Информация в системе менеджмента

     -по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и вероятность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с иной информацией);

     -по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

     Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

     Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство  фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В тот же час нужно иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.

     Информация  может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения. 
 

1.3. Характеристика  информационных потоков в организации 

     Поток информации характеризуется несколькими  параметрами  
[4, c. 317]:

     - формой представления;

     - объемом в единицу времени  (интенсивностью);

     -максимальной  интенсивностью;

     - задержками в передаче;

     -избыточностью;

     -дублированием;

     - нестабильностью;

     - погрешностью.

     Этапы движения информации

     Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

     На  втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит сдерживать одним каналом - сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть".

     На  третьем этапе происходит передача информации, а на четвертом ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

     Обратная  связь и помехи

     Отправитель любой информации постоянно ждет, что получатель каким-то образом  на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

     В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться  заблаговременно, облекаться в оптимальную  форму, соответствующую ситуации, возможности  восприятия партнером (а не своему удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть довольно слабыми, то за реакцией партнеров нужно чутко наблюдать.

     Устойчивая  обратная связь позволяет существенно  повысить надежность обмена информацией  и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл. К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, мак и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций нужно удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом "как поняли?", на который обычно в любом случае отвечают положительно.

     Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся товарищ к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход "до добра" не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но благожелательно воспринимая поступающие сведения.

     Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его  важности. Этот интерес нужно развивать, доводя до сведения партнера выгоды, которые  он может иметь, относясь к информации должным образом, и убытки, связанные с ее игнорированием.

     Препятствием  обмену информацией могут служить  и "технические неполадки". К  ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью  которых информация передается, вызванное  различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями, либо слабым знанием языка.

     Часто вербальная, то есть передаваемая с  помощью слов, информация искажается невербальным "довеском", которые  также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно.

     Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических  и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени.

     Коммуникации  между уровнями и подразделениями.

     Информация  перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням менеджмента рассказывается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с  низших уровней на высшие может влиять на производительность.

     Коммуникации  между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

     К примеру, в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут  периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

     Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации [11, с. 188].

     Коммуникации  руководитель-подчиненный. Некоторые  из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с поставленной задачей мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

     Коммуникации  между руководителем и рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет вероятность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать совместно, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

     Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

     Неформальные  коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи "витают вблизи автоматов с охлажденной водой, по коридорам в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами" [11, c. 189]. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа то между нами".

     Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 
 
 
 

2. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения 

2.1. Кодирование  информации 

     Код - это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.

     Кодирование - это замена общепринятого представления  реквизита на систему условных обозначений.

     Используемые  системы кодов экономической  и технологической информации классифицируют по:

     - количеству знаков (одноразрядные  и многоразрядные);

     -системе  построения (порядковые, серийные, позиционные,  специальные);

     -форме  представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые) [4 с. 322].

     При порядковой системе шифровка осуществляется посредством натурального ряда чисел. Эта система наиболее проста, но целесообразна только при небольшом  размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому из них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.

     Выбор системы кодирования учитывает  особенности процедур обработки  массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте  появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней менеджмента и предприятий-партнеров. 

     2.2. Безопасность информации 

     Проблемы  обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в менеджменте на безбумажную автоматизированную основу.