Информационное обеспечение деятельности менеджера в организации

4)Коммуникация «руководитель-подчиненный». Примерно 2/3 деятельности в области коммуникаций реализуется между управляемым и управляющим.

Сюда входит прояснение задач, приоритетов, обсуждение эффективности работы, сбор информации о назревающих изменениях, предложениях об усовершенствовании.

5)Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В дополнение к существующему обмену информацией «руководитель-подчиненный» существует обмен между руководителем и рабочей группой. В первом случае, рабочие собираются без руководителя, проводят обсуждения проблем и затем предоставляют результаты руководителю. Во втором - руководитель участвует в обсуждениях с группой.

6)Неформальные коммуникации. Канал информации в дано коммуникации называется «распространение слухов». Поскольку по каналам слухов информация передается быстрее, чем по каналам формальных коммуникаций, руководители часто пользуются этим. Для организации – это утечка информации и распространение ее среди сотрудников с целью зомбирования возможной реакции на нее.

Цель коммуникационного  процесса состоит в том, чтобы  обеспечить понимание передаваемой информации ее получателем, подтверждение  которого заключается в обратной связи.

В коммуникационном процессе участвуют 4 основных элемента:

• Отправитель-лицо, генерирующее и передающее информацию в виде сообщения;
• Само сообщение- форма передачи информации необязательна с помощью букв или цифр, но и других символов или их комбинаций в целях обеспечения безопасности, соблюдения секретности и оперативной передачи;
• Канал передачи- средство передачи сообщения с использованием приемлемых технических возможностей;
• Получатель-лицо, которому предназначено сообщение и которое способно интерпритировать полученную информацию, т.е. индивидуально ее воспринять (сюда входит вкус, взгляд, уровень профессиональной компетенции).

Этапы обмена информацией:

-зарождение  идеи;

-кодирование  информации;

-выбор канала  передачи информации;

-передача  информации;

-декодирование  сообщения(«де»-обратно).

Этапы должны быть взаимосвязаны, с помощью чего достигается взаимопонимание между  сотрудниками и руководителем, также  это способствует сохранению смысла передаваемого сообщения.

Информационные  роли руководителя:

1-приемник информации - разыскивает и получает информацию специального характера и использует ее в интересах своего дела, выступает как центр внутренней и внешней информации, характер деятельности - обработка почты, осуществление контактов(включая ознакомительные поездки);

2-распространитель информации – передает информацию, требует от подчиненных ее интерпретации, характер деятельности – рассылает почту по организации, проводит беседы и осуществляет контакты;

3-представитель – передает информацию для внешних контактов организации, характер деятельности - участие в заседаниях, устные выступления.

1.4. Этапы формирования  информационного  обеспечения менеджера

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов :

Этап  формирования информационного обеспечения	Характеристика
Описание  состояния объекта	Предполагает  набор технико-экономических показателей  и параметров, характеризующих управляющую  и управляемую систему, с соответствующей  классификацией этих показателей
Формирование  частных статических моделей	Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей
Обоснование тенденций количественного и  качественного изменения в производстве	Отражение в  информационных моделях динамики отдельных  элементов и процессов. Количественное изменение предполагает корректировку  информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку
Интегрирование  информационной модели процесса производства	Отражает взаимосвязь  и динамику локальных процессов  и всего производства

 

Порядок формирования определяет подход к анализу состава  информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация  банков данных позволяет более полно  обосновать направления движения, интенсивность  потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

     Таким образом, система информационного  обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных  потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые  в производственной системе (между  структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркуляции является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

     Таким образом, поток информации - движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Потоки характеризуются  количеством информации, находящейся  в системе и обрабатываемой в  единицу времени.

     Вид движения информации и сроки ее поступления  в управляющую систему должны быть согласованы во времени с  циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства  в ход производства.

     Руководители, которым для успешного осуществления  управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, так и разнообразная внутрифирменная  информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

• обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;
• минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;
• обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.

 

1.5. Информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия

     Информационные  технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для  управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами и коллективами людей.

     Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и управления обеспечивает развитие, распространение  и все более эффективное использование  информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо  без использования разнообразных  технических средств и в первую очередь компьютеров.

     Стратегические  цели информационных технологий —  обеспечить развитие бизнеса, его управляемость  и качество, конкурентоспособность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов.

     Информационная  технология — это системно-организованная последовательность операций, выполняемых  над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим  операциям относят: сбор и регистрацию  информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений. Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации, информационных систем и технологий, в обслуживании пользователей.

     Технологии  различаются составом и последовательностью  операций, степенью их автоматизации (долей  машинного и ручного труда), надежностью их выполнения. Надежность реализуется качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определяется рядом факторов и критериев. Главные из них – объемы информации, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов.

     Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы обработки  и преобразования, т.е. в более  укрупненные элементы технологического процесса. Например, процедура сбора и регистрации первичной информации включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота и своевременность процедуры. Особенность процедуры в ее низкой степени автоматизации, так как может присутствовать клавиатурный ввод, который отличается большими трудозатратами и ошибками. 

Состав  процедур и операции информационной технологии  

      
Процедура передачи информации включает кроме самой передачи операции ввода  данных в систему, в сеть, преобразования из цифровой формы в аналоговую и  наоборот, операции вывода сообщений, контроль ввода и вывода, защиту данных. Отличается эта процедура  способами передачи (почта, каналы связи, транспортные средства), разнообразием  средств передачи, организацией процесса передачи. Высокая степень автоматизации этой процедуры достигается дорогими способами, но технология в целом становится более эффективной.

     Процедуры обработки информации являются главными в информационных технологиях. Остальные  процедуры носят вспомогательный  характер. Процедуры обработки включают: операции ввода информации в систему, ввода, обработки, вывода результатов, отображения результатов и их контроля. Все операции выполняются  автоматически.

     Обработка отличается разнообразием видов  и форм представления информации: символы, текст, таблицы, базы данных, изображения, сигналы и т.д. Принципы, методы и  средства организации информации порождают  разнообразие современных технологий. Например, технологии мультимедиа, нейрокомпьютерные  технологии, распределенные и сетевые  технологии и др. Результатом процедур обработки является информационное обслуживание пользователей для  различных аспектов управления.

     В составе процедуры выполняются  операции хранения, запроса, поиска данных, контроля поиска, выдачи информации, формирования или отображения сообщения, контроля выдачи и отображения.

     Процедура анализа, прогноза, принятия решений  — это наиболее сложная, интеллектуальная процедура, выполняемая человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Процедуры обработки  могут различаться в зависимости  от форм и видов представления  данных. Организация обработки цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз данных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет  свои особенности и специфику. 

Обработка информации и ее виды

 

     В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и буквенное  отображение информации в различных  вариантах и сочетаниях: документы, тексты, таблицы, файлы, базы данных и  др. В информационных технологиях  экономической деятельности, так  же как в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях, широко используются изображения, речь, звуки, сигналы и т.д.