Информационное обеспечение предприятия

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера  о процессах или явлениях в  их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают  неопределенность интересующих менеджера  событий. Информация в менеджменте  — сумма нужных, воспринятых и  осознанных сведений, необходимых для  анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное  управленческое решение, осуществить  контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая  предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов  труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к  руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности  управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся  все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические  карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания  и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых  мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые  машинные источники информации. К  ним относятся данные, которые  содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также  выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также  данные, которые не относятся к  перечисленным ранее. В их число  входят следующие документы:

1) Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3) Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4) Материалы изучения  передового опыта, полученные  из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты  и т.д.).

5) Техническая и технологическая  документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая  получена во время встреч с  членами своего коллектива или  представителями других предприятий.

По отношению к объекту  исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и  т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы  и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую  для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К  источникам регулярной информации относятся  плановые и учетные данные. Эпизодическая  информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в  свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение  определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки  и преобразований 
(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер. 
Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет  информация о возникновении в  ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных  решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость  формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей  конкретных управляющих;

- точность и достоверность,  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими  словами необходимо рассмотреть  технологию информационной деятельности.

 
2 Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента  в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей  технико-технологической базы (с  применением новейших информационных  технологий и современных электронно-вычислительных  и коммуникационных средств);

- организацию производства  и сферы распределения информационно-  вычислительных услуг;

- отработку механизма  информационного обслуживания и  создание действенной системы  управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию  прогрессивных форм, методов и  средств проведения информационной  деятельности в процессах управления, а также создание для этого  необходимых материально-технических,  организационно-экономических и  социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона  анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса  преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно  уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ  зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных  машин;

- создания для них программного  обеспечения;

- подготовленности среды  применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

- значительно повышает  эффективность проектно-конструкторских  работ;

- обеспечивает эффективное  внутрифирменное планирование;

- заменяет в конторском  деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле  облегчает составление письменных  финансовых документов, осуществление  бескассовых связей с банками  и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе  информации используются следующие  виды вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные  и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие  машинки, композеры, терминальные  устройства со встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной  обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения  расчетных задач. В современных  условиях ЭВМ стали все чаще применять  для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин 
"вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных  промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации, остальная часть приходилась  на текстовую информацию. Обработка  текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини- 
ЭВМ чаще всего используются для:

- разработки оперативных  планов производства и контроля  за их выполнением;

- контроля движения запасов  материалов, необходимых для процесса  производства;

- расчета заработной платы;

- контроля за поступлением  заказов;

- анализа данных о сбыте  продукции;

- регистрации поступления  платежей;

- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование  ЭВМ в системе производственного  контроля. Установленные на контрольных  участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно  к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для  автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. 
Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

Наиболее эффективной  считается система информации, основанная на одновременном использовании  вычислительной техники и средств  автоматизированной обработки текстовой  информации.

Автоматизированные системы  быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным  при эффективном размещении и  хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей  для базы данных тщательно разрабатывается  и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого  всестороннего экономического анализа  результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе  хранения и обновления данных, а  также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности  проведения сравнений и сопоставлений  оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются  на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы  базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально  подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом  на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью  штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.