это совокупность однородных элементов  системы (выборка по определённому  признаку).