Анализ организации управления малым предприятием

В современный условиях становления и углубления рыночных механизмов регулирования экономики страны, малые предприятия вынуждены конкурировать не только друг с другом, но и с крупным бизнесом. Конкурентоспособность же любому предприятию, в том числе и малому, может обеспечить только рациональное управление движением финансовых ресурсов и капитала, находящегося в его распоряжении. В связи с этим с каждым годом повышается значение финансового менеджмента, целью которого является выработка и применение методов, средств и инструментов для достижения стратегических и тактических целей деятельности фирмы.

Руководство малым предприятием включает: управление затратами, основным и оборотным капиталом, персоналом, инвестициями; внутрифирменное планирование; организацию производственных работ.

Для малого предприятия характерны такие же управленческие процессы, как и для крупных предпринимательских объединений (структур). Однако они имеют отличия, обусловленные размерами предприятия и объемами производственных мощностей.

При решении проблем управления объектом руководитель должен прежде всего хорошо представлять основные функции управления и с этих позиций рассматривать объект управления, то есть проводить его анализ, планировать результаты, принимать решения по их достижению, организовывать эффективную деятельность структурных подразделений, контролировать ход выполнения плановых заданий, корректировать решения и стимулировать работников.

Для эффективной деятельности организации ее руководству необходимо не только иметь представление о предстоящих расходах, но и прежде всего уметь управлять затратами.

Система управления затратами должна включать:

        нормативный расчет и регулирование, состоящие из правил нормирования и расчета, процесса определения нормативной себестоимости, регулирования уровня затрат и других экономических показателей;

        анализ фактических и плановых затрат, обеспечивающий определение отклонений и выявление приоритетных элементов затрат;

        принятие решений, формирующих варианты возможных решений, корректировок;

        планирование затрат, которое позволяет сделать прогноз на очередной период с учетом корректировок и выбранного варианта решения.

По результатам управления затратами необходимо предпринимать действия, связанные с маркетинговыми процессами, организацией производства, управлением персоналом, процессами снабжения и сбыта, то есть следует активизировать воздействие на затраты с целью улучшения позиций по расходам или удержания их в заданном диапазоне.

Нормативная база формируется исходя из практики функционирования фирмы или уровня цен на рынке товаров и услуг, а также на основе расчетно-аналитического способа при наличии необходимой статистической базы.

Переменные затраты также могут детализироваться и нормироваться по элементам прямых затрат с целью их более обоснованного планирования.

Для многих видов деятельности в малом бизнесе (оптовая торговля, турбизнес и т. п.) переменные затраты в выручке составляют 70-80 %, тогда в распоряжении фирмы остается валовой доход, а нормативные отношения по элементам затрат устанавливаются по их удельному весу к валовому доходу.

На эффективность выпуска товаров большое влияние на единицу изделия оказывает величина прямых трудовых затрат, для определения которой необходимо принимать во внимание валовой доход не только на единицу товара, но и на единицу времени, что позволит выявить наиболее рентабельную продукцию с учетом фактора времени.

Оборотные средства являются динамичным ресурсом, определяющим жизнедеятельность фирмы. Они относятся к категории текущих активов и соответствуют циклам производства и реализации продукции.

При управлении денежными потоками следует учитывать, что денежные средства необходимы прежде всего для выполнения текущих операций, а так как между их притоком и оттоком всегда имеется временной шаг, то фирма должна иметь на расчетном счете запас свободных денежных средств. Кроме того, свободные денежные средства нужны для осуществления непредвиденных платежей и инвестирования в эффективные проекты.

Для принятия решений о необходимом объеме денежных средств надо учитывать:

      величину ликвидных активов фирмы;

      объем долговых обязательств и сроки их выполнения;

      условия получения краткосрочных кредитов;

      норму прибыли продукции;

      коммерческий риск;

      платежеспособность потребителей;

      экономические условия.

Также следует учитывать, что получение прибыли не гарантирует наличия денежных средств при определенных экономических условиях.

В отличие от сферы услуг торговые фирмы, производственные и оптовые предприятия вынуждены иметь материально-производственные запасы, которые обеспечивают их непрерывную деятельность. Финансовая эффективность таких фирм зависит от величины запасов, поэтому необходимо управлять их уровнем:

        проводить анализ текущего состояния запасов и влияние их уровня на финансовые показатели;

        принимать плановые решения по уровню запасов на предстоящий период;

        оценивать экономические последствия принимаемых решений;

        организовывать деятельность работников по достижению поставленных целей;

        проводить контроль и мониторинг за уровнем запасов;

        стимулировать работников за экономию ресурсов и уменьшение запасов.

Фирмы - производители продукции, как правило, имеют незавершенное производство.

Объем незавершенного производства зависит от типа производства (единичное, серийное, мелкосерийное, крупносерийное, массовое), масштабов выпуска продукции, длительности производственного цикла, трудоемкости операций и уровня плановой себестоимости.

Деятельность малой фирмы невозможна без использования основных фондов, к которым относятся здания, сооружения, транспортные средства, компьютерные системы, станки, установки и т. п.

Производственная мощность фирмы напрямую зависит от количества основных средств, поэтому по мере своего развития предприятие приобретает их все больше и больше. Основные фонды относятся к активам предприятия, т. е. являются основным капиталом длительного пользования.

Управление маркетингом на малых предприятиях ориентировано на практические задачи и имеет отработанный порядок. Это является гарантией того, что не упускаются необходимые действия и к работе привлекаются опытные специалисты.

Формирование и управление персоналом малого предприятия существенно отличаются от аналогичных процессов на крупном предприятии. Различия начинаются с поиска и приема на работу сотрудников. Принципиальное отличие состоит в том, что на больших предприятиях предпочтение отдается формальным процедурам, а на малых - неформальным.[11]

Таким образом, главным требованием к управлению малым предприятием в условиях рынка является обеспечение его гибкости и приспособляемости к меняющимся условиям хозяйствования. Правильный выбор стиля и методов управления и грамотное применение механизмов финансового менеджмента позволит малому предприятию добиться долговременных положительных результатов и занять устойчивое положение на рынке конкурентов.

1.3. Факторы эффективности управления малым предприятием

Эффективность является мерой как экономичности, так и результативности использования ресурсов — труда, капитала, земли, материалов, энергии, времени, информации и т.д. — при производстве товаров и услуг, удовлетворяющих запросам и требованиям потребителей. Ее измерение может стимулировать улучшение текущей деятельности компании, внедрение и функционирование могут повысить производительность труда на 5–10% без внедрения дополнительных организационных изменений. Показатели эффективности помогают устанавливать реалистичные цели и контрольные точки для диагностики деятельности в процессе развития организации.

Все компании имеют структуру, отражающую различные функции, виды продукции или направления специализации. Целевая специализации показывает, кто именно и какая часть организации могут эффективно воздействовать на каждый ресурс. С целью принятия обоснованных управленческих решений в области повышения эффективности деятельности крайне важно классифицировать все факторы эффективности на группы и подгруппы. Это позволит выяснить значимость и приоритетность каждого из них, а также определить ответственных лиц и организационные подразделения в компании.

Современные организации могут иметь многоаспектные задачи и стратегии их реализации, значит, и классификация факторов эффективности производства также должна быть многоаспектной и максимально соответствовать структуре организации и/или циклу изготовления продукции. Это соответствие может быть достигнуто: за счет более точной классификации факторов и за счет изменения структур организации в целях лучшего использования этих факторов. В теории менеджмента существуют разные модели классификации факторов эффективности.

Одна из моделей классификации факторов эффективности помогает разделить факторы на внешние с точки зрения обслуживания потребителей и удовлетворения спроса, а также внутренние — повышение эффективности и производительности компании. Внешние факторы — те, которые в краткосрочном плане не могут быть объектами контроля или влияния со стороны руководства предприятия, а внутренние — те, которые находятся под контролем руководства предприятия и на которые оно должно оказывать влияние; при этом важно знать и понимать значение и способы взаимодействия внешних и внутренних факторов.

Исследование, проведенное консультационной фирмой МсKinsey, определило, что 85% количественных параметров, влияющих на эффективность функционирования мировых компаний, являются внутренними и находятся под контролем руководства и только 15% — внешние факторы, находящиеся вне зоны его контроля[12]. Однако даже если предприятие не в состоянии управлять внешними факторами, они должны представлять интерес для его руководства: понимание внешних факторов может стимулировать определенные действия, направленные в долгосрочном плане на изменение поведения предприятия и эффективности его функционирования.

На рисунке в Приложении 1 отражена общая группа факторов, которые должны быть изучены в первую очередь, — это факторы, связанные с внешней и внутренней средой компании, влияющие на эффективность предприятия в целом[13].

Внутренние факторы эффективности.

1. Факторы, связанные с процессом производства.

Производственный процесс — комплексная система. Повышение эффективности зависит от того, насколько успешно определяются и используются основные факторы системы.

На основании модели «входов–выходов» — основными логически последовательными элементами любого производственного процесса являются факторы эффективности производства, которые могут быть разбиты на четыре группы:

1.        вход в процесс (факторы, связанные с исходными ресурсами);

2.        процесс (преобразование исходных ресурсов в готовую продукцию);

3.        результат (продукция и услуги, предназначенные для продажи);

4.        обратная связь (измерение результатов).

Эти группы факторов должны быть хорошо сбалансированы и скоординированы. Обратная связь (измерение и анализ эффективности) дает наилучшие критерии оценки сбалансированности и скоординированности факторов, воздействующих на процесс и его результаты.

Если руководство компании научится планировать и использовать на практике действенные системы стимулирования факторов, связанных с процессом производства, то неизменным результатом будет значительный рост эффективности производства.

Обратная связь может рассматриваться как средство измерения и контроля эффективности деятельности компании. На уровне предприятия необходимо контролировать соотношение затрат на приобретение исходных ресурсов и стоимость готовой продукции. Это измерение учитывает условия ведения бизнеса, уровень цен, производственную специализацию компании, степень вмешательства государства в экономику и т.д. Использование результатов измерения эффективности деятельности важно в целях принятия результативных управленческих решений.

Системный анализ эффективности и прибыльности деятельности компании позволяет отследить динамику прибыли компании в зависимости от изменений эффективности ее деятельности.

При этом задача руководства компании состоит в том, чтобы оценить те факторы, которые влияют на эффективность деятельности и принять соответствующие меры для их использования с выгодой для себя.

2. Факторы, связанные с исходными ресурсами.

Эта группа факторов особенно важна, поскольку наиболее полно соответствует частным показателям эффективности производства, таким как производительность труда и капиталоотдача. Анализ соотношения капитал/труд и эффективности дает важную информацию для принятия управленческих решений в области улучшения качества и возможного сочетания ресурсов, а также методов их использования.

Повышение показателей эффективности деятельности компаний в значительной степени зависит от оптимального выбора сырья и материалов для производства собственной продукции. Материалоотдача (выход продукции на единицу потребляемых сырьевых ресурсов или энергоносителей) зависит от их правильного выбора, включает такие показатели, как количество, ассортимент, качество, рыночная цена; а также требует постоянного внимания к оптимизации складских запасов, сокращения накладных расходов и экономии энергоресурсов.