слуша

Министерство  Финансов Российской Федерации

Всероссийская Государственная  Налоговая Академия

Финансово-экономический  Факультет  
 
 
 
 

ДОКЛАД 

по  дисциплине «Менеджмент» 

на тему: 

«Особенности труда руководителя» 
 
 

      Выполнили:

Ганеев  Вадим

Рыбакова  Ирина

Дадамян Марина

Слесарева Карина

Евстратов Николай 

студенты  группы

БО-301

Преподаватель:

Семенова  А.А. 
 

Москва 2010

 

Содержание:

 

1. Теоретическая часть

Введение

 

     В современных условиях от руководителя независимо от сферы его деятельности требуются знания и навыки в различных  областях: в законодательстве, экономике, финансах, психологии, делопроизводстве, этике и т.д., каждая из которых требует овладения специальными техниками и приемами. Среди всех ресурсов любой организации одними из наиболее ценных и трудно управляемых являются ПЕРСОНАЛ и ВРЕМЯ.

     Часто руководители на вопрос «Чего Вам  не хватает для успешной деятельности?» отвечают: «Времени и толковых эффективных специалистов!». Действительно, так часто мы, даже не будучи руководителем, а просто выполняя какую-либо работу, отмечаем хроническую нехватку времени, нам постоянно приходится лавировать среди множества сложных и мелких задач, что говорить, когда руководителю необходимо организовать не только свое время, но и время специалистов, находящихся в подчинении! Умение правильно ставить задачи, распределять их по степени срочности и важности, выбирать исполнителя и делегировать работу во многом помогают руководителю действительно «управлять» временем, а не быть в плену обстоятельств.

1.1 Особенности управления временем

 

     Время - специфический ресурс: его всегда не хватает, оно быстротечно и безвозвратно. Масса изречений о времени свидетельствуют об особенностях и ценности этого ресурса: «Время-деньги», «Сделал дело - гуляй смело», «Делу - время, потехе - час», «Деньги пропали - наживешь, время пропало - не вернешь» и т.п.. В самих пословицах ощущается его измеримость, необходимость распределения.

     Петер Дрюкер, один из основоположников теории менеджмента, возвел время в ранг самого приоритетного ресурса, сказав однажды, что пока не управляешь временем, ничем другим управлять нельзя.

     Способность управлять временем дает человеку дополнительные возможности в отведенный лимит времени сделать больше и лучше, способность влиять на события, успевать, планировать будущее, не стать заложником авралов и «текучки».

     Эффективное использование времени - это такое же умение, как водить машину. Невозможно увеличить время, но его можно спланировать, овладев достаточно простыми методами и приемами.

     Современный менеджмент (а его справедливо можно отнести к области научных знаний) предлагает сегодня целый спектр методов и приемов, управления временем своим собственным и персонала.

     С точки зрения рациональной организации времени  различают разное поведение персонала  перед постановкой  выполнения задач  в привязке ко времени:

• стратегию «активного учета социальных нормативов с учетом личных интересов» (человек выполнит задание в срок, если лично мотивирован);
• стратегия «пассивного приноравливания к внешним временным требованиям» (человек покорно подчиняется планам, но не прилагает никаких усилий для их выполнения, появляется угроза невыполнения работ в срок, в этом случае необходим жесткий контроль и «карающие санкции»);
• стратегия «активного игнорирования нормативов времени» приводит к безнадежному отставанию, к дезориентации в происходящем, к личной профессиональной непригодности. Искусство руководителя заключается в том, чтобы найти пересечение стратегии личности и организации.

     Время имеет разные единицы  измерения - эта особенность времени учитывается при составлении планов организации и персонала. Работа будет выполнена в тот срок, в зависимости оттого, как установлено время для исполнения («в течение недели», «срочно», «до 10 августа», «в период с 1 по 10 августа», «в первом квартале», «в течение трех лет», «все задачи в указанной последовательности», «в соответствии с календарным планом работы отдела», «в соответствии с регламентом работы администрации», «в первой половине дня», «по мере необходимости» и т.д.).

     Составление плана проведение того или иного мероприятия имеет важное значение  в организации труда руководителя.

     Пример  из жизни: Вы планируете принять с докладом участие в совещании по очень важному для Вас вопросу. Для этого работали всю ночь, готовили доклад, т.к. в течение рабочего дня у Вас были неотложные дела, запланировали быть к началу совещания, отменили ради него другие мероприятия в Вашем регламенте и ожидаете, что наконец-то поднимите проблему некачественных целевых программ. В результате могут случиться вполне реальные ситуации:

• Вы опоздали к началу совещания по N-причинам - на Вас «смотрят косо, Вы уже потеряли сторонников.
• Вы не можете сопроводить доклад презентацией, т.к. слайды записаны в Power Point версии 2007 и несовместимы с техникой, подготовленной в зале совещания.
• В совещании участвуют люди, которым не интересна тема Вашего доклада, они против, чтобы Вы «закручивали гайки» относительно качества целевых программ - Вы обрели противников.
• Вы подробно, но очень долго объясняли разницу между результативностью и эффективностью программ, чтобы продемонстрировать, что на все принятые программы не хватит средств в планируемом бюджете и т.д. и т.п.

     Вывод: цели благие - но они не достигнуты из-за недостатков планирования мероприятия.

     Как можно было бы улучшить планируемый результат?

1. Продумайте, сколько времени Вам потребуется, чтобы добраться к месту проведения совещания, подумайте, что может помешать, попытайтесь «подстраховаться» запасом времени на транспорт, например, не отвечайте на телефонные звонки уже при выходе из кабинета и т.п.
2. Дайте поручение Вашему секретарю (если он у Вас есть, если нет, то кому-нибудь из подчиненных) созвониться с организаторами и уточнить технические параметры аппаратуры в зале проведения совещания.
3. Поручите секретарю уточнить список участников совещания, если в нем нет «необходимых для Вас слушателей», откажитесь от участия в совещании, организуйте его сами при другой аудитории.
4. Готовьте выступление заранее, запланируйте для этого время в своем регламенте.
5. Говорите понятным для слушателей языком: не все понимают разницу между результативностью и эффективностью, покажите на диаграмме, сколько программ реализовано, сколько бюджетных средств было потрачено, какие результаты получены, сколько средств потребуется на все программы в бюджете будущего года - все сразу.
6. Внесите Ваши предложения, что необходимо сделать.

1.2 Принципы планирования времени руководителя

 

     Для эффективного планирования времени  необходимо соблюдение определенных принципов  и правил.

     Соблюдение  соотношения 60:40: Очевидно, что невозможно всю деятельность в течение рабочего дня распределить во времени, никто не застрахован от возникновения незапланированных мероприятий, встреч, телефонных переговоров, поручений и т.п. Деятельность руководителя требует взаимодействия с людьми, участия в мероприятиях вне рабочего места, обмена информацией, поэтому исходя из практики, принято планировать 60% располагаемого ресурса времени на решение задач, которые уже известны, а оставшиеся 40% оставлять в качестве резерва для неожиданных посетителей, незапланированных звонков, непредвиденных экстренных поручений, недооценки продолжительности запланированных мероприятий, так называемых «пожирателей времени», но стремиться к их сокращению, применяя технику инвентаризации времени.

     Принцип комплексности: Чтобы составить хороший план времени, необходимо знать весь круг задач, мероприятий и видов деятельности, выполнение и решение которых потребует времени.

     Принцип приоритетности: Поскольку ресурс времени ограничен, а перечень задач, как правило, велик, следует распределить все задачи по степени их важности и срочности. Для этого применяются разные горизонты планирования: долгосрочный, среднесрочный, и краткосрочный (оперативное планирование).

     Определение приоритетности дел включает ряд пунктов:

1. Необходимо четко представлять важность и срочность дел, научиться распределять дела по степени их важности и срочности.
2. Планирование деятельности: установить последовательность дел.
3. Делегирование всего, что может быть выполнено без участия руководителя, чтобы зарезервировать достаточно времени для выполнения сложных, важных и срочных дел.
4. Координация: самого себя относительно составленного плана и подчиненных, которым была делегирована часть задач.

 

     Принцип регулярности, системности  и последовательности: Планированием времени и выполнением составленных планов следует заниматься систематически, а не время - от времени, начатые дела следует доводить до конца и учитывать при составлении плана на новый период времени незавершенные дела, которые не потеряли своей актуальности.

     Принцип реалистичности: Планировать следует только тот круг задач и дел, с которыми руководитель, либо подчиненные в состоянии справиться. Следует также учитывать и реально располагаемый в планируемом периоде ресурс времени

     Принцип восполнения потерь времени: Не раз упоминалось, что время-ресурс специфический, поэтому несмотря на его планирование, в практической деятельности нередки «потери времени», которые следует восполнять по возможности сразу же и не откладывать «на потом». Лучше «переработать в этот же вечер» и не начинать следующий день с незавершенных дел.

     Принцип целенаправленности результативности: При планировании следует фиксировать цели и результаты, а не просто какие-либо действия, чтобы деятельность изначально была направлена на достижение определенных целей и результатов. При постановке задач подчиненным следует четко формулировать, что именно они должны выполнить за отпущенное время.

     Принцип нормирования и точности: Опыт показывает, что хотя ресурс времени и невосполним, если не установлены четкие сроки, интервалы для выполнения деятельности, она может поглотить весь ресурс времени, поэтому при планировании следует задавать точные временные нормы, устанавливая для выполнения задания столько времени, сколько оно действительно требует. Следует также фиксировать в плане точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

     Подконтрольность: Сроки и продолжительность выполнения запланированных работ и задач следует постоянно контролировать в целях своевременной корректировки в процессе исполнения.

     Принцип согласованности  и взаимодействия: Деятельность, как правило, выполняется человеком во взаимодействии. Этот принцип является ключевым при организации деятельности в форме процессов, а также при составлении должностных регламентов. Поэтому даже в случае выполнения отдельных видов работ одним исполнителем, его деятельность в целом осуществляется во взаимодействии, следовательно, планы времени подлежат согласованию. План руководителя подлежит согласованию с планом деятельности его секретаря, подчиненных, коллег, непосредственного руководителя верхнего уровня.

     Принцип делегирования: В зависимости от сложности выполнение задач может быть делегировано руководителем своим подчиненным. Техника делегирования позволяет распределить время руководителя на решение наиболее сложных и важных задач и за счет делегирования «потенциально увеличить ресурс времени», отпущенный на выполнение комплекса работ. За счет делегирования в целом достигается большая эффективность времени.