Эффективность коммуникаций

Установлен факт, что чем сложнее и важнее для принятия организационных решений сообщение, тем чаще менеджеры предпочитают использование устных средств общения (телефонный или живой контакт), а также и то, что чем проще сообщение, чем менее оно важно для организации, тем чаще менеджеры предпочитают использовать письменные средства (письма, записки). Таким образом, большинство менеджеров склонны использовать то средство общения, которое эффективнее соответствует важности и значению для организации информации, которая должна приниматься или передаваться.

Информация, передаваемая отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации.

Основные типы невербальной коммуникации:

•  движения тела (жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы);

•  личные физические качества (строение тела, вес, рост, запах тела и пр.);

•  использование среды (способ использования и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории и др.);

•  физическая среда (дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум и пр.);

•  время (опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени и др.);

•  специфика речи (качества голоса, грамотность, частота речи, дикция, засоренность речи, смех, зевание и пр.).

Невербальные  коммуникации в большинстве случаев  имеют бессознательную основу, так  как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного  процесса и являются надежным индикатором  проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее сложно скрывать в любой межличностной коммуникации.

Существует дифференциация коммуникаций по признаку того этапа  организационного функционирования, на котором они играют превалирующую  роль. Это соответственно: коммуникация при приеме на работу, при ориентировке в круге служебных обязанностей, в самом процессе деятельности, в процессе ее оценки, в ходе дисциплинарного контроля над ней.

 

4. Специфика межличностных коммуникаций

Межличностные коммуникации — устное общение людей в одном  из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта — эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин значима  для успеха в управленческом процессе. Во-первых, решение большинства управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (руководитель с  подчиненными, сотрудники друг с другом) в рамках различных событий и  мероприятий. Во-вторых, межличностная  коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью  и двусмысленностью.

При осуществлении  межличностных коммуникаций в качестве отправителя и получателя выступают  отдельные индивиды. Межличностные  коммуникации реализуются путем  непосредственных контактов между  субъектами общения. Для такой коммуникации характерна тесная обратная связь, оказывающая  регулирующее воздействие на ход  общения, одновременное двустороннее сообщение. Психологический аспект общения существенно обогащает  процесс коммуникации. В одних  случаях само участие в коммуникации имеет доминирующую ценность, в других случаях коммуникация формализована в своих проявлениях, содержание и форма определяется ролевыми функциями сторон в общении. Такая форма коммуникации играет главную роль в формировании и социализации личности. Межличностная форма коммуникации имеет преимущественно стандартный, рациональный и инструментальный характер.

Среди информационной, экспрессивной, прагматической и социальной функции межличностной коммуникации социально значимые функции имеют наибольшее значение. Основой для теоретического обоснования межличностной коммуникации является теория речевой деятельности (Л. С. Выготский, А. Н. Леонтьев). Ключевыми факторами речевой коммуникации в данной теории выступают мотив и цель. Мотив соотносится с коммуникативной деятельностью и выполняет функцию побуждения субъекта к активности. Цель почти всегда является осознанной, в то время как мотив может осознаваться, но может быть и неосознанным. При достижении замысла мотив и цель могут совпадать. В процессе осуществления межличностной коммуникации важно правильно выявить мотив собеседника, особенно если смысл его высказываний не ясен.

Межличностная коммуникация может способствовать изменению  мнений и социальных установок индивидов, участвующих в обмене информацией. Получив какую-либо и значимую для них информацию, некоторые люди проверяют ее восприятие в межличностном общении, в результате чего могут укрепиться в своем мнении или в корне изменить отношение к рекламируемому товару или политическому имиджу лидера.

Вместе с тем  эффективность межличностной коммуникации будет определяться параметрами индивидов как коммуникативных личностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Эффективность коммуникаций

Для нормальной, эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка  информации. Многое зависит от самой  организации — как построена  ее коммуникационная структура, насколько  эффективны коммуникационные системы  и связи.

От достоверности  и своевременности получения  необходимых сведений в значительной степени зависит эффективность  управления, скорость и точность выполнения принимаемых решений и результативность контроля исполнения.

Сложности и проблемы, возникающие при передаче и приеме информации, указывают на то, что  для эффективной работы менеджера чрезвычайно важно, чтобы он обладал коммуникативной компетентностью.

Коммуникативная компетентность менеджера — это владение коммуникативными навыками и умениями, знание культурных норм, обычаев и этикета, ориентация в коммуникативных приемах и средствах и умение их использовать адекватно конкретной ситуации.

Для высокой коммуникативной  компетентности характерны способность  прогнозировать ситуацию, умение «вжиться» в нее и управлять ею.

Ее основой  является способность к саморегуляции, когда человек может создать адекватный ситуации эмоциональный настрой, что предполагает также умение понять состояние партнера и выразить собственное.

Коммуникативная компетентность может формироваться  как в процессе непосредственного  приобретения человеком социального  опыта из практики собственного общения, наблюдения за другими людьми, восприятия искусства и средств массовой информации, так и в процессе специального обучения — психологического тренинга.

Каждый менеджер должен постоянно повышать свою коммуникативную компетентность. С этой целью необходимо внимательно анализировать практику общения, находить ошибки и намечать меры по их исправлению. Следует учиться на опыте коллег, успешно осуществляющих коммуникационную деятельность, умения и навыки которых гармоничны и эффективны.

Формирование  эффективных коммуникаций в организации  достигается несколькими способами.

Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая  ее конкретизация на подцели для  соответствующих подразделений. Таким  образом, не возникнет необходимость дополнительных разъяснений и оптимизируются коммуникационные процессы в организации.

Во-вторых, выработка  соответствующего организационной  цели и детализированного плана, который регламентирует основные виды работ подразделений и их нормативы. Вместе с тем организационный  план является эффективным средством  регулирования деловых контактов  и контроля над значимыми коммуникациями.

В-третьих, грамотно выбранный тип организации (рациональная экономичность организационной  структуры, отсутствие повторяемых  подразделений и множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию и развитию эффективной коммуникативной сети.

В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется  справедливостью, понятностью для  сотрудников, открытостью и регулярностью.

Через коммуникативную  функцию осуществятся различные  управленческие функции деятельности, что подтверждается следующими данными: от 50 до 90% всего рабочего времени  руководителя заполнено коммуникациями. 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей (менеджеров) считают  неэффективные коммуникации главным  препятствием на пути достижения высоких  результатов их организации.

Качество коммуникаций может прямо влиять на степень  реализации целей. Это означает, что  для успеха индивидов и организаций  необходимы эффективные коммуникации.

Заключение

Управление опирается  на коммуникации, но оно и создает коммуникации. Формирование коммуникаций происходит в процессах работы с персоналом, распределения функций и полномочий, мотивации и контроля деятельности. Управление может вносить разлад в систему коммуникаций, вызывать напряженность в отношениях между людьми, создавать конфликтные ситуации и, наоборот, может нести дух партнерства и сотрудничества, доброжелательства и уважения, внимания и уверенности и тем самым формировать благоприятную систему коммуникаций и в дальнейшем опираться на них.

Коммуникации  выступают в качестве необходимой  ценности современного менеджмента. Эта ценность реализуется в каждом акте управленческой деятельности. Ее реализация должна сознательно закладываться в процессы и механизмы менеджмента.

Управление должно учитывать  и устанавливать определенный вид коммуникаций. Результат управления — это материализация его целей, функций, управленческих решений, это отражение интеграционного потенциала управления в его реальном виде и реальном существовании.

Благодаря коммуникациям  человек имеет возможность самовыражения, обогащения своего опыта, оценки своих  идей и мыслей, самоутверждения.

Человек всегда стремится к гармонизации своей  деятельности, и эта гармонизация в системе совместного труда проявляется как интеграция управления, т.е. такое объединение деятельности посредством коммуникаций, которое способно дать общий эффект, привести к общему результату и которое в процессе деятельности не рождает разрушающих конфликтных ситуаций.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Казначевская Г.Б. Менеджмент в экзаменационных вопросах и ответах [Текст]: Учебное пособие / Г.Б. Казначевская. - Ростов-на-Дону.: Феникс, 2002.- 317с.
2. Казначевская Г.Б. Менеджмент [Текст]: учеб. пособ. / Г.Б. Казначевская, И.Н. Чуев, О.В. Матросова . - 4-е изд. - Ростов-на-Дону.: Феникс, 2008.- 378с.
3. Коротков Э.М. Менеджмент [Текст]: учебник / Э.М. Коротков. - М.: Издаетльство Юрайт, 2011. - 640с.
4. Сергеев А.М. Организационное поведение: Тем, кто избрал профессию менеджера [Текст]: уч. пособие для вузов / А.М. Сергеев. - 2-е изд., стереотип. - М.: Издательский центр «Академия», 2006.- 288с.
5. Менеджмент [Текст]: учебник / отв. ред. Шапкин П.Д. - М.: Издательство Юрайт, 2011.- 690с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2