Контроль как функция менеджмента

Негосударственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«ЗАПАДНО-УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

(НОУ ВПО ЗУИЭП)

г. Пермь

                                                Экономический факультет

                                                Специальность «налоги и налогообложение»

                                                    Кафедра финансов, кредита и экономического

                                                           анализа                                                  

 

 

.

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Менеджмент»

Название темы: «Контроль как функция менеджмента»

Выполнила:

студентка III курса (ЭН-2009)

Брызгалова Ю. В.

Проверил:

к. э. н.

                                                                         Юнусова Т.А.

                                              

 

Пермь 2011г.

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Сущность контроля……………………………………………………………4
2. Технология контроля………………………………………………………….6
3. Методы контроля………………………………………………………………6
1. По периодичности …………………………………………………..6

3.1.1. Предварительный контроль………………………………….6

3.1.2. Текущий контроль…………………………………………….9

3.1.3. Заключительный контроль…………………………………11

         3.2. По отношению к организации………………………………………..12

                   3.2.1. Внешний контроль…………………………………………...12

                   3.2.2. Внутренний контроль………………………………………13

         3.3. По уровню управления………………………………………………..14

                   3.3.1. Финансовый контроль………………………………………..14

                   3.3.2. Административный контроль………………………………..14

4. Аспекты управленческого контроля………………………………………15
1. Установление стандартов………………………………………….15
2. Сопоставление результатов………………………………………17
3. Подготовка корректирующих действий………………………….18

Заключение……………………………………………………………………….20

Список использованной литературы…………………………………………...21

 

Введение 

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цели в какое-то определенное время, день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию  отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Поэтому тему контроля как функции управления я считаю актуальной в наши дни. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Цель данной работы: Изучение функции контроля в менеджменте. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

1. Определить сущность контроля в менеджменте;

2. Узнать какие методы контроля существуют;

3. Изучить аспекты управленческого  контроля

 

1. Сущность контроля

Слово «контроль» как и  слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для руководителя, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.¹

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, при успешном функционировании организации. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её  усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. К сожалению, хотя большинство руководителей хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

 

Главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Эффективный контроль увязывается не только с процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля. Чрезмерный контроль над людьми, тем более из недоверия, следует избегать. Иногда нужно, максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения своих обязанностей и проверять лишь самое важное - результаты.

С другой стороны, продолжительное  отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим  о безразличном отношении руководства  к людям, делам организации или  подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию.

Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций контроля требует от них не только формального  положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения  к ним коллег и подчиненных.²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Технология контроля 

В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

1-я группа представляет  собой процесс выбора концепции  контроля и включает систему,  процесс или частные проверки; определение предмета и цели  контроля; определение контролирующего  органа.

2-я группа представляет  собой процесс определения норм  контроля и содержит этические,  правовые, производственные и другие  нормы.

3-я группа представляет  собой процесс определения объема  и области контроля, который может  быть полным, сплошным, эпизодическим,  выборочным, финансовым и т.п.  Контролю может подлежать качество  продукции, производительность труда  и т.д. 

4-я группа объединяет  в себе методы или виды контроля, например, предварительный, текущий, заключительный и др.

5-я группа представляет  процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность  контроля.³

3. Методы контроля

3.1. По периодичности

3.1.1. Предварительный  контроль

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управлениях к работе.

Контроль за персоналом призван  определить готовность его к решению  предусмотренных задач, понимание  людьми целей своей деятельности, знание прав и обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Предварительный контроль затрагивает состояние материальных и финансовых ресурсов организации или соответствующего подразделения, их наличия, соответствие потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. ⁴

В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.⁵

Материальные  ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.⁶

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные  моменты. Он имеет разновидности: диагностический  и терапевтический. Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет  не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.⁷

 

3.1.2. Текущий контроль

Как это собственно следует  из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в  ходе проведения работ. Чаще всего его  объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного  начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих  проблем и  предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти  в серьёзные трудности для  всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов. Полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.