Характеристика исследования систем управления

предприятие как  систему.

В настоящее  время можно выделить, по крайней  мере, пять типов

системных представлений: микроскопическое, функциональное,

макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных  представлений системы отражает определенную

группу ее характеристик. Микроскопическое представление системы

основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых

величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых  элементов нет,

однако в каждом конкретном случае проектирования системы  элемент

принимается неделимым. Структура системы фиксирует  расположение

выбранных элементов  и их связи. Под функциональным представлением

системы понимается совокупность действий (функций), которые

необходимо выполнять  для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое  представление характеризует систему  как единое

целое, находящееся  в «системном окружении» (среде). Это  означает, что

реальная система  не может существовать вне системного окружения (среды),

а окружающая среда  представляет собой ту систему, в  рамках которой

выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система  может быть

представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии  «подсистема» и

рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных

иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние

системы во времени. Следовательно, система управления как объект

исследования  обладает следующими признаками: состоит  из множества (по

крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы

систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

система - это  единое и неразрывное целое, являющееся целостной

системой для  нижестоящих иерархических уровней, имеются

фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему  управления как объект исследования, необходимо

выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым

можно судить о  степени организованности систем. К  таким требованиям

относятся:

1) детерминированность  элементов системы;

2) динамичность  системы;

3) наличие в  системе управляющего параметра;

4) наличие в  системе контролирующего параметра;

5) наличие в  системе каналов (по крайней  мере, одного) обратной

связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия

эффективного  уровня функционирования органов управления. Рассмотрим

подробно эти  требования.

В системах управления детерминированность (первый признак

организованности  системы) проявляется в организации  взаимодействия

подразделений органов управления, при которой деятельность одного

элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах  системы.

Вторым требованием  системы управления является динамичность,

т.е. способность  под воздействием внешних и внутренних возмущений

оставаться некоторое  время в определенном неизмененном качественном

состоянии.

Под управляющим  параметром в системе управления следует

понимать такой  ее параметр (элемент), посредством  которого можно

управлять деятельностью  всей системы и ее отдельными элементами. Таким

параметром (элементом) в социально управляемой системе  является

руководитель  подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность

подчиненного  ему подразделения, воспринимает управляющие  сигналы

руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность

за выполнение всех управленческих решений.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам

управления, следует  назвать наличие в ней контролирующего  параметра,

т.е. такого элемента, который постоянно контролировал  бы состояние

субъекта управления, не оказывая при этом на него (или  на любой элемент

системы) управляющего воздействия.

Итак, мы рассмотрели  требования, предъявленные к системе

управления как  объекту исследования. На основе этого  определяем

следующее:

1. Рассматривая  конкретную организацию как объект  исследования, мы

всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные  характеристики. Это

позволяет лучше  понять эту организацию и определить, к какому классу

сложности она  относится.

2. Чтобы совершенствовать  систему управления с использованием

компьютерной  техники, организационное проектирование необходимо

доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость

распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима  персональная ответственность руководителей  и

исполнителей. При  проектировании системы управления нужно четко

фиксировать, кто  и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима  информационная проработка системы  на уровне

управленческих  решений.

5. Исследование  и проектирование должно быть  непрерывным

процессом. В  системе управления необходимо предусматривать  отдел или

группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать  технологию

подготовки новых  решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать  четкая документация, регламентирующая

деятельность  организации. Зачастую Положения об отделах, должностные

инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности

при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это

возможно только на основании общей концепции  исследования систем

управления как  систем принятия решений, так как  конечным продуктом

системы управления является управленческое решение.

1.2. Исследование  как составная часть менеджмента  организации

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой  системы

и управляющих  подсистем, следовательно, касается всех аспектов

деятельности  организации. Исследованию подлежат сильные и слабые

стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии),

финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также

организационная культура.

Для анализа  сильных и слабых сторон организации  руководство

предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы

воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут

осложнить будущие  проблемы. Метод, который используется для

диагностики внутренних проблем, называют управленческим

обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании

функциональных  различных зон организации. Для  целей стратегического

планирования  в обследование рекомендуется включить пять

функциональных  зон:

1) маркетинг;

2) финансы (бухгалтерский  учет);

3) производство;

4) персонал;

5) организационную  культуру;

6) имидж организации.

Методика анализа  производственной зоны организации  существенно

отличается от широко известной методики оценки организационно-

технического  уровня производства. Это отличие  объясняется

направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся

рыночные отношения. В ходе анализа производящих функций  акцент

делается на следующие вопросы: может ли предприятие  производить товары

с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет  ли доступ

организация к  новым материальным ресурсам; каков технический уровень

предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля

качества продукции; насколько хорошо организован и  спланирован процесс

производства. Финансовое отношение организации во многом определяет,

какую стратегию  выберет руководство на будущее. Детальный анализ

финансового состояния  помогает выявить уже имеющиеся  и потенциальные

слабости организации.

При анализе  маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших

элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность  предприятия;

разнообразие  и качество ассортимента товаров; рыночная демография;

рыночные исследования и разработки; предпродажное и  последовательное

обслуживание  клиентов; сбыт, реклама, продвижение  товара.

Анализ внешней  среды служит инструментом, при помощи которого

разработчики  стратегии контролируют внешние  по отношению к

организации факторы  с целью предвидеть потенциальные  угрозы и

открывающиеся новые возможности. Анализ внешней  среды позволяет

своевременно  спрогнозировать появление угроз  и возможностей, разработать

ситуационные  планы на случай возникновения непредвиденных

обстоятельств, разработать стратегию, которая  позволит организации

достигнуть целей  и превратить потенциальные угрозы в выгодные

возможности.

При анализе  экономических факторов рассматриваются  темпы

инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный  платежный баланс,

уровень занятости  населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать

современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и  торговле между

странами; протекционистскую  таможенную политику, направленную против

других стран; нормативные акты федерального правительства  и местных

органов власти, уровни развития правового регулирования  экономики,

отношение государства  и ведущих политиков к антимонопольному

законодательству, кредитную политику властей и  т.д.