Анализ содержания труда и структура затрат рабочего времени студента

Организация труда  представляет собой использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочей деятельности и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций.    

Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения его  функций с учетом применения необходимых  технических средств. Она так  же предполагает введение регламентации  труда по содержанию и во времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда – это установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.    

От  используемых методов и организации  труда руководителя во многом зависит  успех работы всего производственного  коллектива.    

Одним из методов выявления затрат рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены) является Фотография рабочего дня (ФРД). Это исследование трудового процесса, имеющее целью  выявить основные источники потерь рабочего времени, а так де определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет улучшать использование  рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРД измеряются и  фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно - потери времени по различным  причинам.    

ФРД является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места  и отдыха. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска.    

 

Этапы проведения фотографии рабочего дня:    

1.Подготовка  к наблюдению;    

2.Проведение  самих наблюдений за выбранным  объектом;     

3.Обработка  и анализ данных наблюдения;    

4.Разработка  мероприятий по устранению потерь  рабочего времени и проектирование  нормального баланса рабочего  дня.    

При проведении непосредственно ФРД  в наблюдательном листе на протяжении целой смены (или части ее) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени.    

 

 

3.Современное  состояние проблемы    

Сегодня в условиях повышенного темпа  движения, время как никогда дорого.    

Рабочее время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.     

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка  каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».    

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

 

 

    Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся:     

1) анализ  использования рабочего времени,      

2) постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования          тайм-менеджмента,     

3                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       )планирование  рабочего времени,     

4)выработка  различных методов борьбы с  причинами нерационального использования  временного ресурса.     

Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. В общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.    

Анализ - это такой процесс, который позволяет  выявить нерациональное использование  рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.     

Постановка  целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.    

Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.     

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.    

 

 

 Тайм-менеджмент представляет собой целостную структуру, и применять его следует не исключая ни один из его элементов.

Применение  тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески  подходить к его использованию.    

Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.    

Одним из родоначальников тайм-менеджмента  считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который  осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть  знаменитого Генри Форда, который  ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время  сборки автомобилей и расходы  времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.    

В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы    

Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.    

Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.    

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.    

Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяют ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.    

Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.    

1.Следует  осуществлять планирование в  письменном виде.     

2.Следует  учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени.     

3.Не  следует планировать полностью  весь свой рабочий день.

Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.    

4.Следует  устанавливать четкие временные  нормы на выполнение дел и  решение проблем, которые не  допускали бы доделывание и завершение дел, начатых ранее, в незапланированное время    

 

 

   В настоящий период 40 - 60% рабочего времени  руководителей затрачивается на выполнение таких видов деятельности, которые могли бы выполняться  специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск  необходимой информации, данных и документов. Это свидетельствует о необходимости автоматизации рутинных операций, более широкого применения в практике управленческой деятельности средств вычислительной и организационной техники. Комплексная автоматизация управленческого труда должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий, что обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации. 

 

    

4.Аналитическая часть    

4.1.Сбор практического  материала. Инвентаризация затрат  рабочего времени    

Эффективная загрузка рабочего времени означает соответствие структуры затрат этого  времени целям и задачам, стоящим  перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональном или  нерациональном использовании рабочего времени.    

Отличительной особенностью времени как ресурса  является то, что его нельзя запасти  впрок, и то, что оно расходуется  помимо нашего желания. Личность может  только управлять тем, на что оно  расходуется. Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных  затрат, либо пытаемся все выполнить  одновременно и теряем намного больше времени.    

Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени  личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить  в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.