Административные методы управления на примере отеля "Лиана"

     На предприятии, где имеет  место  высокий  уровень  организационных

воздействий, доведённых до стандарта предприятия и  регламентов  управления, и высокая  трудовая  и  исполнительская  дисциплина,  значительно  снижается надобность  в  применении  распорядительных  воздействий.  Те   предприятия, которые не довели воздействия  до  стандартов  и  регламентов,  нуждаются  в постоянном   оперативном   распорядительном   воздействии,   и    на    них, предположительно, будут хуже  конечные  результаты  производства.  С  другой стороны,  реализация  организационных  воздействий  в  значительной  степени зависит от  менталитета  работников,  их  желания  неукоснительно  соблюдать “писаные инструкции” и работать по  правилам,  утверждённым  администрацией.

     Распорядительные воздействия направлены на достижение  поставленных целей  управления,  соблюдение   внутренних   нормативных   документов   или поддержание системы управления  предприятием  в  заданных  параметрах  путём прямого    административного    регулирования.    К    известным    способам распорядительного  воздействия  следует   отнести   приказы,   распоряжения, указания, инструкции, целевое планирование, нормирование труда,  координацию работ и контроль исполнения.

     Наиболее   категоричной   формой   распорядительного   воздействия является приказ. Он обязывает подчинённых точно выполнить  принятое  решение в установленные сроки, а его неисполнение влечёт  за  собой  соответствующую санкцию (наказание). Приказ  обычно  состоит  из  пяти  частей:  констатация ситуации  или  события,  меры  по  устранению  недостатков  или  обеспечению административного регулирования, выделенные ресурсы для реализации  решения, сроки исполнения  решения,  контроль  исполнения.  Пример  приказа  приведён ниже.

     Распоряжение  выступает  в   качестве   второго   основного   вида

распорядительного воздействия. Оно обязательно  для  исполнения  в  пределах конкретной функции управления  и  структурного  подразделения.  Распоряжение может содержать все перечисленные  выше  части  приказа  и  так  же,  как  и приказ,  обязательно  для  исполнения  перечисленными  в  нём  подчинёнными.

      Отличие распоряжения от приказа заключается в том,  что  оно  не  охватывает все функции предприятия и обычно  подписывается  заместителями  руководителя предприятия.

     Указания и инструкции  являются  локальным  видом  организационного воздействия  и  чаще   всего   направлены   на   оперативное   регулирование управленческого  процесса  в  короткие  сроки  и  для  ограниченного   числа сотрудников. Если указания или инструкции даются  в  устной  форме,  то  они нуждаются в чётком контроле исполнения  или  должны  быть  основой  высокого доверия в схеме отношений “руководитель-подчинённый”.  Кроме  того,  при  их реализации выше степень исполнения решений.

     Инструктирование и координация работы  –  это  методы  руководства, основанные на передаче подчинённому правил выполнения трудовых операций.

     Наставление   –   метод   однократного   применения   со   стороны руководителя, когда он пытается, аргументировано  объяснить  целесообразность трудового задания для подчинённого. В случае отказа  подчинённого  повторная попытка нецелесообразна, т.к. приведёт к потере авторитета руководителя.

     Дисциплинарная ответственность и  взыскания. Применяются  в  случае нарушения  трудового  законодательства,  когда  имеет  место  дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное виновное  неисполнение  или ненадлежащее  исполнение  трудовых  обязанностей  работником. Невыполнение работником  трудовых  обязанностей  существует  тогда,  когда  доказана  его личная вина и он  действовал  умышленно  и  неосторожно.  Если  же  работник нарушил  свои  трудовые  обязанности  по  причине  от  него   не   зависящей (отсутствие  нормальных  условий  труда,  недостаточная   квалификация   для выполнения порученной работы и  др.),  то  он  не  может  быть  привлечён  к дисциплинарной ответственности. Для привлечения работника  к  дисциплинарной ответственности  необходимо   наличие   трёх   условий:   неисполнение   или ненадлежащее исполнение трудовых  (служебных)  обязанностей;  противоправные действия  или  бездействие  работника;  нарушение  правовых  норм  по   вине работника. Дисциплинарные взыскания налагаются руководителем предприятия,  а также другими должностными  лицами,  которым  делегированы  в  установленном законном  порядке  соответствующие  права.  Право  налагать   дисциплинарные взыскания могут  иметь  начальники  цехов,  руководители  отделов  и  служб, руководители   самостоятельных   структурных    подразделений,    начальники участков. Увольнение могут  осуществлять  только  руководители  предприятия, руководители  же   структурных   подразделений   могут   ходатайствовать   о применении этих взысканий.

     За  проступки  в  сфере  трудовых   правоотношений   могут   также применяться   наказания,   которые   по   своему   статусу    не    являются дисциплинарными взысканиями и  которые  могут   применяться  одновременно  с дисциплинарными  взысканиями.  К   таким   мерам   можно   отнести   лишение провинившегося сотрудника премий,  предусмотренных  Положением  об  оплате труда.  Руководство  предприятия  вправе  лишить  провинившегося   работника вознаграждения по итогам за год, не предоставлять  ему  льготные  путёвки  в санатории и дома отдыха, перенести очередь на  получение  жилой  площади.  В ряде  случаев  допускается  одновременное  наложение   административного   и дисциплинарного взыскания. Так, работник за появление на работе в  нетрезвом виде   может   быть   подвергнут   мерам   дисциплинарного    наказания    и административному штрафу.

     Материальная   ответственность    и    взыскания.    Материальная ответственность работников выражается в  их  обязанности  возместить  ущерб, причинённый виновным действием или бездействию предприятию, на  котором  они работают. Материальная ответственность возлагается на работников  за  ущерб, причинённый предприятию, с которым они  состоят  в  трудовых  отношениях,  а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого  его работниками третьим лицам, если этот ущерб  возмещён  предприятием.  В  этом случае по заявленному иску  на  работника  может  быть  в  порядке  регресса возложена  обязанность  возместить  этот  ущерб  предприятию   в   пределах, предусмотренным гражданским законодательством. Чаще всего  к  видам  ущерба, который необходимо возмещать, относятся следующие  случаи:  уничтожение  или порча имущества по небрежности рабочего;  утрата  документов,  оборудования; вынужденный простой на предприятии по  вине  работника  и  др.  Материальная ответственность  может  быть  полной  и   ограниченной,   индивидуальной   и коллективной.

     Административная ответственность и взыскания применяются в  случаях совершения   административных   правонарушений.   Различают    такие    виды административного взыскания, как  предупреждения,  штрафы,  административный арест, исправительные работы, конфискация или возмездное изъятие предметов.

     Примером  административного  метода  управления  может   послужить приказ.

1.3 Регламентирование и нормирование деятельности предприятия

     Организационные методы руководства включают приемы и средства организационного влияния (воздействия) на трудовые коллективы. К задачам этих методов руководства относится разработка положений, определяющих состав организационно-подготовительных мероприятий и способов их реализации. В этом смысле они равнозначны функции организации. Организационные методы выступают в виде нормирования и регламентирования.

     Нормирование  затрат   труда   на   выполнение   отдельных   работ предусматривает  разработку  и  использование   на   предприятиях   туристической отрасли определенной  системы  норм  труда.  Эта  система  может   включать:   нормы численности, нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.

     Нормы численности определяют количество  работников,  необходимых  для выполнения  определенного   объема   работы.   Такие   нормы   рекомендуется разрабатывать   на   крупных   туристических  предприятиях,    имеющих    широко диверсифицированную  по  регионам   сеть   магазинов   одинаковой   специализации. Основным критерием дифференциации  норм  численности  в  этом случае может выступать объем услуг.

     Нормы времени определяют необходимые затраты времени одного или группы работников на  выполнение  отдельных  видов  работ  (в  расчете  на  единицу работы). На предприятиях туристической отрасли такие  нормы  устанавливаются  обычно  на операциях  вспомогательного процесса. Такие нормы выражаются в человеко-часах или человеко-минутах.

     Нормы выработки определяют объемы работ в стоимостных или  натуральных единицах  измерения,  которые  должны  быть  выполнены  одним  или   группой работников в течение  определенного  периода  времени.  Нормы  выработки  на предприятиях  туристической отрасли  устанавливаются  обычно   для   основных   профессий работников оперативного персонала.

     Нормы   обслуживания   определяют   необходимое   количество    единиц оборудования, площади, рабочих мест, которое  должно  быть  обслужено  одним или группой работников в течение  смены  или  другого  периода  времени.  На предприятиях  туристической отрасли их  устанавливают  обычно  для  отдельных  профессий вспомогательных работников.

Регламентирование — это воздействие на деятельность трудовых коллективов и отдельных работников с помощью организационных положений, постановлений, инструкций и правил, административных актов, обязательных для выполнения в течение длительного времени. С помощью регламентирования уточняются границы деятельности различных организаций в производственном процессе. Также налаживаются взаимоотношения между ними, устанавливается режим производственного процесса в целом и выполнения строительных и монтажных работ, правила, регулирующие деятельность коллективов и отдельных должностных лиц (например, Положения о мастере, о производителе работ, об отделах строительного предприятия); составляются штатные расписания и должностные инструкции (функции, обязанности, полномочия, взаимоотношения и подотчетность).

     Инструкции могут быть детализированы в различной степени. Однако следует признать вредными попытки создания как можно более подробных инструкций. Особенно они вредны при необоснованном недоверии к деловым и моральным качествам подчиненных. Ограничение инициативы подчиненных лишает их удовлетворения от работы, способствует перестраховке, излишнему формализму и бюрократизму.

1.4 Прямое и косвенное воздействие на процесс труда

Исследователи первых школ управления уделяли мало внимания факторам, находящимся вне организации. Они акцентировали внимание в первую очередь на тех аспектах, которые должны были обеспечить успешное функционирование организации. Так, школа научного управления сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления, школа административного управления - на создании структуры, обеспечивающей достижение целей организации, школа человеческих отношений - на людях в организации. В определенном смысле каждая школа поступала правильно, концентрируясь на внутренних вопросах, поскольку они были относительно важнее для эффективности и выживания организации. Однако современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя.
                                      Значение внешней среды.                                                                   В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появились в конце 50-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь соединенных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.
Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.
Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.
                                         Определение внешней среды.
Первой проблемой при рассмотрении организации как открытой системы является определение внешней среды. Учет внешнего окружения необходимо ограничить только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Например, по словам Джеральда Белла, внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.
Среда прямого воздействия, согласно Элбингу, включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе также прямое влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

                        Характеристика внешнего воздействия.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Раньше руководители концентрировали внимание преимущественно на экономических и технических обстоятельствах, однако изменение установок людей, социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили расширить спектр требующих учета внешних воздействий.
Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.
К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями.
 

                   Социо-культурные факторы.
Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, и, прежде всего, жизненные ценности, традиции, установки, влияют на организацию. Так, например, в системе ценностей американского общества дача взятки для получения выгодного контракта или политических выгод, распространение порочащих конкурента слухов считаются действиями неэтичными и аморальными, даже когда их нельзя рассматривать как противозаконные. Однако в некоторых других странах такая практика может считаться вполне нормальной.
На основании специальных исследований было показано, что изменяются и ценностные установки рабочих. В целом, сравнительно молодые рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует большей гибкости, обладает большей содержательностью, не ущемляет свободу и пробуждает в человеке самоуважение. Многие современные работники не считают, что всю свою трудовую жизнь проведут в одной организации. Эти установки становятся особенно важными для менеджеров в отношении их основной функции - мотивации людей с учетом целей организации. Эти факторы обусловили и появление должности по общественным проблемам корпорации.
Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании. Хорошим примером может служить производство одежды. Другой пример - это страсти по поводу АЭС, которые резко отрицательно сказались на многих, связанных с этим фирмах.
От социокультурных факторов зависят и способы ведения своих дел организациями. Например, общественное мнение может оказать давление на фирму, имеющую связи с порицаемыми в обществе организациями, группировками, возможно, и странами. От представлений потребителей о качественном обслуживании зависит повседневная практика магазинов розничной торговли и ресторанов. Результатом социокультурного воздействия на организации стало растущее внимание к социальной ответственности.
По замечанию Р.Джоунса, бывшего председателя правления фирмы “Дженерал Электрик”, организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем конкуренты. А это означает, что сама корпорация должна изменяться, сознательно трансформируясь в организацию, приспособленную к новой среде.
                                    Политические факторы.
Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - позиция администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эта позиция влияет на такие действия правительства, как налогообложение доходов, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы и т.п.
Другой элемент политической обстановки - это группы особых интересов и лоббисты. Все учреждения госрегулирования являются объектами внимания лоббистских групп, представляющих организации, на которых сказываются решения этих учреждений.
Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. Для иностранного инвестора или для экспорта продукции политические изменения могут привести к ограничению прав собственности для иностранцев (или даже к национализации) или установлению специальных пошлин на импорт. Баланс платежей или проблемы с обслуживанием внешнего долга могут затруднить получение денег, вывозимых в качестве прибыли. С другой стороны, политика может измениться в сторону, благоприятную для инвесторов, когда возникает потребность в притоке капитала из-за рубежа. Установление дипломатических отношений может открыть путь на новые рынки.
                         Отношения с местным населением.
Для всякой организации, как фактор среды косвенного воздействия, первостепенное значение имеет отношение к ней местного населения, той общественной среды, в которой организация функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых дарований и т.п.
                               Международные факторы.
Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Это обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание.
Так же следует учитывать и международные факторы:
• Изменение валютных курсов;
• Политические решения стран-инвестеров;
• Принимаемые решения международных картелей