Информационное обеспечение предприятия

В этом подразделении я  являюсь руководителем и активно  использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 8).

За три года были внедрены мною следующие программы:

- Электронная анкета слушателя  (приложение В)

- Электронный журнал учёта  клиентов (приложение Г)

- Разработанная отделом  программирования система CLASS для  контроля оплаты (Приложение Д)

- Электронная система  маркетингового исследования рынка  (в режиме опроса клиентов)

- База данных автоматического  формирования счетов, договоров,  служебных записок, выданных материалов

Из таблицы выберем  итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен 
(рисунок 13).

Рисунок 13. Динамика управленческих затрат

На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения  современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь это, конечно  же, повлияло внедрение во всём 
Техническом университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 
1998 году, но в дальнейшем уже в 1999 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 
205 аудитории должна была дойти ещё в 1997 году, но её до сих пор нет.

Приобретение в 1998 году новых  двух персональных компьютеров для  администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, 
Заместителя и Секретаря.

С разработкой системы  «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации  клиентов. 
Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С- 
Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на 
Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря- референта.

Соответственно ещё сильнее  сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это всё  и повлияло на изменения кривых на рисунке.

В результате больше времени  остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей  деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных  выставках, ярмарках.

Произведём расчёты эффективности  от принятых мероприятий для 
Компьютер-колледжа. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников Компьютер-колледжа исходя из их месячных окладов.

Сч = О / Кч (1) где Сч - Стоимость  часа работы

О - Месячный оклад

Кч - Количество часов в  месяце (Кч=160 час)

По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

[pic] (2)

где Э – экономия от снижения трудоёмкости

Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после n – число  сотрудников в подразделении

Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно  отражены данные из таблицы 8 о количестве сэкономленного времени (таблица 
9).

 
Таблица 9

Определение экономии от снижения трудоёмкости

|Должность |Оклад, |Стоимость  часа |Экономия |Экономия от| 
| |руб. |работы, руб. |времени, час |снижения | 
| | | | |трудоёмкост| 
| | | | |и, руб. | 
|Директор |1150 |7,19 |56 |402,64 | 
|Секретарь-референт|400 |2,50 |24 |60,00 | 
|Инженер |750 |4,69 |38 |178,22 | 
|компьютерных | | | | | 
|классов | | | | | 
|Заместитель по |900 |5,63 |47 |264,61 | 
|учебной работе | | | | | 
|Преподаватель по |- |30,00 |- |- | 
|контракту | | | | | 
|Штатный |1200 |10,00 |- |- | 
|преподаватель | | | | | 
|Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб. |905,47 |

Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов  всех сотрудников этого подразделения. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула 
(3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 11 000 рублей.

ЭЭ = Э / З (3) где ЭЭ – экономический  эффект

З – затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 905,47 / 11000 = 0,0823 р./р.

Срок окупаемости можно  определить обратной величиной экономической  эффективности (4).

Ток = 1 / ЭЭ (4) где Ток –  срок окупаемости

Ток = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев

В итоге мы определили, что  наши затраты окупаются практически  в течении года. Такие показатели были достигнуты только в Компьютер-колледже благодаря применению современных  информационных технологий. Подобных результатов можно достичь и  в остальных подразделениях, но более  весомого результата можно достичь  с помощью комплексной автоматизации  управленческого труда всех подразделений.

2 Улучшение сетевой организации  предприятия

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых  и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим  рационализировать работу, снизить  затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач  владельца небольшой фирмы - опережать  конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность  на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими  затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию  зарабатывать деньги за счет четырех  основных факторов. Оно позволит:

- Снизить административные  накладные расходы

- Повысить производительность  труда

- Рационализировать ведение  дел

- Снизить затраты на  аппаратные средства

Это как раз и началось осуществляться с 1998 года, другое дело как это делается. К числу недостатков  можно причислить:

1) Нет утверждённого плана  развития компьютерной сети или  он не соблюдается.

2) Администрирование сети  происходит по принципу «всё  закрыть» даже внутри отделов  и подразделений.

3) Не используются потенциальные  возможности локальной вычислительной  сети

4) Не производилось обучение  сотрудников порядком работы  в сети и с сетевыми приложениями.

5) Система администрирования  сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени  на рутинные операции, экономя его  для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной  почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта  обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию  на нее. Однако электронная почта  просто не используется настолько, как  будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких  как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет  сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где  бы ни находились пользователи или  прикладные программы. Это может  намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности  персонала в первую очередь и  из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно  использовать достаточно дорогостоящее  периферийное оборудование, такое как  лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном  плане развития организации. Наглядный  пример 205 аудитория. В этот компьютерный класс по плану должна быть проведена  локальная сеть в 1997 году, а её до сих пор нет.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении  персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти  на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения  только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда  работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших  подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается  с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем  больше времени он может уделить  решению важных для подразделения  текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых  информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет  пересматривать существующее положение  дел и внедрять через ректора  новые методы работы.

Почему необходимо создавать  специальное временное подразделение? Во- первых, это дело не прибыльное, а все подразделения в Техническом  университете работают на прибыль, а  не на качество, во-вторых, у этого  подразделения будет не предвзятое отношение к различным проблемам.

Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих  компьютеров и приобретение новых  персональных компьютеров

2) организация сетевой  структуры и распределение полномочий  по администрированию

3) выбор программного  обеспечения, исходя из эффективности,  надёжности и стоимости существующих  программ и операционных систем

4) организация обучения  сотрудников организации новым  способам работы, используя новые  возможности и более эффективное  использование привычных приложений

5) организация отдела, занимающегося  технической поддержкой сетевой  оргтехники, с помощью которой  возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера,  приём и отправка электронной  почты, факсимильных сообщений  за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной  сети в данном случае будет более  ощутимым, так как само только подключение  отдела к локальной сети ничего абсолютно  не даёт. Отдел обычно становится более  закрытым. Известна такая реакция  у начальников подразделений  при подключении к сети:

- архивация данных на  дискеты

- защита файлов паролями

- отказ от использования  сети

- проверка на компьютерные  вирусы

- отказ соблюдать требования  администратора сети, мотивируя  это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений  считают себя опытными людьми и поэтому  поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые  собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают  передовые технологии, не думают о  том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Нельзя так говорить за все подразделения, в некоторых  отделах, где есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло  оживление: активно используется локальная  почта, Интернет, сетевые технологии.

Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда  с человека требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет  отнимать у себя время изучением  локальной сети. 
Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица 10).

 
Таблица 10

Данные по журналу выдачи ключей

|Средние |Годы |Темпы роста  | 
|показатели за год | | | 
| |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 | 
|Опоздание на работу, мин. |8 |12 |17 |150% |142% | 
|Задерживание на работе, мин. |16 |83 |93 |519% |112% |

Результаты таблицы 9 и  графическое отображение данных (рисунок 14) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано  только из-за перегрузки персонала  работой. Некоторые сотрудники стали  задерживаться на работе или стали  использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Рисунок 14. Скрытая нагрузка на сотрудников

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной  задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым  информационным технологиям. Конечно  же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами – становятся независимыми. Однако, использование локальной  сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это  будет небольшая комната, в которой  будет находиться один или два  оператора и несколько различных  сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ  подразделениям: