Документационние работы с персоналом

Федеральное агентство по образованию

НОУ СПО «Уфимский промышленно-экономический колледж»

документирование работы с персоналом

Курсовая работа

032002.доуиа. д-04-89.10.21.

Содержание

Введение

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса  функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

Деятельность любой, в  том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социальном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Основные задачи работы:

• Определить значение кадровой документации;
• Изучить важные составные комплексы кадрового делопроизводства;
• Рассмотреть технологию трудоустройства и увольнения сотрудника.

Правильная организация  работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Это прежде всего касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательного характера

Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей подразделений, процедур принятия и реализации управленческих решений. Сама работа по управлению персоналом, технология управления предусматривают организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, содействие его деловой карьере и служебно-профессиональному продвижению, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение (увольнение) персонала. Сюда относятся также вопросы взаимодействия руководителей организаций с профсоюзами и службами занятости региона.

1. Документационное обеспечение работы с персоналом

1. Содержание работы с персоналом на предприятии

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового  значения лежат Конституция РФ и  законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным  актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п.  (1, с.45) Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационные единством комплексы документов:

• нормативную и нормативно-справочную документацию;
• плановую документацию;
• организационно- правовую документацию;
• персональную документацию;
• договорную документацию;
• распорядительную документацию;
• учетную кадровую документацию;
• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства. Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономическую управления, управления кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.(2, с. 67)

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению должности и работающего персонала и другие документы.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе переговоров составляется протокол разногласий. Трудовой договор является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных  по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как иорганизационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируются состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа. Приказы составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.(3, с.34) В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом.

Унифицированные формы  приказов по личному составу. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Все виды и формы приказов регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфидициальность характер приказов, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и  движению кадров.(8, с. 98) С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: первичные учетные документы и производные учетные документы. Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, Машинно-ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма которых заполняется на дисплее. Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Комплекс отчетной и  отчетно-справочной документации концентрирует  в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления.(9,с. 56) Это прежде всего отчетная  документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер. Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий. В работе кадровых подразделений значительное место занимает внутренняя отчетно-справочная документация, необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей, различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как свободного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Следовательно, комплексы  документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

2. Технология составления кадровой документации

Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная  это организация или негосударственная, типа организации, численности работающих и т.д.

Основная задача кадровой службы – организация и осуществление  эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации  и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Технология процедуры  составления плановых документов включает в себя:

• Сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
• Выработку концепции предлагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• Прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• Проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• Определение источников пополнения работниками по каждой должности категории и динамики удовлетворения потребности;
• Расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
• Расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
• Расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• Разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• Согласование, подписание и утверждение программ и планов
• Детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
• Текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.