Контроль в менеджменте

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Менеджеры еще очень далеки от того, чтобы прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и  проблемы, возникающие при анализе  ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, задолго до того, как возникли первые идеи науки управления:

«Когда умный  человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их» [7].

Одна из важнейших  причин необходимости осуществления  контроля состоит в том, что любая  организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными результатами, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей [15].

Итак, определяя  успехи и неудачи организации  и их причины, мы получаем возможность  достаточно быстро адаптировать организацию  к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

 Одним из  основных компонентов, составляющих  содержание управления, являются  функции. Таким образом, для  выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Каждая функция  менеджмента представляет собой  сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Анри Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в  начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.

Но очень  часто говорят лишь о четырех  функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.

Концепция российского  менеджмента как процесса  выполнения взаимосвязанных функций планирования, организации, координирования и регулирования, мотивации, контроля объединила ряд теорий управления, в частности, школу научного управления, административную теорию,  бихевиористическую школу, исследующую тенденции поведения людей исходя из развития потребностей и формирующейся теории мотивации. В дельнейшем развитии процессная модель менеджмента уточнялась и расширялась, углублялась вследствие применения к менеджменту методологии системного и ситуационного подходов, социологических исследований, экономико-математических методов и моделирования.

Сущностная  характеристика  менеджмента - это  функция или вид деятельности по руководству людьми. Эту особенность  любого вида управления отмечала Мэри Паркер Фоллет в определении менеджмента как обеспечения выполнения работы с помощью других лиц. В процессе развития менеджмента сущность управления получила трактовку “воздействия” на  людей для согласования и упорядочения их действий в совместном труде посредством мотивации поведения.

Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции, выступающие  общим условием управления социальными  и социально-экономическими процессами. Процесс воздействия будет реальным при его завершении в производственно-хозяйственной деятельности, где применяются любые средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т.е. менеджера. Данная группа функций объединяется процессом выработки  и реализации управленческого решения, имеющим универсальные этапы в определенной их последовательности, которые можно трактовать как группы функций менеджмента, т.е. видов деятельности по выработке и реализации управленческих решений.

Сущностная  особенность менеджмента обуславливает  наличие менеджера - субъекта управления, профессионального управляющего, прошедшего специальную подготовку, дающую ему  право на выполнение функций по руководству  людьми.

В рыночных условиях должны закрепляться не только функции, но и ресурсы, связанные с выполнением  данных функций и принятием решений, конкретные виды ответственности за результативность менеджмента.

 

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ  «IBB» ОТЕЛЬ

 

 

2.1 Общая характеристика  предприятия «IBB» отель

 

В качестве объекта  исследования была выбрана гостиница «IBB» отель.

Которая располагается  по адресу: г. Минск ул. Газеты Правды, 11. Гостиница была создана в соответствии с законодательством Республики Беларусь и является совместным белорусско-немецким предприятием. Белорусские Учредители «IBB» отель: закрытое акционерное общество «Белорусский спутник» (20% уставного фонда), Минский городской исполнительный комитет (15% уставного фонда), открытое акционерное общество «Сберегательный банк «Беларусбанк» (15% уставного фонда). Немецкий учредитель: международный образовательный центр, общественно-полезное общество с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд (50% уставного фонда).

«IBB» создан по примеру немецкой Академии образования, получил поддержку федеральной земли Северный Рейн – Вестфалия, евангелической церкви Вестфалии, а также многочисленных спонсоров и частных лиц. Уставный фонд составляет 7 156938 долларов США, в том числе 4946938 долларов США – ранее сформированный уставный фонд и 2210000 долларов США – дополнительный денежный вклад Международного образовательного центра, общественно-полезного общества с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд.

Для «IBB» характерен линейный тип структуры. Верхнюю ступень управления согласно уставу занимают 2 директора: с немецкой стороны – Астрид Зам (директор IBB), с белорусской – Виктор Федорович Балакирев (председатель дирекции IBB). Оба директора наделены одинаковыми правами и участвуют в равной степени в принятии решений. Для упрощения ведения документации документы подписываются только белорусским директором.

В IBB имеются следующие структурные подразделения: ресторан – менеджер Елена Ластовская, гостиница – менеджер Дмитрий Савостеня, образовательный центр – менеджер Ольга Пилипович, технический отдел – руководитель Игорь Фокин, бухгалтерия – главный бухгалтер Светлана Бурдыко, историческая мастерская – руководитель Кузьма Козак. Менеджер подразделения наделен всеми полномочиями, осуществляет все функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого проходят все команды управления, управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Вместе с тем образовательный центр является связующим звеном среди структурных подразделений, так как основная задача IBB это организация мероприятий, а затем уже сопровождение ресторанным и гостиничным обслуживанием.

Служба приема и размещения, служба эксплуатации номерного фонда входят в структурное подразделение «гостиница». В подчинении менеджера гостиницы находится персонал стойки приема и размещения, специалисты отдела бронирования и аренды, горничные и уборщицы общественных помещений.

Штатная структура предприятия состоит из следующих отделов: бухгалтерия, отдел образовательных услуг, отдел маркетинга, технический отдел, отдел охраны, гостиница, ресторан.

Списочная численность  на предприятии составляет 80 человек, в том числе производственный персонал - 47 человек, административно-обслуживающий персонал – 23 человека.

IBB – это своеобразный комплекс, в который входят также конференц-центр, гостиница и ресторан «Вестфалия». В соответствии с целями деятельности и законодательством Республики Беларусь предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

- сдает в  аренду офисные помещения, в  особенности международным организациям  и фирмам;

- предоставляет  услуги третьим лицам, за счет  прибыли от которых финансируется  техническое обслуживание центра;

- предоставляет услуги гостиницами и ресторанами;

- осуществляет  операции с недвижимым имуществом;

- осуществляет  туристскую деятельность (проведение  экскурсий по городу);

- осуществляет  предоставление прочих услуг  потребителям;

- предоставляет  социальные услуги без обеспечения проживания;

- осуществляет  деятельность по организации  отдыха и развлечений, культуры  и спорта;

- предоставляет  индивидуальные услуги;

- осуществляет  издательскую деятельность;

- занимается  образовательной деятельностью;

- занимается деятельностью, связанная с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы и трудоустройством граждан Республики Беларусь за границей.

В сотрудничестве с Дортмундским Международным образовательным  центром Минский МОЦ:

- проводит собственные  многочисленные образовательные мероприятия с использованием собственных и спонсорских средств. Основной акцент в сфере образовательной деятельности IBB ставится на таких темах как «Взаимопонимание и примирение», «Беларусь и Европа», «Школа журналистики», «Церковь и общество», а также «Человек и окружающая среда»;

- занимается  организацией образовательных поездок  для немецких групп;

- ежегодно устраивает  партнерские конференции для  общественных объединений и гражданских  инициатив из Германии и Беларуси;

- координирует  реализацию Программы поддержки  Беларуси федерального правительства  Германии.

Потребителями услуг IBB являются все слои населения, т. к. центр предлагает широкий выбор услуг. Среди них можно выделить бизнесменов, представителей международных коммерческих и некоммерческих организаций (ООН, ОБСЕ), иностранных туристов. Постоянными клиентами являются: Представительство ООН в РБ, Всемирная Организация Здравоохранения, бизнес-школа «ИПМ», Кока-Кола Бевриджиз Белоруссия, Пивоваренная компания «Сябар», Бритиш-Американ Тобакко, Роберт Бош АГ, Приорбанк, Представительство BASF, КРАВТ, NYCOMED, транспортно-экспедиторская компания ASSTRA, Международная организация по миграции, Белорусское общество Красного Креста и многие другие.

Таким образом, гостиничное предприятие «IBB»  достигает удовлетворение потребностей своих клиентов, предлагая широкий  набор услуг, отвечающих запросам различных целевых аудиторий. Данное обстоятельство подтверждается положительным имиджем гостиницы, а также наличием постоянным клиентов.

Итак, ознакомившись  в общих чертах с деятельностью  выбранного для изучения туристического предприятия, целесообразно перейти  к анализу реализации функций контроля.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ реализации  функции контроля в «IBB» отеле

 

Рассмотрим  и проанализируем применение в практике гостиницы такой функции менеджмента  как контроль.

Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице «IBB»  стоит отметить и следующие:

1. Надзор за  работой подчиненных;

2. Анализ документов;

3. Вызов и  заслушивание;

4. Запрашивание  письменных отчетов;

5. Проведение  планерок;

6. Аттестация;

7. Аудит;

8. Инвентаризация.

На предприятии  осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.

Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний  контроль гостиничного предприятия, а  именно:

- Министерство  ЖКХ РБ – утверждают правила  проживания;

- Налоговая  инспекция по центральному району  г.Минска – проверяет правильность и своевременность уплаты налогов;

- Фонд занятости  – следит за наличием вакансий;

- МЧС – следит  за пожарной безопасностью;

- санстанция;

- Госстандарт;

- Минспорта;

- Мингорисполком;

- Организации  гостиничного хозяйства.