Формальное и неформальное управление

   Формальные  группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это объясняется  безличностью формальной структуры  — в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи. Формальные группы могут быть классифицированы по многим основаниям, например по различию в членстве, по выполняемым задачам, по позициям внутри организационной структуры.

   Теория  и практика менеджмента предлагает разнообразные виды формальных групп:

   рабочая (целевая) группа - группа внутри предприятия, члены которой работают над одним заданием, задачей, проектом. Целевые группы могут быть специальные и постоянные. Эти группы представляют собой отдельные взаимосвязанные производственные элементы, образующие организацию как систему. При этом важным является то, что задачи каждой из рабочих групп должны быть взаимосвязаны с задачами других структурных подразделений и организации в целом;

   руководящая группа (командная группа) - группа управления, состоящая из руководителя и его непосредственных подчиненных, руководителей отдельных подразделений, отделов, бригад;

   комитет - группа людей внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания. В состав комитетов входят как руководители разных уровней управления, так и рядовые сотрудники. Иногда комитеты называют «комиссии» или «советы».

   Выделяют два типа комитетов:

   постоянный  комитет, создаваемый как постоянно  действующая группа, с целью осуществления  конкретной задачи, чаще всего стратегической;

   специальный комитет, формируемый для выполнения отдельной временной задачи.

   Формальные  группы всех видов могут создаваться  в любых организациях: правительственных, религиозных, коммерческих учреждениях. Они реализуют вспомогательные, совещательные, координационные, информационные функции и могут наделяться правом. Эффективность деятельности советов и комиссий может значительно повысится, если будут четко определены их права и обязанности, а также регламентировано время на процесс принятия и реализацию решения.

   Прибегать к групповой форме принятия решений  исследователи менеджмента советуют, когда группа может выполнить  эту работу лучше, чем один руководитель. Ученые приводят ситуации, когда управление с помощью групп может быть предпочтительнее:

   в случае, если проблема требует большого опыта в какой-то определенной области, то необходима консультативная помощь специалистов для принятия решения;

   когда предлагаемое решение является непопулярным, то использование групп будет  способствовать ослаблению недовольства и сопротивления сотрудников организации;

   в случае, если нецелесообразно сосредоточивать  власть в руках одного руководителя, использование комитетов поможет  распределить полномочия между несколькими  лицами.

   Формальные  организации имеют ряд достоинств:

   -делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;

   -устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;

   -обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

   Таким образом, формальная группа имеет следующие  особенности:

   -Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;

   -Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

   Формальные  группы могут быть сформированы для  выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта. 

   1.3 Возникновение неформальных  групп.

   Причиной  возникновения неформальной группы в формальной организации является неизбежная ограниченность формальной организации которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации.

   Если  люди вступают в формальные организации  для осуществления целей организации  либо им нужно вознаграждение в виде дохода или ими руководят соображения престижа то принадлежность к неформальной группе может дать людям психологические выгоды не менее важные для них чем получаемая зарплата.

   В соответствии с классификацией данной А.Маслоу первичные потребности - физиологические потребность в безопасности и защищенности а также вторичные - социальные уважение и самовыражение. Может ли формальная организация обеспечить удовлетворение всех потребностей в полной мере? Очевидно нет. Возникновение неформальной организации является следствием естественного стремления человека к объединению с другими людьми к формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми.

   Возникновение неформальной организации также  связано с формированием среды  взаимодействия членов организации. Группы возникают в организации и функционируют как обособленные структурные подразделения в связи с тем что в результате разделения труда выделяются отдельные специализированные функции требующие для своего выполнения определенной совокупности людей обладающих определенной квалификацией имеющих определенную профессию и готовых в системе совместной деятельности выполнять определенную работу. Аналогичная ситуация наблюдается при формировании групп призванных решать целевые задачи. Выполнение должностных обязанностей уже требует определенного взаимодействия. Однако всегда ли в полной мере при этом удовлетворяется потребность всех членов организации в общении или потребность в признании? Очевидно что нет. Ясно, что здесь важной является оценка не только руководителя и тех членов организации взаимодействие с которыми обусловлено выполнением должностных обязанностей.

   Личность  многогранна. И чем больше “граней” тем более многообразны ее потребности  а следовательно тем труднее  обеспечить их удовлетворение только в рамках формальной организации чем больше оснований для объединения членов организации. 

   По  мнению Майкла Мескона важнейшими причинами  вступления в группу являются:

   - Чувство принадлежности;

   - Взаимопомощь;

   - Взаимозащита;

   - Тесное общение;

   - Заинтересованность. 

   Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к неформальным организациям чтобы эти контакты обрести.

   В идеальном варианте подчиненные  должны иметь возможность без  всякого стеснения обращаться к  своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит то начальнику следует внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают что их начальник в формальной организации плохо о них подумает если они будут спрашивать его как им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более того в каждой организации есть множество неписаных правил которые касаются мелких процедурных вопросов как например: какой продолжительности должен быть перерыв на кофе каково отношение начальника к болтовне и шуткам как следует одеваться чтобы заслужить всеобщее одобрение а также насколько все эти правила обязательны. В этих и других ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например новый рабочий занятый в производстве скорее попросит другого рабочего объяснить ему как произвести ту или иную операцию. Это приводит к тому что новые рабочие тоже стремятся участвовать в уже сформировавшейся социальной группе где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому кто получил ее и тому кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение а получающий – необходимое руководство к действию.

   Потребность в защите является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень  редко можно говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих местах самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах которые собирались в пивных и осуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение когда начальству не доверяют. 

   Необходимость в общении возникает потому что  люди хотят знать что происходит вокруг них особенно если это затрагивает  их работу. И все же во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации – слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации. 

   Люди  часто присоединяются к неформальным группам просто для того чтобы быть ближе к тем кому они симпатизируют. Они могут ходить вместе обедать обсуждать свои рабочие и личные дела во время перерывов на кофе или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми находящимися в непосредственной близости к ним чем с теми кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать с теми кто рядом. Людей обычно тянет к тем кто по их мнению может удовлетворить их потребность в принадлежности компетентности защите уважении и др.

   Некоторые руководители считают что неформальная группа – это результат неэффективного управления однако возникновение данных групп явление естественное и весьма распространенное - они есть в каждой организации. 

   Неформальные  группы несут в себе как отрицательное  так и положительное влияние  на деятельность формальной организации.

   Неформальные  группы могут вести себя непродуктивно и это будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству. Принятые группой нормы могут привести к тому что продуктивность организации будет ниже той что определена руководством. Тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов могут задерживать необходимую модернизацию производства. Однако такое контрпродуктивное поведение часто является реакцией на отношение начальства к этой группе. Правильно или нет но члены группы считают что к ним относятся несправедливо и отвечают так как ответил бы любой человек на то что ему кажется несправедливым.

   Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того чтобы быть членом группы надо работать в данной организации преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому что они не хотят нарушать социальные связи которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например сильный дух коллективизма характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху часто произрастает из неформальных взаимоотношений непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации дополняя формальную систему коммуникаций.

   Не  находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями  или пытаясь подавить их руководители часто упускают эти потенциальные  выгоды. В любом случае независимо от того является ли неформальная организация вредной или полезной она существует и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу на ее месте обязательно возникнет другая у которой возможно сложиться заведомо отрицательное отношение к руководству.

   Неформальные  группы обычно имеют свои неписаные  правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры.

   Неформальная  группа проявляется в двух разновидностях:

   1. Представляет собой вне формальную организацию, в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно складывающейся между работниками, некоторые формы рационализации и изобретательства, способы принятия решения и т.д.

   2. Представляет социально-психологическую организацию, выступающую в виде межличностных связей, возникающих на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникающая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между ними, например, товарищеские отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий и т.д.