Информационные процессы

Содержание 

 Глава 1. Содержание процесса управления………………..3

     1.1 Решение в процессе управления. Процесс разработки управленческого   решения…………………………………..5

 Глава 2. Значение коммуникации в организации………....9

     2.1 Схема коммуникационного процесса……………….12

Глава 3. Информационные процессы ……………………..16

     3.1 Характеристики управленческой  информации…….18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Содержание процесса управления

     Функции управления - две общих характеристики: 1) все они требуют принятия решений; 2) для выполнения всех функций необходима коммуникация, чтобы получить информацию для принятия правильного решения  и сделать это решение понятным для других членов организации. Так  как эти две характеристики связывают  все управленческие функции, обеспечивая  их взаимозависимость, коммуникации и  принятие решений часто называют связующими  процессами.

     Принятие  решений. Управленческая работа - это, в основном, работа интеллектуальная. Она напоминает попытку составить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие - для данной организации в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие  решения - это выбор того, что и как прогнозировать, планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Именно это и составляет основное содержание деятельности руководителя.

     Основным  требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для  понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения  такой информации является коммуникация.

     Коммуникация. Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять. Обычно, если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.

     Процесс управления: процесс превращения цели в согласованную деятельность; функционирование системы управления, взаимодействие звеньев; разработка управленческих решений; деятельность менеджера во времени и пространстве (диахроническая характеристика управления); последовательность действий, составляющих управление (воздействие); процесс формирование воздействия; решение проблем развития предприятия  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1 Решение в процессе управления. Процесс разработки управленческого решения 

     Потребность в управляющем воздействии возникает  в процессе функционирования системы, когда в результате изменения  внешних  или внутренних условий  появляется проблема. Управленческое решение (УР) – это акт управляющей системы, ведущей к разрешению проблемы, обеспечивающий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы. Управленческое решение объединяет две основные составляющие процесса управления: диагностику проблемы – выбор варианта ее разрешения и организационно-практическую деятельность по реализации этого варианта, в решении, таким образом, соединяются операции аналитической и организационно-практической деятельности.

     Любой процесс управления представляет собой непрерывную цепочку управления, определенную последовательность действий, объединенных в этапы в соответствии с их качественным содержание и однородностью операций, необходимых для их осуществления.

Выделяют  следующие основные элементы, наличие  которых необходимо для принятия решения:

• наличие сознательного выбора;
• ориентация на одну или несколько целей;
• наличие завершающего действия, т.е. решения.

   Решение есть осознанный выбор из нескольких альтернатив достижения одной или  нескольких целей. Для принятия решения  характерен осознанный процесс выбора альтернативы.

   Различают два основных направления развития теории принятия решений:

• эмпирически-реалистические  теории (дескриптивные) теории описывают и объясняют, как принимаются на практике отдельные решения. Их целью является развитие гипотезы об отношениях отдельных людей или групп в процессе принятия решений, с помощью этих гипотез следует прогнозировать принятие решений в зависимости от ситуаций;
• нормативные теории стремятся показать, как должны рационально приниматься решения.

   Различают две основные функции решений: фильтрующую и связующую.

     Фильтрующая функция решений объясняется тем, что они всегда находятся между осмысленной и реализующей фазами управленческого процесса. Решение есть результат фильтрации из многих возможных вариантов дальнейшей деятельности только одного.

     Связующая функция решений состоит в том, что в процессе их принятия и реализации взаимодействуют все функции менеджмента.

     Проблема  принятия решения есть проблема анализа, экономического обоснования и выбора альтернативы из нескольких  вариантов достижения цели.

     Принятие  управленческого решения в сложных  ситуациях требует тщательного  учета и анализа ряда факторов и представляет собой многошаговый процесс, состоящий из последовательности связных этапов. Эти этапы описывают  так называемый нормативный процесс  принятия решения – процессуального инварианта, т.е. некоторой последовательности шагов, необходимой для принятия рационального решения. Методологическое содержание решения позволяет выделить определенные этапы, количество которых может быть различным и зависит от требуемой степени детализации ПРУР. Методологическое содержание  решения раскрывает технологию его разработки.

     Типовая технология разработки УР включает в  себя этапы: информационный, оценки ситуации, определение и диагностики проблемы, разработки и оценки альтернатив, лишь после этого наступает этап принятия решения.

     Рассмотрим  более подробно основные элементы и  последовательность шагов процесса принятия решений.

     На  информационном этапе осуществляется сбор, обработка, сжатие и хранение информационных массивов о состоянии  макросреды, мезосреды и микросреды. Основным предметом данного этапа  выступает управленческая информация – совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации  и ее окружении. Информация может  классифицироваться по ряду признаков:

• по назначению;
• одноцелевая - связана с решением конкретной проблемы;
• многоцелевая - используется при решении нескольких разнообразных проблем.

   Управление, основанное на выявлении ситуаций, их квалификации и выполнении различных  преобразований, приводящих к их разрешению, получило название ситуационного, позволяющего правильно интерпретировать ситуацию, выявить ее переменные, Конкретный набор переменных находит  разное  толкование у различных авторов, но тем не менее, возможно выделить не более десятка факторов, которые можно сгруппировать по двум основным класса внутренних и внешних переменных.

   Внутренние  переменные – это ситуационные факторы  внутри организации. В основном, они  являются результатом реализации ранее  принятых УР. Основные внутренние перемены – цели, структура, задачи, технология и человеческие ресурсы. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе: поведение отдельных людей, поведение  людей в группах, характер поведения  руководителя и его влияние на поведение отдельных людей и  групп.

   Критические переменные, которыми  могут  быть как внутренние, так и внешние, никогда не могут рассматриваться отдельно друг от друга. Значительные изменения одной переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные. Один из способов определения внешних переменных состоит в делении на две группы: факторов макросреды и факторов мезосреды, исследование которых базируется на стратегическом анализе.

   Наличие и проявление системной взаимосвязи  элементов микросреды и внешнего окружения приводит к выводу о  закономерной обусловленности возникновения  ситуаций при взаимодействии этих элементов. Поэтому каждому типу ситуации должны соответствовать определенная последовательность процедуры управления с ее информационным обеспечением, специфические формы взаимодействия элементов организации, критерии и методы принятия решений. Это должно быть реализовано путем осуществления следующих этапов:

1. Исследование причин и источников возникновения ситуаций, а так же объектов, на которые может быть направлено управленческое воздействие с целью разрешения ситуации.
2. Разработка методов формирования процедур управления, адекватных целям разрешения всей совокупности ситуаций и соответствующим циклам управления:

• по возможности хранения: финансируемая может храниться практически бесконечно, не подвергаясь искажению и не фиксируемая используемая, используемая в момент получения, подвержена постепенному искажению;

• по степени готовности для использования: первичная – совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего; промежуточная –  
  сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная – информация, используемая для обоснования решения;
• по полноте: частичная и комплексная  (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте, первая используется только в совокупности с другой информацией);
• по степени надежности: достоверная и вероятностная (вероятностный характер обусловлен невозможностью получить надежные сведения).

   Для выделения состояния системы  относительно  выбранной в организации цели необходимо сформировать массив достаточной и достоверной информации о состоянии ее ключевых параметров. Именно на этом этапе реализуется принцип постепенного увеличения информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Значение коммуникации в организации 

     Большую часть своей повседневной жизни  человек проводит в организациях: школах, на фирмах, заводах, в больницах, на военной службе, в церкви, общественных клубах. Мы живем в обществе, состоящем  из организаций. Представьте, что перед  вами стоит задача собирать по гривеннику в неделю с ваших четырех лучших друзей. Нет ничего проще - скажете  вы. Но теперь вообразите, что вашей  обязанностью является сбор подоходного  налога с миллионов жителей всей страны. Очевидно, для этого уже  необходима организация.