Методика расчета штатного расписания

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Оглавление 

Введение                                                                                             3

Глава  1  Основные понятия: «штат» и «штатное расписание»       5      

Глава  2   Методика расчета  штатного расписания       9

            2.1  Расчет штатного расписания                                            9               

            2.2  Внесение изменений в штатное расписание                 25

Заключение                                                                                          27

Приложение                                                                                         29

Список использованной литературы                                               30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

          В  условиях необходимости  стабилизации и подъема экономики,  роста эффективности  труда руководителей, специалистов и служащих и усиления их  воздействия  на  конечные результаты работы организаций возрастает потребность  в  обоснованном  установлении их численности, в выявлении резервов  для сокращения излишней численности работников за счет более рационального  использования  фонда  рабочего  времени  и установления оптимальной  их  нагрузки,  которая  позволяла  бы сохранить не только прежний уровень эффективности их труда, но и повысить его.

          Указанные       обстоятельства       усиливают      необходимость совершенствования   системы   межотраслевых,   отраслевых   и  местных нормативных материалов.

     В  связи  с  этим особое значение имеет  многоцелевое, эффективное применение  межотраслевых и отраслевых нормативов по труду в бюджетных организациях.

     Нормативная  база  бюджетной организации должна быть комплексной, т.е.  состоять  из  разных  видов  норм и нормативов различных уровней укрупнения.  Она должна  иметь многоцелевое  назначение,  а именно: обеспечение  обоснованного установления штатной численности работников организации   и   их   функциональных   подразделений,   распределение численности   работников   по   должностям,  профессиям,  установление нормированных  заданий,  определение  трудоемкости  работ,  подготовка должностных инструкций и штатных расписаний.

     В соответствии с изменениями в  экономическом и социальном развитии страны существенно меняется и политика в области нормирования и оплаты труда, социальной поддержке и защиты работников. Многие функции государства по реализации этой политики возложены непосредственно на предприятия, которые самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, материального стимулирования его результатов. Понятия нормирование и оплата труда тесно взаимосвязаны. Для начала нужно дать определение каждому из них.

     Нормирование  труда – это часть организации  труда на предприятии. Под нормированием  труда понимают процесс установления научно-обоснованных норм затрат труда на выполнение работ. Научно-обоснованные нормы предполагают учет технических и технологических возможностей производства, учет особенностей применяемых предметов труда, его физиологически оправданную интенсивность, нормальные условия труда.

     Понятие «оплата труда» наполнилось новым  содержанием и охватывает все  виды заработков (а также различных  видов премии, доплат, надбавок и  социальных льгот), начисленных в  денежных и натуральных формах (независимо от источников финансирования), включая денежные суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за не проработанное время (ежегодный отпуск, праздничные дни и тому подобное).

     Таким образом, трудовые доходы каждого работника  определяются его личным вкладом  с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируется налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда работников всех организационно-правовых форм собственности устанавливаются законодательством. Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений, в том числе в области оплаты труда работников, становится коллективный договор предприятия, в котором фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию предприятия. Оплата труда работников предприятия производится, как правило, на основе должностных окладов, которые устанавливаются в соответствии с должностью и квалификацией. Схема должностных окладов отражается в штатном расписании предприятия. До введения в действие постановления Госкомстата России правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. Поэтому каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания, особенно для малых и средних компаний любой сферы деятельности (в том числе и промышленности), вообще ставилась под сомнение. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 года № 26 утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» (приложение 1). Поэтому в своей работе я попробую разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним. 

     1. Основные понятия: «штат» и «штатное расписание»

     Штат  – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

     Различные источники дают различные определения  понятию «штатное расписание», но, в  принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

     Штатное расписание - локальный нормативный  акт, в котором в сводном виде фиксируется сложившееся на предприятии  разделение труда между работниками, отраженное в должностных (рабочих) инструкциях, а также указывается  фонд заработной платы.

     Штатное расписание является весьма удобным инструментом для работодателя, выполняющим сразу несколько функций. Так, штатное расписание: 
— позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее

структурные подразделения);

— закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии); 
— позволяет проследить систему оплаты труда для работников структурных подразделений;

— устанавливает  и закрепляет размеры надбавок;

— облегчает  отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

     Штатное расписание, как правило, группирует должности по подразделениям и позволяет  сравнивать эти подразделения по численности занятых в них  работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Данная группировка позволяет осуществлять анализ загрузки работников, объем и качество выполняемых ими работ, целесообразность разделения труда, а так же вопросы нормирования и качества труда.

     Штатное расписание — кадровый документ, который есть в большинстве организаций.

     В ТК РФ штатное расписание упоминается  в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений и в ст. 57, согласно которой  существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

     Штатное расписание используется не только для  определения уровня оплаты труда, но и для закрепления структуры управления предприятием; нормирования численности работников, в том числе в профессионально-квалификационном разрезе; контроля за административно-управленческими расходами, как основание для установления доплаты за увеличение объема работ. Как нормативный документ штатное расписание может выполнять функцию социальной защиты: индивидуальные условия оплаты по трудовому договору с работниками не должны быть ниже предусмотренных штатным расписанием и коллективным договором.

     Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это гарантированно дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать 1-2 раза в год, путем индексации окладов и тарифных ставок. Существуют три самых распространенных способа индексации заработной платы сотрудников:                                                

     - путем установления заработной  платы и персональных надбавок  в долларах с расчетом рублевого  эквивалента ежемесячно по среднему  курсу ЦБ РФ;

     - путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям;

     - путем установления заработной  платы в рублях с введением  индексного коэффициента на уровень  инфляции. Например, если годовая инфляция 5%, то размер коэффициента – 1,05 для всех работников.

     В целях сохранения коммерческой тайны (размера заработной платы и перечня  должностей) штатное расписание (форма  Т-3) обычно составляется в двух экземплярах  для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только соответствующие части штатного расписания, а в отделы кадров – информация по вакантным должностям.

     Необходимо  отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии). В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения. 
 

     2. Методика расчета  штатного расписания

     2.1 Расчет штатного расписания

     Прежде  чем приступить к составлению  штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

     Однозначно  обозначить, где лежит граница  ответственности за составление  штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления штатного расписания, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

     Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

     Заполнение  унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с  наименования организации — оно  должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое  значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

     Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное  расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную  нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

     Дата  документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

     Постановлением  Госкомстата России, которым введена  унифицированная форма № Т-3, предусмотрено  утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого  в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.