Информация в системе менеджмента

Введение 

     Сегодня к известным видам ресурсов любой  организации - материальным, трудовым, энергетическим, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый - информационный [9, с. 217]. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовуюопасность, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою дело, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

     Успешная  дело предприятия в современных  условиях невозможна без информационного  обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

     1. Совокупность процессов по подготовке  и доведению до потребителей  информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения;

     2. Совокупность единой системы  классификации и кодирования  информации и единой системы  документации, совокупность методов  и средств организации машинных  массивов информации.

     Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер [2, с. 360] тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы потом на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует и избыток информации, поэтому постоянно нужно уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

     Передача  информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень менеджмента  и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы [3, c. 132].

     В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее  решение. Генри Форд говорил: "Основа успеха в бизнесе - своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация".

    Вследствие  этого настоящая работа посвящена  именно проблеме обеспечения информационной безопасности именно в компьютерной среде. Если говорить о безопасности информации, сохраняющейся на "традиционных" носителях (бумага, фотоотпечатки и т.п.), то ее сохранность достигается соблюдением мер физической защиты (т.е. защиты от несанкционированного проникновения в зону хранения носителей). Другие аспекты защиты такой информации связаны со стихийными бедствиями и техногенными катастрофами. Таким образом, понятие "компьютерной" информационной безопасности в целом является более широким по сравнению с информационной безопасностью относительно "традиционных" носителей.

    Если  говорить о различиях в подходах к решению проблемы информационной безопасности на различных уровнях (государственном, региональном, уровне одной организации), то такие различия просто не существуют. Подход к обеспечению безопасности Государственной автоматизированной системы "Выборы" не отличается от подхода к обеспечению безопасности локальной сети в маленькой фирме.

    Актуальность. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

    Цель  данной работы - рассмотреть организацию  безопасности управленческой информации.

    Исходя  из поставленной цели, следует решить такие задачи, как:

    - дать определение понятию безопасность  информации;

    - охарактеризовать управленческую  безопасность;

    - выявить информационные потоки  в организации; 

    - рассмотреть информационные потоки.

      Объектом исследования данной  работы является управленческая  безопасность.

    Предмет - принципы организации информации.

    Курсовая  работа включает в себя введение, 3 главы, заключение, библиографию. 
 

 

     1. Роль информации в системе менеджмента на предприятии 

    1.1. Информация как основа эффективного менеджмента 

    Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуациях.

    При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

    Объем информации определяется символами  числом знаков, букв и т.д. Объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте  характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

    При оценке подобной информации используют качественные показатели:

    - информация избыточна;

    - требуемого объема;

    - информация недостаточна.

    Избыточная  информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа.

    Недостаток  информации затрудняет выработку правильного  решения.

    Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем  меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

    Ценность  информации может рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

    Насыщенность  информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая  информация нужна для лучшего  восприятия, полезной информации через  улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как "сухая". При обилии фоновой информации говорят, что в ней много "воды".

     Открытость  информации характеризует вероятность  ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана довольно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий.

     Внедрение техники и технологии в сферу  обработки информации привело к  повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

     Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

     Информация - это один из ресурсов организационной  системы [4, с. 315]. Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, и частотой корректировки, затратами на получение и хранение. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

     Служба  информационного обеспечения предприятия [4, с. 315] решает множество задач, но важнейшими являются:

     - ранжирование поступающей в фирму  информации;

     - экстренное оповещение менеджеров;

     - сбор текущей информации о  состоянии фирмы, ее подразделений  и ресурсов;

     -оценка  тенденций и состояния фирмы,  ее подразделений и ресурсов;

     - контроль ресурсов через заданные  лимиты и темпами потребления;

     - анализ структуры запасов материальных  ценностей и финансов;

     - контроль движения заказов по  структурным подразделениям;

     - поддержание справочной системы  руководителей;

     - ведение электронного архива;

     - поддержание экспертных систем  для принятия решений руководителями;

     - подготовка отчетных и плановых  документов;

     - поддержание системы контроля  исполнения распоряжений;

     - обработка информации по стандартным  алгоритмам;

     - поддержание электронной почты.

     Общедоступные мировые информационные ресурсы  представляются, прежде всего, по системе  интернет. Основные сегменты информации - это базы данных для массового  пользователя, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя. 

     1.2. Классификация управленческой информации 

     Управленческую  информацию классифицируют по различным  признакам [4, с. 315]:

     - характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

     - форме представления (документ, устно, компьютерным способом);

     -времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

     -уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

     -функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);

     -принадлежности к объекту менеджмента (агрегат, участок, цех, предприятие и т.д.);

     -степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

     Также информация может быть классифицирована по ряду других позиций, в частности [2, c. 358]:

     - по назначению (одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);

     -по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения);

     -по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной "очистки" и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает вероятность принимать обоснованные управленческие решения);