Формирование и особенности коммуникаций на предприятии

     Несложно  предположить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации. И когда её нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах. 

 

       2. Коммуникационная система в ООО «Ресторан «Круглый стол» 

      2.1   Краткая характеристика ООО «Ресторан «Круглый стол» 

      Организационно-правовая форма ресторана «Круглый стол» - общество с ограниченной ответственностью на основании учредительного договора. Учредителем ресторана является Чулаков В.А., генеральным директором ресторана «Круглый стол» является Голубев В.Н. ООО «Ресторан «Круглый стол» располагается по адресу: 423800, Татарстан, город Набережные Челны, ул. Гидростроителей, д. 18А., тел. 37-61-61 [см. приложение А]

      Ресторан «Круглый стол» по типу предприятия относят к ресторану при гостинице, рассчитанному на удовлетворение спроса как гостей города, так и его жителей. Ресторан работает ежедневно с 6:30 до 0:00. Контингент гостей ресторана «Круглый стол» очень разнообразен – его посещают люди разных профессий, разных национальностей и возрастов, разного социального достатка. Этот ресторан в нашем городе не имеет филиалов.

      Всего ресторан может принять 230 гостей одновременно. Ресторан «Круглый стол» поделён на два зала: большой зал, рассчитанный на 160 посадочных мест и малый зал, именуемый также банкетным, на 70 посадочных мест. Кредо заведения гласит: «Ресторан «Круглый стол» - это ресторан, созданный для общения».

      Малый зал ресторана "Круглый стол" на 2-м этаже – предназначен для  проведения торжественных мероприятий  в Набережных Челнах.  
В зале ресторана могут разместиться до 70 приглашенных гостей. 
Малый зал ресторана «Круглый стол» пользуется большой популярностью среди фирм, занимающихся проведением семинаров и конференций. Зал ресторана оборудован проектором, четырёхметровым экраном, акустическим оборудованием, флипчартом, DVD-проигрывателем.

      В данном ресторане активно действует  банкетная служба «Круглого стола». Познакомиться с рестораном «Круглый стол» возможно на страницах сайта www.krugly-stol.ru. За год в ресторане «Круглый стол» побывало больше 80 тысяч гостей.

      В ресторане «Круглый стол» по организационной  структуре насчитывается 7 основных отделений, в каждом из которых по 3-4 отдела [см. приложение A]. По типу организационная структура ресторана «Круглый стол» относится к линейной. Возглавляет каждое производственное или управленческое подразделение руководитель, сосредоточивающий в своих руках все функции управления и полномочия по принятию решений. Четко выражен принцип единоначалия; высокая степень централизации в управлении; полномочия функциональных специалистов незначительны, носят рекомендательный характер. 

      2.2 Анализ формирования и особенностей  коммуникационной системы ООО  «Ресторан«Круглый стол»

      Коммуникации  в ресторане «Круглый стол» являются важным инструментом для взаимодействия руководителей подразделений и эффективности деятельности данного предприятия в целом.

      К коммуникациям между рестораном «Круглый стол» и его внешней  средой относятся: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики, конкуренты.

      К средствам массовой информации относятся  партнёры ресторана – такие, как салон красоты «Момо», Клиника «Виллабэль», фитнес-клуб «Фитлэнд», «Детский мир», салон красоты «Космо», а также потенциальные партнёры, желающие сотрудничать на взаимных выгодах. Данной стороной коммуникаций занимается маркетинговый отдел и руководитель данного отдела Негматова Ю.А. В данном отделе 3 секции: секция маркетинга, секция публикаций и секция работы с клиентской базой. Разработка и проведение рекламных акций, различные публикации, ответственность за состояние и вид меню, за исследование конкурентов, рекламно-информационные материалы, за информационные и презентационные материалы, за работу с гостями - это основные задачи данного отдела. 

      В данном отделении работают 6 сотрудников. Потребители и их пожелания, предпочтения, отношение к кухне ресторана «Круглый стол» определяются посредством проведения опросов, различных акций, пополнения клиентской базы. Конкуренты данного заведения изучаются посредством применения приёма «тайного покупателя» при посещении конкурентов, звонках к ним с целью выяснить наличие акций в их заведениях, условиях и т.д.

      Что же касается межуровневых коммуникаций, то они происходят между различными подразделениями ресторана. Каждое подразделение тесно сотрудничает со всеми остальными. С такой целью в ресторане «Круглый стол»

существует  коммуникационный центр, который создан для движения информационных частиц  внутри предприятия[см. приложение В]. Коммуникационный центр работает по системе трех корзин. Верхняя корзина с пометкой «Входящие» должна содержать новые сообщения, которые нужно будет просмотреть. Средняя корзина с пометкой «Отложенные» должна содержать те сообщения, которые были просмотрены, но с которыми сотрудник не может немедленно начать работу. Нижняя корзина « Исходящие» должна содержать те сообщения, которые полностью обработаны и сейчас снова готовы для доставки по коммуникационным линиям.

       Коммуникационный центр ресторана «Круглый стол» состоит:

-из  коммуникационного центра, расположенного  непосредственно рядом с орг.схемой предприятия. Корзины  ком. центра устанавливаются для руководителей и всех подразделений. Все корзины имеют бирки с названием поста руководителя и подразделения.

-из  коммуникационной корзины для  каждого подразделения, которая  установлена на рабочем месте  так, чтобы было удобно пользоваться  всем сотрудникам, и который  работает по системе трех корзин; 

-из  коммуникационной корзины для  каждого кабинета, которая состоит  из корзин для каждого сотрудника, работающего в этом кабинете, а так же корзин  для входящей  и исходящей информации сотрудников.  Все корзины имеют бирки с  наименованием поста.

-каждый сотрудник, у которого есть рабочий стол, должен иметь коммуникационную корзину из трех корзин стоящие одна на другой для входящей, отложенной и исходящей информации.

  Для того чтобы просьбы, идеи, заявления, одним словом послания, быстро доходили до нужного адресата, необходимо пользоваться коммуникационным центром и правильно оформлять послания. При составлении сообщений необходимо пользоваться образцами, которые вывешены на видном месте рядом с коммуникационной корзиной  в каждом подразделении.

  Очень важно при составлении посланий указывать должность адресата и фамилию, а также указывать должность и фамилию тому человеку, который пишет послание. Послание должно направляться только должности, промежуточные посты указывают вверху послания. Первый получатель помечается стрелкой и рядом со стрелкой ставится дата отправления.

  Если  сообщение было получено, но нет возможности быстро на него ответить (вопрос требует времени), то необходимо сообщить об этом отправителю в письменном виде, чтобы он знал о том, что сообщение получено, и вопрос решается.

  Послания, которые необходимо отправить в  другие подразделения, нужно вкладывать в корзину «исходящие»,  далее  ответственный за ком. центр подразделения  доставляет сообщения  до коммуникационного  центра, который расположении рядом с оргсхемой.

  Нельзя  допускать того, чтобы адресованные сообщения были «похоронены» в корзинах, необходимо отвечать на них своевременно.

  В ресторане «Круглый стол» также  существует менеджер по коммуникациям, в обязанности которого входит следующее:

1.Послания  направлять их точно.

2.Забирать  в назначенное время адресованные  его подразделению

послания  из коммуникационного центра, который  расположен рядом с оргсхемой  и доставлять в корзину своего подразделения, а также отправлять сообщения по тому же самому маршруту, но в обратном порядке.

3.Отвечать  за распределение посланий между  сотрудниками своего подразделения,  либо кабинета, в котором работает  ответственный.

4.Следить  за тем, чтобы все послания  оформлялись согласно требованиям  предприятия и были датированы.

5.Следить  за правильным распределением  информации в системе трех  корзин.

6.Если  ответственных за одну коммуникационную  корзину в подразделении несколько  человек, то они должны передавать  друг другу  корзину в полном  порядке.

7.Ответственные должны быть в курсе всех изменений на огрсхеме. При изменении в оргсхеме, происходят изменения, связанные с корзинами центра связи. Необходимо информировать себя систематически изучая оргсхему.

8.Все  ответственные должны сообщать  о произошедших нарушениях в работе коммуникационного центра:

-утери  сообщений;

-неправильно  доставленных  сообщений;

-неправильно  оформленных сообщений;

-устаревших  сообщений;

-утерянных  сообщений;

-о неполученных  ответов на сообщения.

      Безусловно, в процессе управления осуществляется обмен коммуникациями по вертикали и горизонтали между руководителями.

      Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». В ресторане «Круглый стол» данный вид коммуникаций представляется в виде: обмена информации о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д. Данный вид коммуникаций осуществляется через написание посланий, отчётов, предоставление статистик каждый четверг до 14:00, которые позволяют определить эффективность той или иной деловой недели. Помимо этого в ресторане «Круглый стол» имеется пресс-центр, находящийся на кухне – на него вывешиваются намечающиеся меропрития в ресторане, чтобы все могли ознакомиться. Существует ещё один пресс-центр в служебном помещении ресторана, на котором вывешиваются различные объявления, дни рождения сотрудников, информация о собрании и т.д.

      Помимо  этого принято выделять межличностные  и организационные коммуникации. Межличностые коммуникации – это то, как люди общаются и взаимодействуют друг с другом внутри предприятия[25]. В данном случае здесь действует система внутренних коммуникаций, через которую сотрудники передают друг другу послания, изучают приказы руководителей и ииную информацию, связанную с деятельностью данного заведения.

      Коммуникации  в малой группе тоже имеют место быть. Следует заметить, что количество сотрудников ресторана превышает 140 человек и, исходя из этого,   коллектив в процессе работы делится на несколько малых групп, в каждой из которых находится индивид, взаимодействующий с непосредственным руководителем. Такое практикуется при повседневной работе ресторана, при работе на банкетах – выделяются бригады и бригадиры, которые взаимодействуют в процессе проведения мероприятия с менеджером банкетной службы.

      Внутренняя  оперативная коммуникация - это коммуникации между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции, ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

      Особенно  важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В ресторане «Круглый стол» обратная связь имеет место быть, т.к. хорошо развита система коммуникаций и также существует отдельный человек, отвечающий за своевременность и оперативность передачи информации во вне орагнизации и внутри неё – менеджер по коммуникациям.