Информационное обеспечение деятельности менеджера в организации

Глава 2. Аналитическая часть

Анализ  деятельности организации  «Шатура», выявление  проблемы

Мебельная компания «ШАТУРА» основана  в 1961 г. В конце 90-х «ШАТУРА» стала крупнейшим предприятием отечественной мебельной промышленности, лидером мебельного рынка России. Сегодня компания выпускает корпусную  бытовую мебель, предназначенную  для потребителей со средним уровнем  доходов, а также малого и среднего бизнеса. Постоянно обновляя и совершенствуя  свой ассортимент, Компания предлагает потребителям мебель для гостиных, спален, прихожих, детских и ванных комнат, кухонь, офисную мебель для  руководителей и оперативного состава.  
 
Многие из выпущенных «ШАТУРОЙ» мебельных коллекций уникальны и не имеют аналогов по соотношению цена/качество. Высокое качество продукции обеспечивается использованием только высококачественной и экологичной ламинированной плиты собственного производства и применением высококлассного оборудования, соответствующего самым высоким мировым стандартам. Шатурская мебель изготавливается только высококвалифицированными работниками, прошедшими специальную профессиональную подготовку; все этапы создания мебели сопровождаются эффективной системой внутреннего контроля качества. Вся продукция «Шатуры» проходит обязательную государственную сертификацию.  
 
Сегодня «Шатура» - один из ведущих российских производителей и дистрибьюторов бытовой мебели. Объем продаж мебели "Шатура" в ценах прайса (в ценах реализации конечному покупателю)  -  6 052,4  млн. руб. (в эту цифру входит объем продаж мебели, изготовленной для «ИКЕА»). Объем производства мебели в РФ (по данным Ассоциации предприятий мебельной и деревообрабатывающей промышленности России) - 178 252,3 млн. руб. Компания производит 3,4% от всей выпускаемой в России мебели. Обладая самой развитой в России сетью фирменных магазинов (более 600), «Шатура» с начала XXI века является самым известным и единственным национальным мебельным брэндом, что подтверждается неоднократными победами в конкурсе «Брэнд года». В 2008 г. брэнд «Шатура», владельцем которого является Мебельная компания «Шатура», вошел в число 50 самых продаваемых российских брэндов по версии журнала «Форбс» («Forbes») - одного из ведущих деловых изданий мира. «Шатура» -  победитель конкурса «100 лучших товаров России» с 2004 по 2007 г.г. Мебельная компания несколько лет подряд признавалась лучшей компанией в ежегодном всероссийском конкурсе «Лучшее российское предприятие».  Основными активами предприятия являются людские ресурсы и нематериальные активы: торговая марка, деловые отношения, деловая репутация и необходимые кадровые ресурсы, вплоть до международных независимых членов Совета директоров.   Постоянно развивая и совершенствуя свои бизнесы, Компания представляет собой организационную структуру, основанную на системе экономически самостоятельных, географически обособленных подразделений (бизнес-единиц) в рамках единого юридического лица, взаимодействующих между собой по правилам внутреннего рынка, которые максимально приближены к правилам рынка внешнего.

В 2006 году «Шатура»стала  поставщиком мебели для шведской компании «ИКЕА», дочерние компании которой находятся в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Уфе и др. городах России.  «ИКЕА» выпускает и продает недорогую массовую мебель, которую покупатели могут собрать дома самостоятельно.

Проведя анализ деятельности компании «Шатура» за 4 квартала 2011 года, был сделан вывод, что информационное обеспечение деятельности менеджеров недостаточно для эффективной работы с покупателями, у которых появились новые вкусы и потребности (складная мебель, дизайн, новые материалы ).

     Для нaгляднocти былa пocтpoeнa диaгpaммa, в кoтopoй  чeткo пpocлeживaeтcя yмeньшeниe дoxoдa opгaнизaции.

     Видна тенденция к  снижению дoxoдoв организации, yмeньшeнию чиcлa пoтpeбитeлeй вследствие неэффективной работы вследствие недостаточного информационного обеспечения менеджеров в организации.

     В cлoжившeйcя cитyaции pyкoвoдcтвoм opгaнизaции «Шатура» былo пpинятo peшeниe o вoзмoжнoм внeдpeнии мepoпpиятий пo ycтpaнeнию вoзникшиx пpoблeм; о необходимости повышения информационного обеспечения менеджеров организации, которое улучшитдеятельность всех отделов предприятия, снизить административные расходы повысить производительность труда сотрудников  рационализировать ведение дел, увеличить количество покупателей и прибыли. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Предложения и рекомендации по улучшению характеристик организации «Шатура» 

     Одна  из главных задач владельца небольшой  фирмы - опережать конкурентов. Чтобы  сохранить конкурентоспособность  на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими  затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

     Рекомендации:

     1.Внедрение  единой компьютерной  сети

   Правильно  сделанное капиталовложение в  компьютерную сеть поможет предприятию  зарабатывать деньги за счет  четырех основных факторов. Оно  позволит:

1)снизить административные  накладные расходы- значительное  снижение административных расходов  возникает при объединении персональных  компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на  новую версию прикладной программы,  ему достаточно внести изменения  только в ее совместно используемую  копию, а не на каждом рабочем  месте. Простота управления сетью  означает повышение производительности  труда работника, ответственного  за ее эксплуатацию. Чем меньше  времени тратит работник на  выполнение рутинных операций, тем  больше времени он может уделить  решению важных для подразделения  текущих задач, что, в конечном  счете, повышает рентабельность  организации;

2)повысить производительность  труда - наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, сотрудники избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее;

3)рационализировать  ведение дел- применение сетевых  приложений, таких как система  управления базами данных и  электронные таблицы, позволяет  сотрудникам работать совместно,  не покидая своего рабочего  места, где бы ни находились  пользователи или прикладные  программы. Это может намного  ускорить ведение дел. Что позволит  повысить эффективность работы  сотрудников;

4)снизить затраты  на аппаратные средства-наличие  сети позволит сотрудникам фирмы  совместно использовать достаточно  дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования,  коммуникационное оборудование. Это  снижает их стоимость, приходящуюся  на одного пользователя, и обеспечивает  доступ к нему большому числу  работников.

2.Создание  рабочих групп

Рабочие группы – эффективный инструмент решения  задач, которые требуют скоординированного действия работников различных подразделений. Однако, для того, чтобы полностью  реализовать потенциал рабочей  группы, необходимо с особым вниманием  подойти к решению вопросов, связанных  с ее организацией и координированием.

Компании «Шатура» требуется найти способ кардинального улучшения деятельности, которая служит тормозящим фактором на пути развития компании.

Рабочая группа должна четко представлять себе задачу, которую ей предстоит решить.

Основное предназначение группы заключается в поиске причинно-следственных механизмов, которые приводят к появлению проблемы. Разработка мероприятий по устранению выявленных причин – это лишь второй этап работы группы, который вообще может быть делегирован в конкретные производственные процессы или подразделения. Таким образом, группе достаточно понимания того, что проблема существует и может быть четко описана.

Компании «Шатура» следует определить круг сотрудников, для которых решение данной проблемы наиболее актуально. Наилучшим вариантом будет привлечение работников, которые в процессе решения получат реальную, измеримую выгоду(повышение з/п). Наличие подобных стимулов существенно повышает результативность решения проблемы. Если прямые мотивационные факторы не представляется возможным найти, необходимо рассмотреть возможность создания искусственной мотивации для членов группы. Например, установить премию за решение поставленных задач, а размер премиальных выплат поставить в зависимость от получаемой экономической выгоды.

Члены группы должны быть потенциально способны преодолеть трудности, связанные с решением проблемы, то есть обладать необходимыми знаниями и методологической базой. Следует понимать, что уровень  компетентности зависит от роли, выполняемой  конкретным членом группы. В группу могут входить как руководители различного уровня, так и простые  работники. Естественно, компетентность тех и других может существенно  различаться. Важно лишь, чтобы ее хватало для выполнения тех задач, которые будут возложены на работника  в рамках рабочей группы. Однако обладать базовыми знаниями, относящимися к известным методам устранения проблемы, должны все члены группы. С этой целью крайне желательно провести общее обучение соответствующим методам всех членов группы в «Шатура».

Полномочий членов рабочей группы должно хватать для принятия необходимых организационных решений. Функционирование группы сопряжено с изменениями регламента действия персонала, выполнением дополнительных работ по контролю, сбору статистической информации и т. п. В связи с этим, члены группы должны быть способны оперативно влиять на исполнительный персонал. 

   В процессе создания рабочей группы нужно всегда помнить, что для членов группы деятельность в ее рамках является дополнительной нагрузкой, требующей дополнительных затрат времени и сил.

Идеальным для  совещаний будет выбор нейтральной  территории, например, зала совещаний, переговорной комнаты, учебного класса и т. п. В этом случае проще преодолеть психологический барьер, который  существует между начальниками и  подчиненными в повседневной рабочей  обстановке; использование для совещаний кабинета какого-либо начальника , наоборот, будет приводить к более стесненной атмосфере.

Основная деятельность группы заключается в деятельности ее членов за рамками совещаний. Это  деятельность по внедрению новых подходов к организации труда, деятельность по сбору и обработке информации, деятельность по изучению методологических аспектов проблемы. Для того чтобы она не была пущена на самотек, ее также необходимо регламентировать. Регламент предусматривает следующий порядок действий: по окончании очередного совещания каждый член группы фирмы «Шатура» получает свое задание, которое должно быть выполнено к следующему совещанию. На совещании, прежде всего, проводится анализ выполнения поставленных задач. Если та или иная задача требует более длительного периода реализации, то получивший ее член группы должен отчитаться о ходе ее выполнения. Далее, следует обмен мнениями по вопросам эффективности принятых мер и оценивается результативность достижения поставленной цели, в общем.

Результаты деятельности рабочей группы должны регулярно докладываться руководству компании «Шатура»(если руководитель не является членом группы). Это не обязательно делать так же часто как проводятся совещания. Вполне достаточно делать краткий отчет один раз в месяц, к которому можно приложить таблицу решенных задач. Руководителю предприятия очень важно иметь представление о текущих результатах деятельности группы и вкладе каждого члена в этот результат. Если имеется диспропорциональность участия членов группы в ее работе, то, безусловно, должны быть приняты меры по ее устранению.

В целом можно  порекомендовать создание единого  регламента деятельности рабочих групп. Будучи единожды созданным, такой регламент  может быть использован как шаблон для организации рабочей группы в любом направлении.

3.Внедрение системы электронного документооборота с использованием цифровых подписей сотрудников

     На  данную систему работы на сегодняшний  день перешло достаточно большое  количество предприятий: в первую очередь  это организации, деятельность которых  связана с финансовыми операциями (банки, брокерские организации, лизинговые компании и т.п.). В первую очередь  это обусловлено повышением уровня защищенности организационной информации. Если в процессе передачи письменного  документа, он может попасть не по назначению и быть использован во вред данному предприятию, то благодаря  внедрению данной системы такая  ситуация исключается. Что не маловажно  в связи с тем, что в базах  данных гостиничного комплекса храниться  информация о клиентах, которую необходимо  защитить от несанкционированного доступа. Это достигается с помощью  присвоения каждому сотруднику электронной  подписи, с помощью которой он может документ подтверждать (т.е. подписывать), а также благодаря которой  определяется возможность его доступа  к определенным видам документации. Так, составив и подписав отчет, сотрудник  адресует его другому сотруднику с указанием получателя; в базе данных есть цифровая подпись указанного адресата, поэтому только он сможет ознакомиться с информацией, содержащейся в данном отчете; в случае попытки  другим сотрудником, не указанным среди  адресатов, ознакомиться с данным отчетом, доступ ему будет запрещен, а руководитель получит о произошедшем соответствующее  уведомление (данная система подразумевает  возможность доступа руководителя ко всем документации предприятия).

     Как дополнение к предложенным рекомендациям  можно исключить из делопроизводства документы, не способствующие повышению эффективности деятельности организации, чтобы сотрудники не отвлекались на их составление, заполнение, подпись.