Эффективность коммуникаций

Содержание

Введение

1. Понятие коммуникации3

2. Коммуникационный процесс: элементы и этапы6

3. Сущность и разновидности  организационных коммуникаций12

    3.1. Внешнеорганизационные и внутриорганизационные коммуникации12

    3.2. Вертикальные и горизонтальные коммуникации13

    3.3. Вербальная  и невербальная коммуникации17

4. Специфика межличностных  коммуникаций19

5. Эффективность коммуникаций21

Заключение23

Список использованной литературы24

Приложение № 125

Приложение № 226

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Менеджмент —  это та сфера человеческой деятельности, где общение играет определяющую роль. От того, насколько грамотно построено общение, зависят результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением — процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведением их до понимания другими людьми. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80 % своего рабочего времени.

Понимание процессов  передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня. Сегодня опытный руководитель тратит большую часть рабочего времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Знания и умения в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует и оптимизирует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.

Важную роль при  осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие коммуникации

Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Координация может осуществляться посредством разнообразных форм, но прежде всего при помощи разнообразных контактов членов организации в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами. Таким образом, они являются весомым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление в  любой организации реализовывается  через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация. Используя и передавая те или иные данные, а также получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значительную роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие в ее разрешении.

В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

Коммуникационный  процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Коммуникация  — это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Коммуникация  (от лат. communicatio — «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле — обмен информацией между индивидами посредством общей системы символов.

Различают механистический  и деятельностный подход к коммуникации.

Коммуникация — в механистическом  подходе — однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения.

Коммуникация  — в деятельностном подходе — совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть понятие коммуникации с позиции некоторых аспектов.

С одной стороны, коммуникация — это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

С другой — коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

И наконец, коммуникация — это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

Основная цель коммуникации заключается в достижении принимающей стороной точного понимания отправленного сообщения.

 

 

 

2. Коммуникационный процесс: элементы и этапы

Коммуникационный  процесс — это процесс обмена информацией между двумя или  более людьми. Его цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигнуто —  коммуникация не состоялась, из чего следует, что активную роль играют в ней  обе стороны.

Коммуникационный  процесс — это взаимодействие совокупности элементов.

Базовые элементы коммуникационного процесса:

• отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение — непосредственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика может выступать непосредственно человек, также возможно и использование технических средств;

• канал — средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети). Каналом передачи может выступать сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании;

• получатель (адресат) — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой  смысл может быть искажен или  полностью утрачен.

Этапы обмена информацией:

• зарождение идеи;

• кодирование и выбор канала;

• передача сообщения;

• декодирование (интерпретация сообщения);

• обратная связь;

• «шум».

Данные этапы  проиллюстрированы в приложении № 1 в виде модели процесса коммуникаций.

1. Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается  с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи.

Важно помнить, что  идея еще не трансформирована в слова  или не приобрела другой такой  формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил  только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Существует связь  между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает  подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов  их работы, скорее всего, найдутся дельные  позитивные идеи для обмена информацией  на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя при этом слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.

Если канал  не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два (или больше) средства коммуникаций в сочетании. Процесс  усложняется, поскольку отправителю  приходится устанавливать последовательность использования этих средств и  определять временные интервалы  в последовательности передачи информации.

Исследования  показывают, что одновременное использование  средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

3. Передача. На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за сам процесс коммуникаций. Однако передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным  средством коммуникации, так как  при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл  сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование  информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл  слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность  и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность  и смысл интонации.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная  отправителем без использования  слов, взамен которых применяются  любые символы. Основные функции  невербальных средств — это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных  состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использованием невербальных символов для трансляции сообщений. Исследования показали, что 55% сообщений воспринимается через  выражение лица, позы и жесты, а 38% — через интонацию и модуляции  голоса. Это говорит о важности и необходимости изучения невербальных сигналов.

4. Декодирование.  После передачи сообщения отправителем  получатель декодирует его. Декодирование  — это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Если символы,  выбранные отправителем, имеют точно  такое же значение для получателя, последний будет знать, что  именно имел в виду отправитель,  когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не  требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.