Информационное обеспечение деятельности менеджера в организации

     Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем  и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

     Информация  относится к предметам труда  особого рода также потому, что  она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.

     Старение  информации в ряде случаев связано  с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может  быть омоложена и вновь приобретает  ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная  информация как база для анализа  динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

-первичная информация - данные, собранные впервые для конкретной цели;

-вторичная информация–  это сведения, ранее собранные  для других целей.

Сбор фактических  данных является одним из важнейших  элементов системы информационного  обеспечения отрасли, содержание и  их объем определяются целью управления (исследования), при этом данные должны поступать из нескольких источников, так как только в этом случае их можно сравнить и определить степень достоверности.

Приступать к  работе по сбору информации следует  с поиска именно вторичной информации, т.к. это позволит не только сэкономить время и средства при поиске первичной  информации, но и возможно внесет коррективы в поставленные ранее цели текущего исследования.

Вместе с тем, вторичная информация имеет свои достоинства и недостатки, представленные в таблице:

Достоинства и недостатки вторичной  информации

Достоинства Недостатки 1. Многие  ее виды недороги (отраслевые, правительственные  издания, периодическая печать  и т.д.) 1.Может не  подходить для целей проводимого  исследования, т.к. собиралась для  других целей; 2. Обычно  собирается быстро  (в библиотеках, отраслевые, правительственные, периодические издания, монографии, могут быть получены и проанализированы очень быстро) 2. Может быть  старой или устаревшей; 3. Часто  имеется несколько источников (позволяет  выявлять различные подходы, получать  большие объемы информации и  сопоставлять данные); 3. Методология  сбора данных (например, размер выборки,  срок выполнения исследования), может  быть неизвестна и вторичная  информация, может быть недостаточной; 4. Источники  (например, правительственные) могут  содержать данные, которые невозможно получить самостоятельно; 4. Могут публиковаться  не все результаты исследования; 5. Собранная  из независимых источников, как  правило весьма достоверна; 5. Могут существовать  противоречивые данные; 6. Помогает, на стадии предварительного анализа; 6. Многие исследовательские  проекты не могут быть повторны. 7. Формирует  более полное представление о  рассматриваемых проблемах.

 

В любой организации  для выявления причин возникновения  проблемы необходимо собрать внутреннюю и внешнюю информацию с помощью  формальных методов (анализ рынка, отчетности, опросы ведущих специалистов, привлечение  экспертов,  наблюдение, эксперименты).

Внутренняя информация способна отразить рыночный потенциал  фирмы, ее конкурентоспособность, во внутреннюю информацию входят данные о производственных предприятиях фирмы, финансовых, страховых, транспортных и других подразделениях.

Основными целями внутренней системы информации являются:

1-  определение требований к ее содержанию и характеру в зависимости от целей организации;

2- выработка  системы хранения, использования,  предоставления  информации в условиях централизованного и децентрализованного управления;

3- определение  потребностей в технических средствах  (в том числе  в компьютерной технике) организаций в целом и каждого производственного подразделения;

4- разработка  программного обеспечения, создание  и использование банков данных;

5-  проведение многовариантных расчетов в процессе разработки  программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

6- автоматизированная  обработка и выдача текстовой  информации;  обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми  средствами связи и коммуникаций в рамках организации в целом и  ее отдельных подразделений;

7- автоматизация  административно-управленческого труда  на основе использования компьютерной  техники.

Важными задачами внутренней системы информации являются:

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных  подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по организации в целом;
• определение основных направлений системы сбора, обработки и ; хранения первичных данных; определение основных направлений развития технологии обработки информации;
• уровень потребности каждого руководителя в необходимой ему информации — трудная задача, решение которой зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Внутренняя система  информации выполняет следующие  функции:

-определение  потребностей каждого руководителя  в характере и содержании необходимой  ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью;

-определение  потребностей в технических средствах  организации в целом и каждого  менеджера для обеспечения необходимой  информацией;

-централизованное  планирование затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-определение  уровня затрат на использование  технических средств в системе  информации;

-обеспечение  должного уровня сбора, хранения  и предоставления информации;

-разработка  программных средств, прикладных  программ.

Информация о  внешней среде включает в себя сведения о:

• материалах (поддержание объема запасов);
• капитале (вложения инвесторов, вклады в банках);
• трудовых ресурсах организации, законах и государственных органах ( приобретение лицензии, оплата налогов и пр.);
• потребителях (определение того, на какого покупателя ориентирован продукт данной фирмы, в зависимости от пола, возраста, образования, сферы деятельности,  социального статуса, места жительства, личных предпочтений и т.д.);
• конкурентах в отрасли данной фирмы  (оценка степени угрозы их деятельности для компании, разработка стратегий совершенствования продукта);
• технологиях ( анализ возможностей науки и техники для производства продукции; часто эффективность новых технологий будет некорректна, так как информация о снижении издержек не может быть точно получена );
• состоянии экономики (оценка изменений и влияние ее на ресурсы, спрос потребителей);
• социокультурных факторах (жизненные ценности, установки и традиции общества, в котором функционирует организация);
• политических факторах (налогообложение доходов, установление товарных пошлин, защита потребителей, стандарты чистоты окружающей среды, контроля цен, заработной платы и т.д.);
• отношениях с местным населением (усилия организации поддерживать хорошие отношения с жителями той местности, где ведет свою деятельность данная фирма, могут выражаться в финансировании школ, благотворительной деятельности).

 

Если внешняя  среда фирмы подвижна, то нужно  быстрое обновление информации.

Руководство должно помнить, что увеличение  количества располагаемой информации не всегда значимо повышает качество принимаемых решений.

Информация  должна быть релевантной, т.е. относящаяся  к определенному вопросу, определенной цели и определенному периоду времени. Нерелевантная информация включает несущественные, избыточные данные. Информация для управления должна содержать нужные, воспринимаемые и осознанные сведения, дающие возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющие определить ряд альтернативных решений, из которых реально найти оптимальное управленческое решение. 

Свойства  управленческой информации

Для эффективного использования информации в принятии управленческих решений она должна обладать следующими свойствами:

• достоверность ;
• полнота;
• точность ;
• ценность ;
• своевременность ;
• понятность ;
• доступность ;
• краткость.

Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильных решений. Достоверная информация со временем может стать недостоверной, так как она обладает свойством устаревать, т. е. перестает отражать истинное положение дел.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

Ценность информации зависит от того, насколько она важна для решения задачи, а также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.

Если ценная и своевременная информация выражена непонятным образом, она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

1.3. Коммуникационный  процесс и информационные  роли руководителя

К связующим  процессам управления в организации относят коммуникации и принятие решений. Эти процессы связывают между собой функции планирования, организации, мотивации и контроля.

Коммуникации  – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию для принятия эффективного решения и доводит принятые решения до работников.

Если коммуникации налажены плохо, люди могут неверно  понять, что хочет руководство, а  от этого могут  пострадать межличностные  отношения.

Коммуникация  – это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых и взаимосвязанных  шагов. Каждый шаг – это пункт, и если его пропустить или быть небрежным, то смысл информации может  быть утрачен, а информация потеряна и не доведена до потребителя.

Руководитель  тратит на коммуникации от 50 до 90% времени.

Согласно опросам, обмен информацией является одним  из самых сложных процессов в  организации и главной сферой возникновения проблем. 

Виды  коммуникаций:

1)Коммуникации между организацией и ее средой. Организация использует разнообразные средства для общения с составляющими своего внешнего окружения. С потенциальными потребителями организация общается с помощью рекламы, PR-акций (для создания высокого общественного мнения), sales promotion (продвижение товара), создания имиджа или бренда на национальном и международном уровнях. В своих отчетах организация сообщает о достижениях, выручке и затратах, возможностях карьеры для сотрудников, льготах.

2)Коммуникации между уровнями и подразделениями. Межуровневые коммуникации осуществляют процесс передачи информации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Информация может передаваться по нисходящей - это сообщения о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, изменениях приоритетов; осуществление передачи информации по восходящей – с нижнего уровня на более высокий, что может существенно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей оповещает верх о том, что делается на низких уровнях, сообщает о назревающих проблемах, возможных путях исправления.

3)Коммуникация по горизонтали между различными подразделениями. Обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий, поскольку нужно добиваться того, чтобы все подразделения фирмы работали дружно и в срок выполняли определенные задачи – именно для этого необходим обмен информацией, который формирует дополнительную выгоду – равноправные отношения. Работа в таких организациях является важной составляющей удовлетворенности работников.