Анализ внешней и внутреней среды

     Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией.

     Два важных момента в работе - это  частота повторения данной задачи и  время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может  состоять в выполнении задачи по сверлению  отверстий тысячу раз в день. Чтобы  выполнить каждую операцию, требуется  всего лишь несколько секунд. Исследователь  выполняет разнообразные и сложные  задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение  дня, недели или года. Для того чтобы  выполнить некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего  уровня к высшему.

     Технология

     Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение чем  многие думают. Большинство людей  рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами.

     Технология  подразумевает стандартизацию и  механизацию. То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

     В начале века появилось такое понятие  как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти  повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.¹⁰

     Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную  эффективность требует тщательного  изучения.

     Люди

     Люди  являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

     В силу такого положения люди для менеджера  являются “предметом номер один”. Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

     Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации. ¹¹ Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере.

     Управление  производством состоит в осуществлении  управления процессом переработки  сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация  предлагает внешней среде. Для этого  менеджмент осуществляет следующие  операции: управление разработкой и  проектированием продукта; выбор  технологического процесса, расстановку  кадров и техники по процессу с  целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных  товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования  и конечной продукции; контроль качества.

     Управление  маркетингом призвано посредством  маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать  в единый непротиворечивый процесс  удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей  организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.¹²

     Управление  финансами состоит в том, что  менеджмент осуществляет управление процессом  движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление  бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение  денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

     Управление  персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных  с социальной сферой: оплатой, благосостоянием  и условиями найма.

     2.2 Взаимосвязь внутренних  переменных

     Все внутренние переменные взаимосвязаны  и влияют друг на друга.( см. приложение 1)

     Этот  рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что  организация - открытая система. И поэтому  эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать  этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). 

3 Методы анализа внутренней и внешней среды организации

3.1 SWOT-анализ

Для того чтобы получить ясную оценку сил  предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.

SWOT-анализ - это определение сильных и  слабых сторон предприятия, а  также возможностей и угроз,  исходящих из его ближайшего  окружения (внешней среды):

сильные стороны (Strengths) - преимущества организации;

слабости (Weaknesses) - недостатки организации;

Возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст  преимущества организации на рынке;

Угрозы (Threats) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации  на рынке.

Для проведения анализ необходимо:

1. Определить основное направление развития предприятия (его миссию);
2. Взвесить силы и оценить рыночную ситуацию, чтобы понять, возможно ли двигаться в указанном направлении и каким образом это лучше сделать (SWOT-анализ);
3. Поставить перед предприятием цели, учитывая его реальные возможности (определение стратегических целей предприятия).

Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие  ячейки матрицы необходимо занести  сильные и слабые стороны предприятия, а также рыночные возможности  и угрозы. 

Сильные стороны организации  - то, в чем  оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся  опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и  современного оборудования, высокой  квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности  торговой марки и т.п.

Слабые  стороны организации - это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или что-то, что пока не удается по сравнению с другими  компаниями и ставит предприятие  в неблагоприятное положение. В  качестве примера слабых сторон можно  привести слишком узкий ассортимент  выпускаемых товаров, плохую репутацию  компании на рынке, недостаток финансирования, низкий уровень сервиса и т.п.

Рыночные  возможности - это благоприятные  обстоятельства, которые предприятие  может использовать для получения  преимущества. В качестве примера  рыночных возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых  технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т.п. Следует отметить, что возможностями  с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые можно  использовать.

Рыночные  угрозы - события, наступление которых  может оказать неблагоприятное  воздействие на предприятие. Примеры  рыночных угроз: выход на рынок новых  конкурентов, рост налогов, изменение  вкусов покупателей, снижение рождаемости  и т.п.

Один  и тот же фактор для разных организаций  может быть как угрозой, так и  возможностью. Например, для магазина, торгующего дорогими продуктами, рост доходов населения может быть возможностью, так как приведет к  увеличению числа покупателей. В  то же время, для магазина-дискаунтера  тот же фактор может стать угрозой, так как его покупатели с ростом зарплат могут перейти к конкурентам, предлагающим более высокий уровень сервиса.

Шаг 1. Определение  сильных и слабых сторон предприятия

Для того чтобы определить сильные и слабые стороны предприятия необходимо:

1. составить перечень параметров, по которому будет оцениваться организация;
2. по каждому параметру определить, что является сильной стороной организации, а что - слабой;
3. из всего перечня выбрать наиболее важные сильные и слабые стороны организации  и занести их в матрицу SWOT-анализа

Шаг 2. Определение  рыночных возможностей и угроз

Второй  шаг SWOT-анализа - это оценка рынка. Этот этап позволяет оценить ситуацию вне организации - увидеть возможности  и угрозы. Методика определения рыночных возможностей и угроз практически  идентична методике определения  сильных и слабых сторон вашей  организации:

1. составление перечня параметров для оценки рыночной ситуации;
2. определение возможностей и угроз предприятия по каждому параметру;
3. выбор из всего перечня наиболее важных возможностей и угроз и построение матрицы SWOT-анализа.

Шаг 3. Сопоставление  сильных и слабых сторон вашего предприятия  с возможностями и угрозами рынка.

Сопоставление сильных и слабых сторон с рыночными  возможностями и угрозами позволяет  ответить на следующие вопросы, касающиеся дальнейшего развития бизнеса:

1. как возможно воспользоваться открывающимися возможностями, используя сильные стороны организации?
2. какие слабые стороны организации могут помешать?
3. за счет каких сильных сторон можно нейтрализовать существующие угрозы?
4. каких угроз, усугубленных слабыми сторонами организации, нужно больше всего опасаться?

Для сопоставления  возможностей вашей организации  условиям рынка применяется немного  видо измененная матрица SWOT-анализа.  (см.приложение 2 )

3.2 SNW - анализ и PEST - анализ

SNW - анализ - это усовершенствованный SWOT-анализ.

Strength (сильная  сторона),

Neutral (нейтральноя  сторона),

Weakness (слабая  сторона).

В отличие  от анализа слабых и сильных сторон SNW - анализ так же предлагает среднерыночное состояние (N). Основная причина добавления нейтральной стороны является, то что "зачастую для победы в конкурентной борьбе может оказаться достаточным  состояние, когда данная конкретная организация относительно всех своих  конкурентов по всем кроме одной  ключевым позициям находится в состоянии N, и только по одному в состоянии S".

Для составления SNW - анализа необходимо заполнить  таблицу.( см приложение 3)

PEST - анализ

PEST-анализ - это инструмент, предназначенный  для выявления:политических (Policy),экономических  (Economy),социальных (Society), технологических  (Technology) аспектов внешней среды, которые могут повлиять на стратегию компании. Политика изучается потому, что она регулирует власть, которая в свою очередь определяет среду компании и получение ключевых ресурсов для её деятельности. Основная причина изучения экономики это создание картины распределения ресурсов на уровне государства, которая является важнейшим условием деятельности предприятия. Не менее важные потребительские предпочтения определяются с помощью социальной компоненты PEST - Анализа. Последним фактором является технологическая компонента. Целью её исследования принято считать выявление тенденций в технологическом развитии, которые зачастую являются причинами изменений и потерь рынка, а также появления новых продуктов.

Основные  положения PEST-анализа:

1. Стратегический анализ каждой из четырех указанных компонентов должен быть достаточно системным, так как все эти компоненты тесным и сложным образом взаимосвязаны.
2. Нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее.

PEST-анализ  не является общим для всех  организаций, так как для каждой  из них существует свой особый  набор ключевых факторов.