Формирование и особенности коммуникаций на предприятии

   Формирование  и особенности  коммуникаций на предприятии 

Содержание

Введение

Раздел 1. «Теоретические основы коммуникационного процесса»

1.1.Сущность и виды коммуникаций

1.2.Межличностные и организационные коммуникации

1.3.Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну

1.4.Критерии эффективности коммуникационной системы

управления персоналом на предприятии

Раздел 2. Коммуникационная система в ООО «Ресторан «Круглый стол»

2.1   Краткая характеристика ООО «Ресторан «Круглый стол»

2.2. Анализ коммуникационной системы в ООО «Ресторан«Круглый стол»

Раздел 3. Предложения по повышению эффективности коммуникационной системы в ООО «Ресторан «Круглый стол»

 3.1.Предложения и рекоменации по усовершествованию коммуникационной системы ООО «Ресторан «Круглый стол»

3.2.Социально – экономическое обоснование проектных предложений

по повышению  эффективности коммуникационной системы

Заключение 

Список используемой литературы

Приложения

 

       Введение 

      Формирование  коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия окажется под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации. Это особенно актуально для коммерческих организаций, деятельность которых ориентирована на потребителя. Для того, чтобы уметь предугадать желания потенциального потребителя, необходимо владеть коммуникациями и уметь грамотно использовать их для достижения  целей организации.

      Проблема  формирования эффективных коммуникаций является довольно актуальной для ресторана  «Круглый стол», где отмечается неопределенность во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации, где эффективность деятельности детерминирована предпочтениями, вкусами потребителя.

     Для того, чтобы уметь предугадать желания потенциального потребителя, необходимо владеть коммуникациями и уметь грамотно использовать их для достижения целей организации[3].  Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты. Именно этим обусловлен выбор темы курсового проекта «Формирование и особенности коммуникаций на предприятии».

      Цель  курсового проекта: разработать  рекомендации по повышению эффективности коммуникационной системы в ресторане «Круглый стол». Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

      1. Изучить теоретические основы  коммуникационной системы управления персоналом.

      2. Проанализировать эффективность  коммуникационной системы управления персоналом в организации ООО «Ресторан «Круглый стол».                             

      3. Разработать проект по повышению эффективности коммуникационной системы управления персоналом в ООО «Ресторан «Круглый стол».

      Объект исследования: ООО «Ресторан «Круглый стол».

      Предмет исследования: формирование и особенности коммуникационной системы управления персоналом.

      Теоретическая база исследования: Алёшина И.В., Батаршев А.В., Гавриленко Н.И., Рябых Д., Матвеева А., Гальперина В.М., Елецкий Н.О., Котлер Ф., Власова В.М., Федько Н.Г. и др. Методы исследования: анализ теоретического материала, документов ООО «Ресторан «Круглый стол», эмпирические методы – метод наблюдения, метод описания.

      Практическая  значимость данной работы: разработанные  рекомендации помогут усовершенствовать  коммуникационную систему управления персоналом в ресторане «Круглый стол».

 

1. Теоретические основы коммуникационного процесса

 

1. Сущность  и виды коммуникаций

 

      Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

      Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

      Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными, руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов[25]. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления.

      Коммуникации  подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

      К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов, как правило, является реакцией на воздействие внешней среды.

      Ко  второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

      В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

      Не  менее важными являются  коммуникации и по восходящей линии. Предприятие  не может функционировать без  информации о ходе производственного  процесса[13]. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

      Для координации задач и действий подразделений организации требуется  обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

      Две трети всей деятельности на предприятии  – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Сюда включаются: обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

      Определённую  роль играют также коммуникации с  неформальными группами[22]. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

      Итак, информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.  

2. Межличностные и организационные коммуникации

 

      Коммуникация  с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип коммуникации. B межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

      Внутриличностная коммуникация возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, егo мысли и чувства превращаются в послание, а мозг действует как для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь- это то, что дополняет информацию или отвергает её.

      Коммуникация  в малой группе – это когда каждый индивидуум имеет paвный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими[15]. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 человек. В таком случае малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этими возникает вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для неё те же. Часто в организациях малые группы называются "командами". Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

      В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации).Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все её члены могли эффективно участвовать в её работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук),однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.a.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

      Внутренняя  оперативная коммуникация- это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации[25]. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с её непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.