Анализ системы управления на примере организации ООО"Евроокна"

      Принципы управления:

• принцип ориентации на рынок (предполагает, что в структуре коммерческой подсистемы приоритетное место должна занимать работа по мониторингу и исследованию внешней среды. Ориентация коммерческой деятельности на рынок, кроме того, означает, что критерием принятия тех или иных решений по продвижению и продажам должно быть чёткое представление о потенциальных покупателях и модели их покупательского поведения. Ориентация на рынок должна касаться не только рынка покупателя, она должна относиться и к рынку поставщика. Работа по изучению и воздействию на покупателей и поставщиков должна быть увязана в единую маркетинговую систему.)
• принцип федерализма (Реализация принципа федерализма в управлении коммерческой деятельности позволяет значительно повысить оперативность принятия коммерческих решений, повысить ответственность исполнителей за результат, дать возможность исполнителям проявлять большее творчество, необходимое в коммерции. Кроме того, упрощаются вопросы иерархической координации)
• принцип организационной гибкости (вызвана динамизмом условий функционирования бизнес -организации. Гибкая организация коммерческой деятельности состоит в обретении предприятием способности быстро и безболезненно (с малыми затратами) перестраиваться с продажи одних продуктов деятельности на другие, с закупок одних материалов на иные, с работы на одних рынках на работу на других)
• принцип профессионализации коммерческой деятельности (для того чтобы работать на рынке, мало быть отличным производителем, досконально знать продукт и особенности его производства.)
• принцип обеспечения аккумулирования коммерческого опыта и потенциала
• принцип укрепления стратегических партнёрских связей
• Деловое партнерство
• Ответственность
• Коммуникабельность
• Саморазвитие
• Адаптивность

Основные  принципы политики:

• Уровень качества определяет потребитель
• Продукция должна удовлетворять потребностям покупателя и предвосхищать ожидания.
• Качество продукции достигается путем предупреждения проблем, а не путем поиска и выявления причин и проведения соответствующих корректирующих действий уже после появления проблем.
• Сохранение высокого уровня качества требует непрерывного совершенствования.
• Любая работа,  выполняемая персоналом нашей компании, является частью процесса создания продукта для потребителей – каждый сотрудник влияет на качество конечной продукции и удовлетворенность потребителя.
• Каждый сотрудник является потребителем для других сотрудников и вправе ожидать от них хорошей работы и несет обязательства делать свою работу высококачественно для тех, кто в свою очередь является потребителем.

Глава II. Ресурсы и процессы менеджмента. Предложения по управлению предприятия.

II.1. Персонал управления

        Управление персоналом - сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, направленная на повышение эффективности работы организации за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.

Управление  персоналом заключатся:  
- в формировании системы управления персоналом;  
- в планировании кадровой работы;  
- в проведении маркетинга персонала;  
- в определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.

     Последнее время виден явный прогресс в отношении к персоналу компаний: из наемной рабсилы он перешел в новую ценностную категорию - "человеческий капитал" (здесь слово "капитал" ключевое), существенно "прибавив в весе". Отличительная особенность капитала - в его самовозрастающей стоимости. Еще одна характеристика капитала (в основном овеществленного) - моральный и физический износ. Эти черты присущи и человеку, как одной из форм интеллектуального капитала. Но важно помнить главное - именно человек обеспечивает прирост стоимости совокупного капитала (в любых его формах).

     В нашей компании уделено большое внимание к отбору персонала. И в этом помогает ему отдел кадров. В связи с этим менеджер по персоналу отчитывается перед генеральным директором каждый день.

      В основном наибольшая доля управления принадлежит генеральному директору. Свое производство он знает «от» и «до», какие материалы для этого нужны, какие размеры, а помогает ему в этом зам. ген. директора и гл. бухгалтер. ООО «Евроокна» работает по международным стандартам. На данном предприятии средняя оплата труда и очень много требований от сотрудников компании. У работников бывает переработка, но за это руководство не оплачивает. Что касается повышения квалификации туда отправляют только начальников подразделений, а рабочие обучаются друг то друга. Так что продвижения практически не возможно.

II.2. Информация управления

     Эффективность любой системы управления во многом зависит от качества, своевременности и достоверности предоставленной информации. Значительная часть проблем предприятия связана с управлением человеческими ресурсами («человеческий фактор»). Однако на практике задачи качественного изменения процессов управления персоналом редко рассматриваются как первоочередные. В компаниях обычно не проводится оценка таких параметров, как потенциал каждого отдельно взятого сотрудника, отдача от его работы, издержки и, как следствие, его стоимость для компании. Между тем человеческий ресурс в силу своей специфики может быть самым дорогим, как финансовых потерь компании и в плане так «приобретений». Положение дел зачастую таково, что интересы рядового работника не отождествляются с интересами компании. Сотрудникам неинтересно, а иногда и невыгодно проявлять инициативу, раскрывать свой потенциал, «выкладываться» на работе. Служба по работе с персоналом собирает и обрабатывает огромный объем информации, выполняет множество формальных и неформальных процедур, в том числе законодательно закрепленных требований. Кадровый учет, учет рабочего времени и расчет заработной платы - обязательные процессы, для выполнения которых требуются значительные усилия и временных затрат. Зачастую эти процессы «съедают» все рабочее время кадровой службы. Необходимость их автоматизированной поддержки очевидна, и в компании, как правило, применяются те или иные программные приложения. Однако сегодня они начинают осознавать, что для реализации учетных функций выгодно использовать единую централизованную информационную систему управления персоналом. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность оперативно формировать необходимые сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию. Для получения информации используют разные источники: бухгалтерские программы, интернет, бумажные носители информации и др. Основные требования к информационному обеспечению управления - это полнота, объективность и оперативность получения и анализа информации. Рассмотрим далее, какого рода информация необходима для поддержки принятия решений на всех уровнях управления.

Информация  об организационно-функциональной структуре предприятия включает:

• перечень подразделений;
• иерархия подразделений;
• основные функции подразделения;
• численность сотрудников в подразделениях;
• функциональное назначение подразделений и должностные обязанности отдельных сотрудников.

Информация  о документах, участвующих  в документообороте предприятия. Причем все типы документов можно разбить на две группы:

• типовые нормативные документы;
• внутренние документы, существующие только в данной компании и отражающие специфику ведения бизнеса.

Принципы  ведения учета, включающие:

 1. Разнообразная аналитическая информация, 2. Статистическая информация о деятельности компании 3. Информация о «внештатных» ситуациях.

II.3. Техника управления

      Техника управления представляет собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления организацией с целью выработки рациональных решений. Выделяют средства сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

     Средства сбора и регистрации информации осуществляют фиксацию первичной информации в месте ее возникновения на документальный или машинный носитель (ленты, диски) с одновременным получением машинного документа на печатающем устройстве или дисплее (мониторе).

     «Управленческий учет» в любой трактовке не является учетом в узком смысле этого слова, а включает также и планирование, и контроль, и анализ. Иногда, для простоты, его ограничивают только задачами сбора, агрегирования (группировки) информации и формирования управленческой отчетности, т.е. формированием информационной среды для руководителей и менеджеров, принимающих управленческие решения.

      Сейчас в компании техника управления достаточно развита, но не до конца. Все необходимые средства для работы все-таки есть. На предприятии созданы все условия для работы, которые экономят наше время и силы. 

II.4. Процесс (технология) управления.

        Технология управления во многом определяется технологией производства и реализации товаров/услуг, и направлена на обеспечение непрерывности и управляемости процессов. Технология управления - это и определенные временные регламенты, которые часто зависят как от внутренних, так и от внешних факторов:

• Время на сбор, передачу и обработку информации;
• Время на принятие решения;
• Время на подготовку исполнения решений;
• Время на исполнение решения;
• Время на контроль исполненных решений.

      И если какие-то регламенты можно оптимизировать используя систему управления, то, например, время на принятие решения во многом зависит от квалификации управленца и от объема информации, доступной ему на момент принятия решения.

      Процессы управления имеют своей целью (назначением) «выработку и принятие управленческого решения». Данные управленческие решения могут приниматься как относительно всей организации в целом, отдельной функциональной области или отдельных процессов. В управлении  выделяют 7 функциональных   областей или компонент менеджмента:

1. Стратегическое управление
2. Организационное проектирование (структуризация)
3. Маркетинг
4. Финансово-экономическое управление (в т.ч. учет!)
5. Логистика и организация процессов
6. Менеджмент качества (!)
7. Персонал

       Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций: 
планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

1. Планирование. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).
2. Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.
3. Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста".
4. Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности.

     Если посмотреть на нашу компанию, то можно сказать, что она относится к графической модели технологического управления . Но в целом такой процесс управления не эффективен, потому что нет четкой последовательности выполнения и планирования. Распорядок дня может поменяться, во многом это зависит от поставщиков сырья. Имели место случаи когда сырье могли задержать на целый рабочий день, что повлекло за собой много трудностей. Поэтому необходимо пересмотреть модель технологии управления. 

II.5. Функции управления

      Структурная динамика управленческой деятельности  взаимосвязана с выполняемыми ею функциями. Их единство и взаимообусловленность образует сложную и многогранную систему управленческой деятельности.

Функции управленческой деятельности ООО «Евроокна»:

     1.  Целеполагание и целедостижение.

     2. Административная функция. Отражает деятельность управленческой структуры на основе законодательства в области труда и нормативных актов, регулирующих кадровую сферу и складывающиеся трудовые отношения, в том числе составление штатного расписания организации, прием, увольнение, передвижение кадров, соблюдение трудового законодательства и т.п.

     3. Информационно-аналитическая функция. Обеспечивает приток информации из окружающей социальной среды в данную организацию и из этой организации в окружающую среду, а также информационное обеспечение управленческой структуры, подчиненных ей структурных подразделений и отдельных индивидов, включенных в состав данного предприятия, фирмы, корпорации и т.п.

    4. Прогнозирование.

5. Планирование. Представляет собой процесс выбора целей данной системы (организации) и решений, необходимых для их достижения.

6. Корректирующая деятельность управляемой системы. Направлена на недопущение срывов и невыполнения порученных заданий, на повышение эффективности и качества работы всех подразделений и звеньев данного объекта управления.

7. Удерживание возможных отклонений в функционировании системы (организации) в определенных пределах, обеспечивающее сохранение ее целостности, качественной специфики и динамической устойчивости.

8. Дисциплина всего персонала.

9. Осуществление контроля всех подразделений данной организации.