Документационние работы с персоналом

К плановой документации относятся такие документы, как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих и т.д.

А вот технология процедуры  составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:

• Сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
• Сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений и т.д.)
• Собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
• Разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы и т.д.) согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
• Составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
• Обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
• Согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
• Подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе, проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
• Контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
• Регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Следовательно, комплексы  документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей.

2. Документирование работы с персоналом на предприятии

1. Документирование приема сотрудника на работу

В зависимости от категории  должностей и рабочих мест, на которые  граждан принимают для работы, технологические цепочки отбора кандидатов и оформления приема на работу могут быть различными по составу процедур и формам документирования. Технологическая цепочка приема граждан на работу включает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;
• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;
• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;
• заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости – медицинского осмотра и т.п.;
• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта)
• выдача работнику экземпляра трудового договора;
• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя
• ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения)
• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);
• заполнение личной карточки формы № Т-2;
• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника
• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

При желании заключить  трудовой договор гражданин предъявляет  в отдел кадров трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).(4, с. 45) При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Граждане, направленные службой трудоустройства (органом  социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.д.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону.

Если работа, на которую  претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.).

Работодателю запрещается  требовать от гражданина какие-либо письменные справки, когда необходимые данные могут быть подтверждены предъявлением паспорта, трудовой книжки, свидетельства о рождении и других документов, удостоверяющих личность, гражданский статус и трудовую деятельность граждан.

Запрашивать информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия. При этом подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфидициальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не должны содержать сведений медицинского характера, за исключением указаний на пригодность или медицинских противопоказаний к предлагаемой работе.

Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы  и убедиться в их подлинности  и правильности оформления.

2. Документирование увольнения работника

Технологическая цепочка  прекращения действия трудового  договора с работником может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы;
• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
• передача заявления или докладной записки в кадровую службу
• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;
• проведение с увольняющимися по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
• передача заявления, докладной записки и при необходимости – служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявлении или докладной записке;
• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;
• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;
• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях – составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;
• составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора с работником; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководителем организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа;
• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;
• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

В заявлении и приказе  указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения  процедуры увольнения к заявлению  прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина  «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует  процедуре увольнения по собственному желанию или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.

Исходными документами  для рассмотрения вопроса о прекращении  трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при  возникновении обстоятельств, не зависящих  от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

Отдел кадров готовит  обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола  или решения этого органа. Решение  профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для  увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в  номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что  приказ о расторжении трудового  договора должен быть издан до истечения  срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Заключение

На сегодняшний день можно констатировать, что в работе с кадрами наступил новый период, характеризующийся возрастанием внимания к личности работника, к поискам новых стимулов, что выдвигает проблему создания системы управления персоналом, базирующейся в основном на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника с интересами организации.

Особое внимание в  осуществлении кадровой политики отводится  развитию управленческих кадров, основанному  на долгосрочном планировании – на так называемых программах управления карьерой руководителей. Программа  предусматривает индивидуальное планирование карьеры каждого управленческого работника с учетом потребностей организации и качеств кандидата на выдвижение на основе различных стимулов и гарантий с перспективой продвижения по должности.

Принципиально важной составной  частью кадровой политики должна стать скоординированная система оплаты труда и вознаграждения за его результаты.(10, с.101) Решение этой сложной проблемы требует выработки надежной оценочной системы, в которой должны приниматься во внимание такие факторы, как профессиональные знания, стаж и опыт работы, интеллектуальные и физические возможности, условия и качество труда, вклад работника в конечный результат деятельности организации.

Кадровая политика организации  должна предусматривать систему  социального обеспечения и гарантий с тем, чтобы обеспечить ряд выплат и услуг работникам организации, таких как, например выдача беспроцентных ссуд, страхование, медицинское обслуживание на производстве, льготы при приобретении товаров и продуктов, которые производится в организации, организация отдыха, санаторного лечения, предоставление единовременного пособия при выходе на пенсию и др.