Информационные технологии в системах управления гостиничным предприятием

     Консьерж  – Функции консьержа позволяют  хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).

     Ведение кассовых операций – При ведении  кассовых операций система ведет  фискальный учет наличных поступлений  и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).

     Пакетная  организация тарифов – Пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.

     Учет  дополнительных услуг – Учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.

     Управление  доходами – Управление доходами позволяет гостинице вести гибкую ценовую политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.

     Встроенная  электронная почта. – Система организует обмен сообщениями между пользователями системы и ведет архив сообщений. 

     2.4 Гостиничная системе Edelweiss/Medallion компании Рексофт 

     В настоящее время мы наблюдаем  бурное развитие информационных технологий и программных средств в сфере  гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели во всех регионах России нуждаются в современном программном обеспечении и технологиях для эффективного ведения бизнеса

     Компания "СБА" представляет систему "Edelweiss", предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

• Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата
• Тарифы по дням недели;
• Предоставление услуг по предоплате и в кредит;
• Мультивалютность;
• Сводные данные о номерном фонде и загрузке за любой период;
• Черный список;
• Жесткий контроль над персоналом

     Основная  задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

• бухгалтерская система гостиницы;
• АСУ ресторана;
• телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров);
• система контроля доступа (электронные замки);
• система удаленного бронирования.

     Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно производить работу с заявками и гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.

     Система "Edelweiss" позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.

     Для корректного предоставления данных в бухгалтерию система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. "Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.

     Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года.

     На  сегодняшний день "Edelweiss" - это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

     "Описание  системы Edelweiss/Medallion"

     Эдельвейс* – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.

• Эдельвейс – это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.
• Эдельвейс – это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.
• Эдельвейс – это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.
• Эдельвейс – это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля
• Эдельвейс – это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг
• Эдельвейс – это ядро информационного комплекса всего отеля

     Гостиничная система Эдельвейс - это стандартный  продукт, легко адаптируемый под  конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий  минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

     Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций  в сфере гостеприимства, к которым  можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.

     Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные  за это время проекты позволили  нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем  предложить нашим клиентам.

     Эдельвейс - это залог успеха Вашей гостиницы!

     "Преимущества  системы Edelweiss/Medallion"

• Программа доработана специально под Российское законодательство
• Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.
• Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.
• Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.
• В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.
• С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.
• В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.
• Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.
• Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.
• Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.
• При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.
• Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.

 

     2.4 Система автоматизации «Отель 2.3» 

     Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это  мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

     Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются в  конфигурацию для конкретной гостиницы.

     Встроенный  модуль настроек позволяет сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как по размеру, так и форме собственности.

     Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так  и крупного 5-звездочного комплекса.

     Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

     Модуль  Интернет бронирования позволит бронировать  номера в Вашем отеле, как физическими  лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

     Мощный  инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.

     Контроль, за работой отеля или комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.

     Возможности системы:

     Работа  в режиме реального времени.

     • Результаты работы каждой службы или  автоматических подсистем сразу  же доступны во всех других службах. Технологические  процессы (например, ночной аудит и ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля и надзора со стороны персонала.

     • Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован  таким образом, чтобы занимал по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия для гостей.

     • Передача данных во внешнюю бухгалтерскую  систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным  картам) происходит автоматически

     Система полностью адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

     Персонификация  и контроль пользования.

     • Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала

     Различные языковые среды отчетности и многовалютность. 

     2.5 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL 

     Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

     Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

     В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

     Особое  внимание следует уделить такой  особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.

     Структура комплекса

     KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности. 

 

     

     Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса  автоматизации гостиниц «KEI-Hotel» 

     1. Служба размещения

     Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости  оформления множества бумаг, как  по предварительной заявке - брони, так и без нее.