Документирование деятельности менеджера по системе менеджмента качества

     Вышеперечисленные стандарты устанавливают:

• форматы листов чертежей и других документов, выполненных в электронной и (или) бумажной форме, предусмотренных  стандартами на конструкторскую документацию всех отраслей промышленности и строительства;
• формы, размеры, номенклатуру реквизитов и порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах, предусмотренными стандартами Единой системы конструкторской документации;
• начертания и основные назначения линий на чертежах всех отраслей промышленности и строительства, выполняемых в бумажной и/или электронной форме.

     Титульный лист, второй , последующий и последний  лист стандарта выполнен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.4 и ГОСТ Р 1.5.

     На  рисунке 10 приведен образец оформления листов стандарта организации с дополнительными графами.

     Заполнение  дополнительных граф :

• в графе 19 – инвентарный номер подлинника по ГОСТ 2.501;
• в графе 20 – сведения о приемке подлинника в Службу качества ( подпись и дата приемки);
• в графе 21 – инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник по ГОСТ 2.503;
• в графе 22 – инвентарный номер дубликата по ГОСТ 2.502;
• в графе 23 – сведения о приемке дубликата в Службу качества.

     Шаблон  форм листов стандарта организации на бумаге приведен в приложении Д к стандарту “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации".

        Технология создания электронного текстового шаблона стандарта “ Шаблон стандарта”.dot, подробно описана в разделе  2.4 настоящей дипломной работы.

       Электронный шаблон стандарта помещается в папку “Шаблон СТО СМК" на сетевом компьютерном сервере организации для общего доступа сотрудников, разрабатывающих стандарты СМК организации. 

Рисунок 10 – Образец листа стандарта организации с дополнительными графами

 

2.3 Учет и хранение документации CМК

     Подлинники СТО СМК и другие документы СМК передаются в архив Службы качества ООО “ТехноКомСтрой” по информационно - удостоверяещему листу (далее УЛ) согласно ГОСТ 2.051-88 . Рекомендуемая форма УЛ приведена на рисунке 7 .

     Все имеющиеся в организации документы CМК подлежат учету и хранению, подлинники документа в электронном виде – на компакт-диске .

     Порядок учета и хранения документов СМК  в организации определяет ГОСТ 2.501-88 “Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения”.

     Подлинники документов СМК учитываются в инвентарной книге для документов системы менеджмента качества.

     Рекомендуемая форма инвентарной книги .приведена  на рисунке 8.

     На  свободном поле обложки каждого  документа в бумажном виде указывается его инвентарный номер. Все подлинники документов СМК хранятся в службе качества, а копии - в соответствующих подразделениях.

     Подлинники  документов СМК в электронном  виде (ДЭ - документ электронный) хранятся на компакт - дисках. На рисунке 10 приведены формы и примеры оформления этикеток на ДЭ .

    

Рисунок 7- Рекомендуемая форма информационно - удостоверяющего листа

     

 

Рисунок 8 – Рекомендуемая форма инвентарной книги. 

     Для хранения подлинников и копий  документов, а также зарегистрированных данных о качестве, отводятся специальные места и обеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу документов. Хранятся учтенные и неучтенные копии документов в службе качества отдельно, чтобы исключить возможность несанкционированного или случайного использования неучтенных, т.е. утративших силу или устаревших документов.

     В архиве службы качества организации ведется опись хранимых в нем документов, в которой указываются код и наименование документа, количество экземпляров и место нахождения каждого из них.

     На  каждый документ заводится карточка учета, в которой вписывается номер экземпляра копии, подразделение, фамилия и подпись лица, получившего копию.

     Рекомендуемая форма учетной карточки по ГОСТ 2.501 приведена на рисунке 9.

     Учтенные  копии документа рассылаются  в заинтересованные структурные подразделения.

     При приеме подлинников СТО СМК на бумажном носителе должна быть проверена их пригодность для многократного снятия копий.

     Пришедшие в негодность подлинники СТО СМК на бумажном носителе подлежат восстановлению в установленном  в организации порядке.

     Учет, хранение, внесение изменений и аннулирование  копий СТО СМК в подразделениях возлагается на менеджера по системе менеджмента качества и уполномоченных по документации в подразделениях.

 

 

 
 
 

Рисунок 9 - Рекомендуемая форма учетной карточки

 

    

    1 Форма этикетки на компакт - диск

      2 Пример заполнения этикетки

 

Рисунок 10- Формы и примеры оформления этикеток на ДЭ

     Примечания

1. Этикетка крепится на переднюю поверхность футляра для хранения компакт-диска, в правом верхнем углу.
2. На компакт-диске специальным фломастером должна быть приведена информация, записанная на этикетке.
3. Размер этикетки для компакт-диска 25х80 мм.

 

2.4 Оформление СТО СМК в электронном виде средствами MS Word

     2.4.1 Требования к оформлению СТО СМК.

     Текст документа выполнен на персональном компьютере средствами программы Microsoft Word на бумаге форматом А4 или в обоснованных случаях форматом А3. Допускается комплектовать в одном стандарте листы форматом А3 и А4.

     Листы стандарта располагаются в следующей  последовательности:

• титульный лист;
• содержание;
• текст стандарта;
• приложения;
• лист регистрации изменений;
• последняя страница.

     Форма для оформления титульного листа и последней страниц стандарта приведена в приложениях к стандарту “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации".

     Элемент стандарта “Содержание” оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.5 и размещен на втором листе, т.к.объем СТО превышает 10 листов. “Лист регистрации изменений” включается в стандарт в обязательном порядке, в него заносятся все изменения и дополнения в порядке, установленном в разделе “Порядок внесения изменений”.

     Стандарт имеет сквозную нумерацию страниц, включая приложения. Нумерация страниц проставляется арабскими цифрами в правом нижнем На титульный листе номер страницы не ставится.

     Условное  обозначение стандарта указывается в верхней правой части каждой страницы, включая титульный лист.

 

     

     2.4.2 Технология форматирования стандарта с помощью текстового шаблона.

     Для оформления стандарта создан электронный  шаблон “ Шаблон стандарта”.dot, состоящий из шаблона титульного листа и шаблона основной части  стандарта.

     При создании шаблона оформления стандарта использованы возможности MS Word для форматирования и редактирования текстовых документов .

     Стандарт является сложным по формату документом:

     Документ  имеет титульный лист, который  отличается по формату от основной части документа. Колонтитул титульного листа содержит информацию “условное обозначение СТО СМК” ( колонтитул не участвует в вёрстке содержимого титульного листа ).

     Основная  часть стандарта следует за титульным листом, начинается со страницы № 2, обычно имеет оглавление (содержание).

     Одним из решений для форматирования таких объемных документов, как СТО СМК является использование стилей для различных блоков документа.

     Стилем  называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования, включая определение уровня структуры для абзаца.

     В MS Word определены типы стилей, которые можно создать и применить:

• стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков; стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание;
• стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты;
• стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

     Для форматирования реквизитов титульного листа требуется создание пользовательских стилей, т.к. стандартных стилей MS Word недостаточно. Например, для форматирования реквизитов “Название документа”, “УТВЕРЖДАЮ”, “Генеральный директор”, “Название стандарта” “дата введения”и пр. необходимо использовать стили, создаваемые пользователем/

       Текстовая основа титульного листа шаблона стандарта форматируется со  гласно таблицам 4, 5 и рисунку 11, путем выделения фрагментов текста (абзацев), подлежащих форматированию, и применения к ним необходимых стилей.  

    Таблица 4 Параметры пользовательских стилей, использованных при оформлении  титульного листа стандарта.