Особенности труда руководителя

     Принцип информированности: В целях обеспечения выполнения составленных планов, необходимо довести их содержание до всех участников. Выполнить можно только то, что известно. На практике же нередки случаи, когда потери времени связаны с ожиданием: кто-то из участников совещания не был оповещен и узнал об этом в последний момент, или так и не узнал о том, что ему поручили выполнение определенного задания, поэтому оно не было выполнено. В результате сформировалась практика фиксировать ознакомление исполнителей с поручением, заданием, участием в мероприятиях, а также виз согласования ответственных лиц.

     Руководствуясь  принципами эффективного управления временем, освойте основные правила организации и реализации дел в течение рабочего дня.

     Все они подчинены основному принципу «Работа подчиняется мне, а не я работе!».

     Существует  несколько основных правил, которые помогут Вам планировать время и организовать рабочий день. Их условно можно разделить на правила: начала рабочего дня, основную часть и завершение рабочего дня. Соблюдение этих простых правил поможет Вам снизить стрессовые нагрузки и эффективнее управлять своим и временем Ваших подчиненных. 

     Правила начала дня:

• Начните день с хорошим настроением: позитивный настрой потенциально увеличивает Вашу работоспособность.
• Начните работу по возможности в одно и то же время: независимо оттого, «Сова» Вы или «Жаворонок», Ваши «встроенные биологические часы» срабатывают, и Вы легче концентрируетесь в привычном режиме.
• Проверьте план дня, составленный накануне: это напомнит Вам о последовательности запланированных на день дел и времени.
• Реализуйте в начале дня ключевые задачи: сложные и важные задачи требуют, как правило, большей концентрации и внимания, которые более высоки, когда Вы еще не устали.
• Приступайте к работе без раскачки: вспомним, что время - ресурс невосполнимый и в течение дня вполне возможны незапланированные «пожиратели времени».
• Согласуйте план дня с секретарем: это поможет Вам осуществлять контроль Вашего рабочего дня, контроль данных поручений Вашим подчиненным и частично «отсечь» незапланированные визиты посетителей, телефонные звонки; секретарь - это Ваш помощник процесса управления временем.

     Правила основной части дня:

• Хорошо подготовьтесь к работе: проверьте все ли необходимое обеспечено? Дана, получена необходимая информация о предстоящих мероприятиях, поставлены задачи подчиненным и определены сроки их выполнения и т.п.
• Влияйте на сроки в собственных интересах: время - это Ваш ресурс, поэтому управляйте им сами, а там, где требуется ваше участие - согласуйте, исходя из Ваших планов и задач.
• Перепроверяйте дела с точки зрения их необходимости и актуальности: условия внешней среды как правило изменяются, поэтому в распорядок дня независимо от применения техники самоменджмента все же приходится вносить изменения по тем или иным причинам (отменили совещание, на которое Вы были приглашены, не пришел запланированный посетитель/наоборот пришел незапланированный посетитель, Ваш руководитель поставил срочную задачу и т.п.: следуйте правилу, что даже самый хорошо составленный план несовершенен, так как реализуется в режиме реального времени, когда запланированные дела обретают «реальные характеристики», отличные от прогнозируемых во время составления планов.
• Отклоните дополнительно возникающие проблемы: несмотря на то, что соблюдение принципа 60:40 Вам дает некий «задел времени» на незапланированные мероприятия в течение дня, ранжируйте возникающие проблемы - оцените возникающие проблемы с точки зрения их неотложности, несрочные дела и не жизненно важные отложите-запланируйте их на следующий период времени.
• Избегайте незапланированных, импульсивных действий: эмоциональная реакция на происходящие события, раздражительность, излишняя торопливость - не лучшие Ваши помощники; «Не торопитесь выполнять незапланированное поручение - его могут отменить!».
• Своевременно делайте паузы в работе и соблюдайте размеренный ритм: паузы в работе - это необходимый прием, который позволяет удерживать внимание и сосредоточенность человека на выполняемой работе; существует оценка, что человек способен концентрировать свое внимание с максимальной отдачей всего лишь в течение 7 минут, поэтому смена деятельности, сочетание нагрузок на органы чувств человека при выполнении работы является хорошим профилактическим приемом сохранения высокого уровня работоспособности в течение всего дня.
• Небольшие однородные задачи выполняйте сериями: для выполнения однородных задач Вы один раз тратите время на подготовку, благодаря концентрированности и непрерывности процесса достигается экономия времени.

     Правила завершения дня:

• Проверьте завершение запланированных дел: выполнены ли они полностью, если нет, проанализируйте целесообразность их дальнейшего выполнения и учтите при составлении плана на следующий день.
• Доводите начатое дело до конца: отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени для сосредоточения, поэтому эффективнее начатое дело завершить в один прием, либо делать перерывы в целесообразный момент.
• Используйте незапланированные промежутки времени на подготовку и рутинную деятельность: в течение дня по разным причинам могут не состояться запланированные мероприятия, либо завершиться ранее, условно свободные интервалы времени лучше использовать на решение организационных вопросов, либо отложенных незапланированных небольших вопросов.
• Выкраивайте час для отдыха: это поможет Вам существенно восстановить силы в течение рабочего дня.
• Контролируйте время и планы: контроль является неотъемлемой частью процесса управления и позволяет не только обеспечить запланированные результаты, но и внести своевременные корректировки в процесс реализации.
• Сверьте полученные результаты с запланированными: если результат не достигнут, установите причины и предпринимайте корректирующие действия по их устранению.
• Составьте план на следующий день: планирование времени и задач необходимо выполнять регулярно, при составлении плана на следующий день учтите невыполненные дела, если они не утратили свою актуальность, внесите необходимые коррективы.
• Проинформируйте секретаря о предстоящих делах на следующий день: это поможет организовать с большей эффективностью Ваше время и дела.
• Проинформируйте Ваших подчиненных о предстоящих задачах на следующий день: соблюдение этого правила позволит согласовать действия различных исполнителей и скоординировать их планы с Вашими в ключе совместных задач.
• Мысленно поздравьте себя с успешным завершением рабочего дня: это психологический прием, который не менее важен, чем хороший настрой в начале дня, для Вашей успешности, самореализации и способности управлять своим временем, решая как сложные задачи и так и справляясь с рутиной.

1.3 Личностный аспект процесса управления

     Сегодня от руководителя все чаще требуется понимание психологических особенностей людей, их индивидуальные различия при выполнении работы, разный уровень восприятия и реакции. Индивидуальные особенности человека оказывает большое влияние на стиль руководителя и на поведение подчиненных, на способность тех и других работать в формате времени.

     Каждый  из нас признает, как важно быть открытым, идти в ногу со временем, быстро выполнять порученное дело, слаженно работать в команде.

     Но  как трудно в практической жизни  всем одинаково придерживаться этих простых жизненных принципов! Почему? Потому что мы - разные!

     Наличие интеллекта, эмоционально-осмыслительных реакций на внешнее  воздействие является главной отличительной особенностью человеческого ресурса как объекта управления в сравнении с другими видами ресурсов. Руководитель должен знать о существовании этих особенностей и учитывать их при организации деятельности персонала. Уровень интеллекта влияет на способность принятия самостоятельных решений в нестандартных, незапланированных ситуациях, например, при изменении срока выполнения задания, появлении дополнительных, незапланированных задач, изменении формата или при неопределенности формы и порядка выполнения задания и т.п. Персонал с более высоким уровнем интеллекта характеризуется большей степенью готовности выполнять работу при наступлении подобных условий и большим творческим потенциалом.

     Уровень эмоционально-осмыслительной реакции человека зависит от комбинации целой серии личностных свойств и характеристик человека и состояния его физического и эмоционального здоровья в момент выполнения работы.

     Среди этих свойств и характеристик  учитывают: уровень ощущений (зрительные, слуховые, вкусовые, температурные, обонятельные, болевые, равновесия, ускорения). Их проявление зависит от силы внешнего раздражителя и порога чувствительности человека в силу его физических способностей.

     Уровнем восприятия - способностью отражения в сознании человека целостных предметов и явлений. Высокий уровень избирательности восприятия может быть как положительным, так и отрицательным для выполнения работы: способность выявлять наиболее важные сигналы, или возможна потеря информации.

     Способность человека к рефлексии - как он воспринимается партнерами, это сказывается на способности работать в команде или требует особых приемов мотивации персонала к выполнению задания.

     Свойство  аттракции - совместимость или несовместимость людей при совместной работе.

     Уровень мышления - опосредованное и обобщенное отражение существенных связей и закономерностей. Это свойство должно учитываться руководителем при формировании рабочего климата в коллективе и особенно при организации временных рабочих коллективов для выполнения разовых заданий. В этом случае важна совместимость и дополняемость исполнителей, так как подчиненные отличаются друг от друга критичностью, широтой, гибкостью и самостоятельностью мышления.

     Уровень внимания - это направленность психики человека на определенный объект, произвольное внимание определяется целями, задачами, усилиями воли, а непроизвольное - заинтересованностью, новизной, развлекательностью, контрастом.

     Память - процесс организации и способности сохранения прошлого опыта, давая возможность его повторного использования в деятельности. Следует учитывать особенность «кратковременной памяти» и «долговременной памяти».

     Воля - способность человека регулировать свое поведение, преодолевать трудности, решительность, целеустремленность, настойчивость, самостоятельность, инициативность, либо противоположные качества, которые в привязке к фактору времени проявляются в быстроте реакции, способности быстро выполнять работу, принимать самостоятельные решения в процессе работы.

     Эмоции - реакция человека на предметы и явления в конкретных условиях. Эмоциональные реакции делятся по нарастанию: отклик, вспышка, аффект. Для начала новых проектов более подходят эмоциональные люди, так как они «легче загораются», их привлекает и мотивирует новизна.

     Стресс- совокупность защитных реакций организма человека, состояние напряжения в трудных ситуациях. Персонал с высоким порогом стрессоустойчивости более готов к выполнению срочных работ, к незапланированным заданиям, к выполнению работ с неопределенными временными параметрами.

     Разный  темперамент - оказывает существенное влияние на способность выполнять работу во времени. Холерик, сангвиник, флегматик, меланхолик - обладают разной быстротой реакции, разным уровнем мотивации, требуют разного периода подготовки к выполнению задания.

     Сангвиник обладает повышенной реактивностью, у него высокий порог чувствительности, поэтому он не замечает слабых звуков, изменчив в настроениях, легко сходится с людьми, с легкостью переучивается.

     Холерик в отличие от сангвиника более нетерпелив, несдержан, у него большая устойчивость стремлений и интересов, настойчивость, вызывает затруднения переключение с одной деятельности на другую.

     Флегматик обладает высокой активностью, мало чувствителен и мало эмоционален, при больших неприятностях остается спокойным. Он с трудом приспосабливается к новым условиям, инертен, трудно перестраивается, трудно сходится с людьми, но при этом основателен и постоянен.