Коммуникации и их значение для эффективного функционирования организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Основы менеджмента»

На тему: «Коммуникации и их значение для эффективного функционирования организации»

Выполнил студент

____________________                  

(подпись)

Научный руководитель

____________________

(подпись)   

Работа защищена

«___» __________20__г.           

Оценка:_____________

____________________

(подпись) 

Урюпинск 2010г.

Содержание

Содержание………………………………………………………………………..2

Введение………………………………………………………………………...…3

Глава 1. Коммуникация и коммуникационный процесс……………………….4

1.1 Коммуникация и ее виды. Коммуникационный процесс…………………..4

1.2 Способы коммуникации. Коммуникативные барьеры……………………10

Глава 2. Коммуникации в организации………………………………………...15

2.1 Виды коммуникаций в организации и их значение…………………….....15

2.2 Коммуникации во внешней среде организации и внутренней среде организации……………………………………………………………………...19

Глава 3. Значение коммуникаций в функционировании организацией……...25

3.1 Значение коммуникации в управлении организацией…………………….25

3.2 Оптимизация управленческого процесса с помощью совершенствования коммуникаций……………………………………………………………………29

Заключение…………………………………………………………………….... 36

Список литературы………………………………………………………………37

Введение

Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информа­ционных коммуникациях как средствах или формах связи.

Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу ин­формации от человека к человеку. В организационном контексте поня­тие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувства­ми, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффек­тивна в области коммуникации, она эффективна и во всех других ви­дах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руково­дство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим яв­ляется коммуникационный процесс. Это определяет актуальность проблемы коммуникации в организации.

Важнейшей задачей руководства компании является создание ус­ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании нефор­мального общения, на поддержке общения материальными средства­ми и т.д.

Цель данной курсовой работы: проанализировать  коммуникации и коммуникационный процесс, его значение для функционирования организации, а также – барьеры, затрудняющие коммуникацию в организации  и способы ее оптимизации.

Методы научной работы: анализ и синтез, включенное наблюдение, сравнение, индукция и дедукция.

Глава 1. Коммуникация и коммуникационный процесс

1.1. Коммуникация и ее виды. Коммуникационный процесс

Понятие коммуникации. Коммуникацию можно считать необходимым и всеобщим условием жизнедеятель­ности человека и одной из фундаментальных основ существования общества. Общество — не столько совокупность индивидов, сколь­ко те связи и отношения, в которых данные индивиды находятся друг с другом. Во многом именно этим и объясняется столь при­стальный интерес к коммуникации со стороны представителей самых разных научных направлений. История общественной мысли свидетельствует, что фило­софы и социологи, политологи и культурологи, психологи и педа­гоги, управленцы, лингвисты и журналисты всегда, в той или иной мере, обра­щались к проблемам человеческого общения. Однако каждый новый исследователь, столкнувшийся с ними, обнаруживал, что коммуникативная проблематика оказывается едва ли не самой сложной и многогранной. Это объясняется тем, что коммуникативная проблематика столь же безгранична и разнообразна, как и само человеческое об­щество [1].

Приведем лишь некоторые определения, встречающиеся в лите­ратуре:

      Коммуникация — механизм, посредством которого обеспечивается существова­ние и развитие человеческих отношений, включающий в себя все мыслительные символы, средства их передачи в пространстве и сохранения во времени (Ч. Кули).

      Коммуникация — обмен информацией между сложными динамическими систе­мами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать (Л. Урсул).

      Коммуникация — в широком смысле социальное объединение индивидов с помо­щью языка или знаков, установление общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности (К. Черри).

      Коммуникация есть информационная связь субъекта с тем или иным объектом — человеком, животным, машиной (М. Каган).

      Коммуникация — это прежде всего способ деятельности, который облегчает вза­имное приспособление поведения людей... Коммуникация — это такой обмен, кото­рый обеспечивает кооперативную взаимопомощь, делая возможной координацию действий большой сложности (Т. Шибутани) [15].

      Коммуникация — это акт отправления информации от мозга одного человека к мозгу другого человека (П. Смит, К. Бэрри, А. Пулфорд).

      Коммуникация (биол.) — это передача сигналов между организмами или частями одного организма, когда отбор благоприятствует продуцированию и восприятию сигналов. В процессе коммуникации происходит изменение информации и взаим­ная адаптация субъектов (Д. Льюис, Н. Гауэр).

      Коммуникация — специфический обмен информацией, процесс передачи эмо­ционального и интеллектуального содержания (А.Б. Зверинцев, А.П. Панфилова) [1].

Приведенные определения (а это лишь малая их часть) свиде­тельствуют о многоаспектности понятия «коммуникация», в кото­ром можно условно выделить следующие основные значения:

- универсальное (предельно широкое), при котором комму­никация рассматривается как способ связи любых объектов ма­териального и духовного мира;

- техническое, соответствующее представлению о коммуни­кации как о пути сообщения, связи одного места с другим, сред­ствах передачи информации и других материальных и идеаль­ных объектов из одного места в другое (А.В. Соколов использует понятие «пространственная коммуникация» для характеристи­ки данного аспекта коммуникации);

- биологическое, широко используемое в биологии, особен­но в разделе этологии, при исследованиях сигнальных способов связи у животных, птиц, насекомых и т.д.;

- социальное, используемое для обозначения и характеристи­ки многообразных связей и отношений, возникающих в челове­ческом обществе.

В рамках теории организации мы будем рассматривать социальные ком­муникации и коммуникационные процессы в организации  или непосредственно связанные с жизнедеятельностью организации, т.е. – специфической форме взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку, осуществляющейся при помощи языка и других знаковых систем [там же].

Когда упоминают коммуникацию в узком смысле слова, то, прежде всего, имеют в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.д. Первоначально этот процесс был непосредственно включен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его «выделение» - так называемая психологическая спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая спецификация [2].

Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации, а именно от коммуникатора к реципиенту (введение понятия «обратная связь» не изменяет сути дела), здесь возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми [там же].

Так как любая коммуникация является процессом передачи информации, то далее необходимо рассмотреть коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимного понимания не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

Канал – средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация [3].

В рамках нашей курсовой работы мы будем классифицировать коммуникации по типу объектов и по степени формализации.

По типу объектов:

- организация – внешняя среда;

- межуровневая (восходящая);

- межуровневая (нисходящая);

- горизонтальная;

- руководитель – подчиненный;

- руководитель – рабочая группа.

По степени формализации:

- формальные коммуникации;

- неформальные коммуникации.

Создавая информационную подструктуру организации деятельности, необходимо решить три задачи:

•  организацию коммуникативных сетей;

• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов – познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Далее следует рассмотреть некоторые понятия, касающиеся движения информации в организации.

Информационное сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому.

Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения.

Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу.

Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости [там же].

Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети [4].

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации [5].