Процесс исследования систем управления

     Особенности рациональной бюрократии:⁴

     1) четкое разделение труда, способствующее  появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности, а также высокой производительности труда;

     2) иерархичность уровней управления, где каждый нижестоящий уровень  контролируется вышестоящим и  подчиняется ему;

     3) наличие системы формальных правил  и стандартов, что способствует скоординированности различных задач;

     4) найм на работу в строгом  соответствии с квалификационными  требованиями и соответственно  защищенность должности от низкой  квалификации специалиста, который  ее занимает, а сотрудников от  произвольных увольнений.

     Ограничения бюрократической организации обусловлены  негибкостью в поведении, обычно из-за преувеличения значимости правил, стандартов, процедур технологии управления. Жесткое поведение такой системы  управления проявляется как по отношению  к внешней среде, так и внутри организации.

     Бюрократическая организация состоит из подразделений. В каждое подразделение назначается  руководитель, который наделяется правом устанавливать методы работы персонала. Размер подразделения, например число  работников, является основным показателем при определении числа руководителей.

     Властные  полномочия осуществляются с помощью  иерархической структуры командования и подчинения. Функция выработки  решений ограничивается определением полномочий и ответственности руководителей. Например, указываются полномочия в финансовых средствах, в том числе величина и характер расходов, которые имеет право утверждать руководитель.

     3. Организация - социальная технология. Социальная технология -это способ освоения социального пространства и поддержания в нем социального равновесия. ⁵Особенно развилось такое направление в рассмотрении организаций в последнее время. Известны различные способы освоения социального пространства: традиция; интуиция; организованная социализация, например семья, образование, деятельность. Под социализацией понимается процесс усвоения человеком определенной системы знаний, норм, целевых установок, образцов поведения, которые соответствуют культуре общества. Освоение этих норм и знаний позволяет человеку действовать в качестве активного субъекта общественных отношений. Для взрослого человека основной способ социализации - это социализация через деятельность, труд.

     Актуальность  такого подхода к менеджменту  вызвана особенностями сложившейся  глобальной цивилизационной ситуации. Можно выделить следующие ее особенности. К середине XX века энергетические, вещественные технологии, прикладные знания поддержания равновесия жизнедеятельности общества стали обновляться по несколько раз в пределах одного поколения. В силу этого снизилась их роль как средства социализации, как способов социального наследования поведения и управления развитием социального пространства. В этой связи в 60-80-е годы Запад переживал информационную, управленческую и концептуальную революции. На этом новом базисе теперь происходят коренные изменения в бизнесе, науке, образовании, социальной организации общества, а также рост экономики и конкурентоспособности наций.

     В основе такого подхода к описанию систем управления лежит представление  о том, что приоритетным в организации является человеческий ресурс, интеллектуальная собственность и управленческие ноу-хау. Осуществляется переход к наукоемким социальным технологиям. Они обеспечивают социальное наследование на основе научных данных и информатизации социального пространства, а не на основе интуиции и традиций, как прежде. Именно в этой связи актуально изучение дисциплины "Исследование систем управления".

     1.3. Анализ системы управления 
 
 

     Прежде  чем регулировать какой-либо процесс, необходимо изучить его, знать основные стадии его развития, взаимосвязь между стадиями, характеристики компонентов. Изучение системы управления - это анализ взаимосвязи и взаимодействия составляющих системы и их вклада в достижение цели организации.⁶

     Обычно  анализ системы управления содержит следующие этапы:

     а) выбор масштаба детализации процесса управления, например на уровне отделов, цехов или на уровне рабочих мест;

     б) выбор аспектов, которые должны быть определены и проанализированы, например экономический аспект управления, социальный, правовой и другие;

     в) выбор способа, техники отображения  системы;

     г) описание системы управления;

     д) анализ, оценка и представление на утверждение документации, содержащей характеристики системы.

     В современных условиях такой анализ целесообразно производить с помощью компьютерных технологий. На рынке информационных технологий появляются программные продукты, которые дают возможность менеджеру осуществлять описание и моделирование производственных и хозяйственных процессов, минуя посредников, например, в лице аналитиков, программистов. Эти программные продукты предназначены для реинжиниринга (реорганизации) производств.

     Обычно  они содержат графический объектно-ориентированный язык для описания моделей и проектов, средства анимации и имитационного моделирования реконструируемых процессов, методы искусственного интеллекта для представления экспертных знаний о реальных процессах. Эти средства позволяют моделировать и реконструировать бизнес-процессы руководителям соответствующего уровня без посредников в лице программистов, аналитических служб и т.п.

 

Глава 2 Процесс исследования систем управления 
 
 

2.1. Исследование систем управления 
 
 

     Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих  подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга. персонал, а также организационная культура.

     Исследование  систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.⁷ В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

     Всякое  исследование представляет собой процесс, который отражает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления состоит из 14 этапов.

     

     Первый  этап - обнаружение проблемы состоит из комбинации и последовательности различных операций выявления проблемы, ее формулировки, оценки и обоснования, переводе проблемы на научный язык.

     На  втором этапе происходит выбор метода сбора данных в зависимости от типа исследования и используемых методов  оценки точности и достоверности  его результатов, затрат времени  и финансовых средств на исследования, возможностей проведения нескольких вариантов исследования и проверки их результатов.

     Анализ  данных на третьем этапе позволяет  правильно выбрать структуру  информации, собрать конкретные данные в эту структуру. При разработке структуры данных надо отделить существенную информацию от несущественной.

     Диагностика проблемы позволяет установить причины ее возникновения, уровень иерархии системы управления, на котором возникла и может быть устранена проблема.

     Цель  исследования системы достигается  тем состоянием объекта управления в будущем, в которое его можно будет привести с помощью комплекса управляющих воздействий, найденных при исследовании системы. Критерий оценки эффективности работы системы позволяет оценить качество решения проблемы и степень достижения поставленных целей. Разработка (генерация) вариантов решения проблемы может быть осуществлена как интуитивно, эвристически, так и с помощью модели. До применения управляющих воздействий необходимо оценить последствия применения каждого варианта управляющих воздействий на систему.

     Верификация прогноза - это оценка функциональной полноты, точности и достоверности прогноза. Проведение верификации необходимо, так как в противном случае управляющее воздействие на систему может привести к нежелательным последствиям. Обычно первые девять этапов исчерпывают теоретический аспект исследования системы управления.

     Следующие этапы процесса исследования представляют собой процесс внедрения результатов  исследования в управление системой. Решение об изменении работы системы  управления согласно с предложенными  исследователями управляющими воздействиями осуществляется руководством предприятия, фирмы.

     После принятия решения устанавливают  основные положения (программирование) для изменения работы организации, которые затем детально разрабатываются  в виде директив (планов) для целенаправленной деятельности по реализации нового управления. Все директивы, составляющие решение проблемы, доводятся до исполнителей, и под контролем в точно обозначенные сроки происходит исполнение найденного в результате исследования системы управления решения.

     2.2. Планирование исследования системы управления 
 
 

     Планирование  исследования системы управления включает следующие этапы:⁸

     1) предварительное описание системы  управления на основании изучения  документов и интервью с руководителями, с целью выявления круга проблем организации, интересов ее менеджмента;

     2) формулировка целей исследования  системы управления, условий и  необходимых ресурсов;

     3) разработка и утверждение у  заказчика задания на проведение  исследования;

     4) сбор необходимых данных;

     5) описание системы управления и фиксация проблемных областей;

     6) моделирование системы управления  и выявление проблем ее адаптации  или развития;

     7) разработка рекомендаций по решению  проблем управления или реорганизации  системы управления;

     8) обсуждение проблем и рекомендаций  по их решению с менеджерами  организации;

     9) адаптация рекомендаций к возможностям  менеджмента и персонала организации;

     10) сопровождение реализации рекомендаций, необходимые консультации с менеджерами  организации. 

     2.3. Этапы исследования 
 
 

     Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. Любое исследование осуществляется в несколько этапов.

     На  первом этапе необходимо выявить  потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них  главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

     Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).⁹ Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.