Таблица 5 Параметры стандартных стилей, использованных при оформлении  титульного листа стандарта

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

   Рисунок 11 - Структура титульного листа шаблона стандарта  
       Текстовая основа шаблона основной части стандарта форматируется согласно  рисункам 12, 13 и таблиц 6 - 8  путем выделения фрагментов текста

(абзацев), подлежащих форматированию  и применения к ним необходимых стилей. 

     Таблица 6

 

    

    

Таблица 7 Параметры стандартных стилей, использованных при оформлении  основной части стандарта

 

 

Рисунок 12- Структура основной части шаблона стандарта 

     

 

     

 

     

 Рисунок  13 - Структура стилей, примененных при оформлении таблиц

в стандарте 

    Таблица 8 Параметры стандартных  стилей, использованных при оформлении 

    таблиц  в стандарте. 

 

Файл  “ Шаблон стандарта”.dot приложен к электронной версии

дипломной работы на компакт-диске (Приложение 5).

     

2.4.3 Требования к текстовому оформлению стандарта.

     

При текстовом оформлении стандарта выполнены следующие требования СТО СМК.05.33:

• текст документа воспроизводится на одной стороне листа  (без оборота) через полуторный междустрочный интервал;
• примечания, таблицы, текст рубрик “Внимание” и “Предупреждение”, расшифровка формул, подрисуночные надписи, тексты сносок и примеров выполняют через одинарный междустрочный интервал.
• наименования разделов, пунктов (подпунктов), таблиц и рисунков, если они занимают более одной строки, также выполняют через одинарный междустрочный интервал.
• картридж, установленный в печатающее устройство (принтер), должен обеспечивать четкое воспроизведение текста и графических объектов документа по всей площади листа.

     Расстояние  от рамки формы до границ текста следует оставлять:

• в начале строк не менее 10 мм, в конце строк не менее 8 мм.

     Расстояние  от верхней внутренней рамки до первой строки текста (заголовка) должно быть не менее 20 мм, от нижней строки текста до нижней внутренней рамки - не менее 25 мм. Абзацы в тексте начинают отступом в

10 – 13 мм.

       Интервал между заголовком и предшествующим текстом должен быть увеличен на  18 – 24 пт; между заголовками,  а также между заголовком и последующим текстом - на 12 пт. Каждый пункт, подпункт, перечисление записывают с абзаца, при этом цифры, указывающие номера пунктов, подпунктов и перечислений, не должны выступать за границы абзаца. Расстояние между текстом предыдущего и последующего пункта, подпункта, а также расстояние от перечисления до последующего текста должно быть увеличено на 12 пт.

     При наборе текста документа следует  использовать режим автоматического переноса слов, при этом нельзя разделять переносом сокращения типа “ и т.д.”, “и т.п.”, цифры и относящиеся к ним обозначения единиц измерения; обозначения; составные обозначения единиц измерения.

     При наборе текста не допускается отбивать* и переносить на другую строку:

• от предыдущего текста - знаки препинания, закрывающую скобку, закрывающие кавычки;
• последующий текст от открывающей скобки, открывающих кавычек;
• дефис при переносе и в сложных словах, например: бело-синий;
• падежные окончания (наращения) и дефис от цифры при записи порядковых числительных ;

При наборе текста необходимо отбивать (делать пропуск между буквами (знаками) при наборе текста, используя клавишу пробел):

• последующий текст от знаков препинания,  закрывающих скобок и кавычек;
• тире между словами;
• тире вместо пропущенных слов;
• тире как знак перечисления;
• открывающую скобку и кавычки от предыдущего текста;
• цифру от знака № (№ 16);
• обозначение единицы измерения от цифр (50 м, 10 шт., 5 экз.);

     При печатании не следует отбивать:

• буквы в сокращениях типа “и т.д.”, “и т.п.”:
• буквы в номере пункта, например: “… в 1.3.4б”;
• сокращенные слова (например: “с.” - страница, “поз.» - позиция) от номеров при ссылках на них, например: “… на с.4’, “… поз.15”.

 

     Не  допускается переносить на следующий  лист менее одной строки текста, отрывать примечание от текста, к которому оно относится, а также размещать заголовок и последующий текст на разных листах.  При этом после заголовка на данном листе должно быть помещено не менее двух строк последующего текста.

     Текст подраздела следует начинать с нового листа, если на предыдущем осталось менее 1/5 свободного поля, и текст подраздела не может быть размещен полностью.

     Исправления и дополнения, вносимые в документ, производят заменой листа.

     Опечатки  и графические неточности, обнаруженные при проверке документа перед сдачей в отдел технической документации (далее - ОТД), исправляют заменой листа.

     Допускается исправление орфографических ошибок на листах подлинника, имеющих утверждающие и согласующие подписи руководителей предприятия (представителя заказчика), без замены листа подлинника подчисткой или черной тушью (гелевой ручкой) рукописным способом с одновременным исправлением ошибки в оригинале электронного документа.

     После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным  ГОСТ 13.1.002.

 

3  Рекомендации по совершенствованию документационных процессов в деятельности менеджера по СМК

     Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений  и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

     При проведении работ по документированию СМК рекомендуется учитывать следующие факты:

• стандартизация деятельности организации в области качества способствует наведению порядка в собственном хозяйстве. И не с точки зрения субъективных представлений, а в соответствии с требованиями, изложенными в стандартах ГОСТ Р ИСО серии 9000;
• хорошо, когда коллективу известны те правила и требования, которые изложены в разработанных документах СМК, та “планка”, которой следует придерживаться. И руководитель может упрекнуть кого-то на оперативном совещании за нарушение требований конкретного стандарта организации;
• сам факт разработки документов СМК, привлечение к этому процессу широкого круга специалистов в качестве ответственных за документ и в качестве членов рабочих групп (как и формулирование политики и целей в области качества, обучение работников требованиям международных стандартов) формирует единомышленников, команду, коллектив, ориентированный не просто на выживание, а на успех, развитие, процветание, повышение конкурентоспособности организации;
• документирование процессов, кроме всего прочего, - это еще и передача (фиксирование) опыта, накопленного в организации.

     При разработке стандартов СМК менеджер по СМК должен предусмотреть:

• обеспечение единообразия в оформлении всех документов СМК;
• проверку до выпуска документа СМК содержания на соответствие установленным требованиям уполномоченным персоналом, включая заместителя генерального директора по подготовке производства и СМК.
• выпуск (согласование, утверждение, издание, анализ и пересмотр) каждого документа СМК только теми службами и лицами, которые ответственны за данный документ;
• обеспечение идентификации принятых изменений и статуса пересмотренной документации СМК в целях предотвращения непреднамеренного использования устаревших и несоответствующих документов;
• обеспечение целенаправленной и контролируемой рассылки и получение документов;
• актуализацию действующих (внесение изменений) и изъятие устаревших документов СМК;
• хранение и ведение контрольных экземпляров.

     Для совершенствования документационных процессов желательно выполнять следующие рекомендации:

     Документы должны разрабатываться непосредственными  участниками процессов. Необходимо привлекать к разработке документации наиболее квалифицированных и активных сотрудников и не пытаться перерабатывать и внедрять у себя документацию других фирм.

     Но  эти сотрудники заняты своей работой, ответственной, срочной, и разработка стандарта является для них дополнительной “непрофильной” нагрузкой.

     Рекомендуется мотивировать их к выполнению этой работы самой атмосферой, созданной в организации , заранее подготовить график разработки документов. Не следует требовать от них законченного документа, можно описать лишь главный раздел <процедура> (описание вида деятельности). Менеджер по СМК должен иметь полномочия для подготовки приказа о материальном поощрении ответственных за документ.

     В процессе стандартизации СМК организации  разрабатываются документы, которые составляют основу и механизм реализации СМК. Но этот механизм надо заставить работать, документы должны отражать реально выполняемую деятельность как всей организации, так и конкретных сотрудников.

     Если  ограничиться только разработкой документов, то это не принесет улучшений. Поставленную задачу можно решить только в том случае, если персонал будет пользоваться документами, стандартами организации (СТО СМК), а его деятельность будет соответствовать описанию в стандартах. 

 

ВЫВОДЫ

     В дипломной работе проведен анализ деятельности менеджера по СМК в ООО “ТехноКомСтрой” и определены  процедуры его деятельности, требующие документирования.

     Выполнены основные задачи дипломной работы:

1  В теоретической части - рассмотрено понятие документированной СМК, раскрыта степень участия менеджера по СМК в разработке необходимых документов;

2  В практической части диплома выполнена задача разработки документов, регламентирующих деятельность менеджера по СМК или являющихся результатом его деятельности:

     а) разработана должностная инструкция менеджера по СМК  в организации.

     Должностная инструкция разработана с учетом требований

ГОСТ Р ИСО 9001 на основе “Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих “, утвержденного Министерством труда и социального развития Российской федерации в 2004г , трудового кодекса РФ.

     б) разработан стандарт “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации", в котором подробно описан процесс разработки стандартов СМК. В стандарте приведены обязательные элементы СТО, приведены формы титульного, последующих и последнего листов с целью унификации разрабатываемых стандартов. Разработан электронный шаблон “ Шаблон стандарта”.dot для упрощения процедуры оформления СТО СМК.

     Стандарт  разработан в соответствии с  требованиями ГОСТ Р 1.0,

ГОСТ Р 1.4, ГОСТ Р 1.5 и направлен на выполнение требований

 ГОСТ Р  ИСО 9001.  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) является важным аспектом работы любой организации: в организации  создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятель-ности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение, а также   вопросы управления качеством в организации.

     Основной  задачей менеджера по СМК является активное участие в документировании СМК организации. Очевидно, что эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система.

     Под документированием СМК понимается деятельность менеджера по СМК по установлению структуры и состава документации и механизма ее управления. Документирование включает как разработку документации, так и управление самой документацией в ходе функционирования СМК

     Документирование  СМК, выполненное в систематической и последовательной манере, придает ей официальный статус, и должно:

• предъявлять перечень четких требований к персоналу (наличие должностных инструкций);
• облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований к СМК внутри организации;
• документация СМК должна распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ СМК в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации;
• одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень вновь введенных документов СМК;
• способствовать эффективным изменениям руководства (документация СМК не может быть жесткой; изменения должны вноситься в нее без затруднений. Также СМК должна реагировать на изменения в деятельности компании.
• обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения.

     Выгоды  от документирования СМК и деятельности менеджера по СМК можно сформулировать следующим образом:.

• Воспроизводимость деятельности. Гораздо проще повторить те действия, которые четко и подробно описаны в документе, чем те, которые получены, например, в ходе устного инструктажа.
• Независимость деятельности от отдельных исполнителей. Значительная часть организаций подвержена естественной либо повышенной текучести кадров. На отдельно взятых предприятиях, где возможно привлечение низко квалифицированного персонала, это порой носит сезонный или постоянный характер.
• На предприятиях с высокими требованиями к квалификации и опыту проблема может возникнуть в случае ухода незаменимого специалиста. Так или иначе, проблема актуальна для большинства предприятий. Детализированное описание выполняемой деятельности в таких случаях может служить удобным инструментом для обучения вновь прибывшего сотрудника. Конечно, это возможно только тогда, когда документ разработан с учетом квалификации сотрудника.
• Ясные ответственность и полномочия. Четко установленные обязанности и полномочия устраняют неразбериху в организации, предупреждают появление ошибок и способствуют созданию хорошего психологического климата в коллективе.
• Хранение и передача знаний. Хорошо разработанная документация очень полезна при обучении сотрудников. Возможна проверяемость деятельности. Гораздо проще выполнять и проверять исполнение документально изложенных требований, чем тех, которые передаются устно.
• При правильном подходе документирование СМК и деятельности менеджера по СМК может реально дать организации дополнительные выгоды. Проведение этих мероприятий - обязанность любой организации, планирующей создать СМК, удовлетворяющую требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Однако глубина описания, а также перечень вовлекаемых подразделений и специалистов остаются на усмотрение руководства организации.

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     ГОСТ  Р ИСО 9001—2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

ГОСТ Р ИСО 9000-2005 Системы менеджмента качества.

Основные  положения и словарь.

1. ГОСТ Р ИСО/ТО 10013:2007 “Менеджмент организации. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества”.
2. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2006. 474 с.
3. Микава Ж.М. Пишем то, что делаем, делаем, как написали // журнал “Стандарты и качество”. - 2003. - № 6.
4. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное . Обеспечение управления: Учебное пособие, 4-е изд., испр. и доп. – М.: Новосибирск, 2001. – 296 с.
5. Камышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, менеджеров и экономистов.: Дело и Сервис, 2000. – 224
6. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Питер, 2005. - 224 с.
7. Елизаветина, Т. Делопроизводство на компьютере / Т. Елизаветина. - М. : ИНФРА-М, 2005. - 312 с.
8. Журналы «Методы менеджмента качества», «Стандарты и качество»

2000 -:-2002 г.

9. Интернет: http://www.gost.ru
10. Интернет: http://www.docs.cntd.ru/