Документирование деятельности менеджера по системе менеджмента качества

 

       Разработка проекта СТО СМК

     СТО СМК должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям ГОСТ Р ИСО 9001. С этой целью целесообразно во вводной части каждого разрабатываемого стандарта давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт ГОСТ Р ИСО 9001, в соответствии с которым разработан данный документ.

     СТО СМК “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.0, ГОСТ Р 1.4, ГОСТ Р 1.5 и направлен на выполнение требований ГОСТ Р ИСО 9001.

     Стандарт состоит из следующих разделов:

• первый лист СТО СМК (титульный лист);
• содержание;
• область применения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения*;
• обозначения и сокращения*;
• ответственность и полномочия;
• общие положения;
• основные нормативные положения
• порядок разработки и оформления СТО СМК;
• учет, хранение (последний лист текста);
• приложения;
• лист регистрации изменений.

 

_____

* допускается объединять в один раздел 
При разработке проекта стандарта выполнены следующие рекомендации ГОСТ Р ИСО/ТО 10013:

• в названии СТО СМК указана документированная процедура: “ Система менеджмента качества. Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" ;
• в СТО СМК указано назначение документированной процедуры и описана область ее применения:

     - стандарт предназначен для использования всеми подразделениями организации. при разработке СТО СМК;

• раздел СТО СМК «Нормативные ссылки» содержит перечень нормативных документов (НД), на которые в СТО даны ссылки.

     Перечень  ссылочных НД начинают со слов: «В настоящем  СТО СМК использованы ссылки на следующие нормативные документы: …». В перечне НД указывают полные обозначения этих документов с цифрами года принятия и их наименования, размещая эти документы в порядке возрастания номеров обозначений в следующей последовательности:

• международные стандарты;
• государственные стандарты Российской Федерации;
• отраслевые стандарты;
• стандарты организации;
• инструкции, правила и другие НД.

     Раздел СТО СМК “Термины и определения” и “Обозначения и сокращения” приводят в СТО CМК при необходимости и оформляют с использованием стандартных формулировок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.5.

     В СТО СМК определены ответственность и полномочия персонала и/или организационные функции, а также их взаимодействие с другими процессами и деятельностью в соответствии с организационной структурой организации, представленной на рисунке 1.

     Раздел  cтандарта “Ответственность и полномочия “ излагается в следующей редакции:

• “Технический директор организации несет ответственность за организацию работ по выполнению плана разработки, пересмотра и корректировки СТО СМК .

     Заместитель генерального директора по подготовке производства и СМК - представитель руководства – несет ответственность:

• за организацию разработки и управление СТО СМК ;
• за анализ разрабатываемых (и/или актуализируемых) СТО, с целью наиболее полного отражения в них требований по обеспечению качества.

     Руководители  подразделений несут ответственность:

• за полное и четкое изложение в СТО СМК целей и задач документируемой процедуры;
• за доведение до персонала подразделений требований СТО СМК;
• за актуализацию разработанных СТО СМК ;
• за своевременное внесение изменений в учтенные копии СТО СМК и информировании об этом персонала подразделений ;
• за разработку, пересмотр или корректировку СТО СМК в установленные сроки;
• за организацию хранения учтенных копий СТО СМК.

     Менеджер  по системе менеджмента качества несет ответственность:

• за разработку, формирование плана разработки, пересмотра и корректировки СТО СМК;
• за проведение нормоконтроля СТО СМК ;
• за организацию учета и хранения подлинников СТО СМК;
• за своевременное внесение изменений в подлинники СТО СМК.
• за размножение и рассылку заинтересованным подразделениям СТО СМК и изменений к ним”.

     В СТО СМК должны быть приведены сведения о дате пересмотра документированной процедуры.

     Данные  сведения приведены в разделе стандарта “Общие положения ”. Планы разработки, пересмотра и корректировки СТО СМК формирует менеджер по СМК на основании предложений подразделений до 25 января текущего года. СТО СМК подлежит пересмотру один раз в 3 года, если оно не актуализировалось в течение этих лет.

     Разработка  схемы условного обозначения СТО СМК

     В процессе разработки стандарта “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" разработана схема условного обозначения CТО СМК, приведенная на рисунке 5.

     В условное обозначение СТО СМК входят следующие элементы:

• индекс документа (СТО) установлен ГОСТ Р 1.0;
• СМК - система менеджмента качества;
• порядковый номер от 000 до 999 -присваивается менеджером по СМК в пределах каждой группы стандартов

     Порядковый  номер стандарту присваивается в порядке возрастания номеров по мере их регистрации в журнале учета и регистрации в Службе качества. При пересмотре стандарта его регистрационный номер сохраняется, но изменяется номер года утверждения.

• год утверждения СТО СМК

     Стандарт  СМК “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации” имеет условное обозначение: СТО СМК.05.001-2011. 

 

     

 
 Согласование проекта стандарта с заинтересованными подразделениями

     Согласно  рекомендациям ГОСТ Р ИСО/ТО 10013 в разделе “ Порядок рассмотрения и оформления СТО” определен порядок рассмотрения стандарта следующим образом:

     Проект  СТО СМК направляется на рассмотрение в заинтересованные подразделения и заместителю генерального директора по подготовке производства и СМК. При этом целесообразно предусмотреть создание условий для свободного участия в обсуждении проектов стандартов широкого круга сотрудников структурных подразделений .

     Перед рассылкой на отзыв проект стандарта  должен быть подписан в следующем порядке:

- исполнитель- менеджер по СМК;

руководитель  разработки- заместитель генерального директора по подготовке производства и СМК .

     При направлении проекта стандарта  на отзыв в подразделения необходимо в сопроводительной служебной записке указывать срок представления отзыва, который должен быть не более 5 дней со дня отправки проекта стандарта подразделениям.

     Датой выполнения разработки первой редакции стандарта является дата отправки её на отзыв.

     После рассмотрения предложений и замечаний  разработчик СТО СМК составляет сводку отзывов и дает заключение по каждому пункту замечаний или учитывает их в СТО СМК. При наличии разногласий необходимо рассмотреть сводку отзывов на совещании с участием заинтересованных подразделений. На совещании должно быть принято окончательное решение. В соответствии с принятым решением:

 

     

• составляется окончательная редакция СТО СМК;
• при необходимости принимается решение о разработке второй редакции СТО СМК.

     После устранения замечаний проект СТО  СМК вновь передается на согласование.

     Согласование  стандарта СМК осуществляется путем визирования его ответственным лицом в подразделении.

     Нормоконтроль стандарта

     Разработанный стандарт в обязательном порядке  проверяется нормоконтролером организации на предмет соответствия его требованиям нормативных документов, правильности оформления. Срок проведения нормоконтроля стандарта не более 5 рабочих дней

       Подписание и утверждение проекта стандарта

     Полностью подготовленный проект стандарта подписывается исполнителем и ответственными лицами, затем передается на утверждение генеральному директору организации.

     Утверждающая подпись Генерального директора располагается в правом верхнем углу титульного листа стандарта СМК.

       Выпуск приказа о введение стандарта в действие.

     После утверждения и согласования подлинника стандарта менеджер по СМК( разработчик) подготавливает приказ о введении СТО СМК в действие и передает его на утверждение генеральному директору организации. Копии приказа рассылаются заинтересованным подразделениям. Форма приказа о введении СТО СМК в действие приведена в приложении к стандарту.

 

      Передача стандарта в архив службы качества

     Подписанный ответственными лицами и утвержденный генеральным директором подлинник СТО СМК передается в архив Службы качества.

     Порядок учета и хранения СТО описан в  разделе стандарта  “Учет и хранение и размножение” следующим образом :

     Все имеющиеся в организации подлинники СТО подлежат учету и хранению:

• на бумажном носителе – в архиве службы качества;
• в электронном виде – на сервере организации .

     При приеме подлинников СТО на бумажном носителе должна быть проверена их пригодность для многократного снятия копий.

     Пришедшие в негодность подлинники СТО на бумажном носителе подлежат восстановлению в установленном  в организации порядке.

     Учет, хранение, внесение изменений и аннулирование  копий СТО в подразделениях возлагается на менеджера по СМК.

     Cтандарт “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" детально описывает процесс разработки необходимых стандартов СМК. Он является фактически пошаговой инструкцией для описания документированных процедур.

     В нем приводятся обязательные элементы СТО, приведены формы титульного, последующих и последнего листов, приведена форма приказа о введении стандарта в действие .

     Разработанный в процессе написания дипломной  работы  стандарт системы менеджмента качества “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" приведен в приложении Г. 
     Использование электронного шаблона для оформления СТО СМК

     В процессе разработки СТО СМК “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации” выявлена необходимость использования электронного шаблона текстового оформления стандарта и шаблона форм листов стандарта организации, который дает возможность упростить процесс оформления всех стандартов организации, установить единообразие форм документов, снизить трудоемкость.

     При разработке электронного шаблона форм листов стандарта были выполнены требования следующих нормативных документов:

• ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы.
• ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи.
• ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии.