Закупочная логистика

 

Подобная система взаимодействия «поставщик – потребитель» имеет максимальную гибкость поставок и гарантированность снабжения, так как поставщики одновременно связаны с некоторым количеством потребителей, которые связаны со многими поставщиками. Когда возникает ситуация поставок, не предусмотренных графиком, со стороны поставщиков возможна взаимовыручка и гибкость в отношении потребителей. Организация такой системы является особенно эффективной, если потребитель намного увеличивает объёмы выпускаемой продукции или налаживает производство новой продукции, требующей дополнительных объёмов материальных ресурсов (рисунок 2).

Рисунок 2 – Схема взаимодействия «поставщик – потребитель»

 

После того, как принято решение о выборе поставщика, с ним производится работа. Осуществляется подготовка и планирование переговоров; уточнение тем предстоящих переговоров; знакомство с торговым представителем поставщика и анализ предлагаемых условий; оценка влияния на поставщика конкурентных предприятий-потребителей; обсуждение технических условий с определением типа, количества, качества и стоимости продукции; рассмотрение вариантов условий поставки, места и времени исполнения заказов, условий обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на первом этапе работы с поставщиками применяется вариант проведения предварительных заказов, по результатам которых выясняется способность поставщика обеспечивать потребности покупателя в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Далее проводится оперативная работа с поставщиками в различных режимах, которые практикуются на конкретном предприятии.

2.2 Заключение контракта

2.2.1 Основные элементы контракта (договора)

1. Предложение и принятие  предложения.

Договор заключается тогда, когда кто-то предлагает партию товаров по установленной цене и на других условиях поставки, а кто-то это предложение принимает.

Контракты почти всегда оформляются письменно, однако встречаются и устные договоры, которые в большинстве случаев заключаются также тщательно, как письменные.

Нечастое использование устных договоров обусловлено тем, что при отсутствии документа трудно в судебных инстанциях доказать наличие контракта.

2. Финансовые условия.

Контракт должен иметь  стоимость, иными словами он с юридической точки зрения становится контрактом лишь тогда, когда там определены финансовые условия.

3. Право заключать  контракты.

Это право принадлежит лишь некоторым должностным лицам (директорам, генеральным директорам), уполномоченным организацией сотрудникам, которые действуют от её имени.

4. Законность.

Договор обязан заключаться на законной основе, то есть полностью отвечать государственным юридическим нормам. Например, незаконным считается договор на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Штрафы представляют собой действенное средство принудить поставщика к выполнению условий договора. Штраф в отличие от возмещения убытка представляет собой большую по сравнению с указанной в контракте денежную сумму, которая увеличивается в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. Если заранее предусмотрены случаи, когда товар доставить в срок не получается по причинам, которые от Поставщика не зависящим, то в контракте следует установить соответствующее Условие — форс-мажор.

2.2.2 Условия контракта

Заключение контракта предусматривает согласование разнообразных условий и ясно выраженных, и предполагаемых. Они все должны быть отражены в документах, на базе которых договор оформляется.

Ясно выраженные условия – это те условия, которые фактически прописаны в договоре.

Предполагаемые условия – те, которые или вытекают из прописанных в договоре, или являются само собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

После заключения контракта поставщик не имеет права собственности на товары, если другое специально в контракте не оговорено или продукция ещё не изготовлена.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

2.3 Контроль за выполнением поставки

Очень важной функций в заготовительной логистике является контроль поставок. Процесс контроля состоит в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников получения заказа, согласования условий поставки и завершая проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции.

В процессе проведения контроля за выполнением заказа происходит проверка соблюдения поставщиком своих обязательств по договору в отношении ассортиментного состава, мощности материального потока и качества продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников состоит в проверке соблюдения сроков доставки, отсутствия повреждений, недостач и т.д. Функция контроля, выполняемая в организации, даёт возможность регулировать интенсивность материальных потоков и делать заключения о надёжности и ответственности поставщика.

Непредвиденные сбои в поставках могут вызвать временную остановку производства или уменьшение объёмов производства. При определённой и правильной организации контроля предприятие имеет возможность оперативно получать сведения об объёме и сроках ожидаемых поставках товаров и своевременно принимать соответствующие меры при возможных нарушениях условий заказа.

Логистическая система  контроля за выполнением заказа характеризуется наличием прямого и постоянного взаимодействия отправителя и получателя товара. Этот контакт является взаимовыгодным, поскольку даёт возможность найти недостатки в работе, а для потребителя иметь надёжного поставщика, который способствует бесперебойной работе предприятия.

В качестве критерия оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам используется комплексный показатель, который рассчитывается как произведение трёх частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. Частные показатели при этом нужно согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту необходимо учитывать только те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять лишь по продукции, зачтённой в счёт поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов (К_компл) вычисляется по следующей формуле⁵:

К_компл = (1 – К_н) ∙ К_асс ∙ К_к,

где К_н – коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки, К_асс – коэффициент выполнения обязательств по ассортименту, К_к – коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

3 Системы планирования закупок

3.1 Система MRP I

Система MRP I представляет собой одну из самых распространённых систем планирования производства.

 Система предполагает составление плана производства на основе производственных возможностей организации. Предприятия, использующие MRP I, в своем составе имеют мощный отдел маркетинга и автоматизированную систему управления (АСУ)⁶.

Производственная программа формируется, основываясь на производственной мощности предприятия и прогнозов сбыта. Главной задачей отдела маркетинга является задача «протолкнуть» продукцию на рынок и набрать пакет контрактов. Основные элементы MRP системы делятся на элементы, которые предоставляют информацию, элементы программной реализации алгоритмической основы MRP и элементы, которые выдают результат работы  MRP (рисунок 3).

 

Рисунок 3 – Элементы системы MRP I

 

 Отдел закупок получает информацию о потребности в материалах, которая формируется АСУ для выполнения требуемой производственной программы и не зависит от реального спроса на готовую продукцию.

Главной целью данной системы является обязательное снабжение производства материальными ресурсами для выполнения плановых заданий.

Системой не предусмотрено поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершённого производства, готовой продукции, графиков доставки.

Результатами работы MRP-системы являются:

• План Заказов (Planned Order Schedule), включающий количество каждого материала, которое должно быть заказано в любой момент времени в рамках срока планирования.
• Изменения к плану заказов (Changes in planned orders), включающий модификации к уже запланированным заказам.

3.2 Система MRP II

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции.

Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей  предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса⁷.

Важными компонентами, применяемым при закупках, являются твёрдые и предварительные заказы. Когда MRP II просматривает будущие плановые заказы, а также заказы, которые готовы к выдаче, возможно сформировать график ожидаемых поставок, который предоставляется поставщикам. Согласно графику производятся запросы на поставку необходимого количества товаров из того общего объёма, поставка которого была до этого согласована, возможно, с получением скидок с количества при поставках небольшими партиями. В то же время это облегчает организацию закупок на двух уровнях: при размещении заказов и планировании материалов и, в конечном счёте, может привести к пересмотру организации управления материалами в компании.

Планирование заказов на закупки обрабатывается на нижнем уровне вычислений системы. Это значит, что на плане закупок отражаются нестабильный план, неточная регистрация данных и частое перепланирование.

Модуль закупок в правильно организованной системе MRP II позволяет обеспечить поддержку всех функций автономно действующей системы закупок, давая возможность полностью интегрировать её с другими системами предприятия.

3.3 Система KANBAN

Система KANBAN (карточка) разработана и применяется в Японии. Она предполагает, что последовательно на производственные участки чётко по запросу подаётся именно то количество материалов, которое на самом деле требуется для выпуска только заказанного количества продукции (рисунок 4).

Рисунок 4 – Схемы вытягивающей системы

 

 Анализ деятельности  более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы уменьшаются на 50 %, запасы готовой продукции – на 80 %, производительность труда увеличивается на 20-50 %.

3.4 Система JIT

Система JIT (Just In Time), или ТВС («точно в срок») имеет основной целью наилучшую интеграцию всех логистических функций организации для максимального уменьшения уровня запасов материальных ресурсов, обеспечение высокой надёжности и уровня качества продукции и сервиса для наибольшего удовлетворения запросов потребителей (рисунок 5).

Рисунок 5 – Схема работы системы «точно в срок»

 

При использовании этой системы принципиальное отличие от традиционного снабжения состоит в том, что поставка материальных ресурсов осуществляется в чётко заказанном количестве и в требуемое время. При этом предусмотрен высочайший контроль качества у поставщика. В системе JIT отношения между поставщиком и покупателем должны иметь характер долгосрочной хозяйственной связи и должны быть построены на основе длительных контрактов. У них должна быть налажена строгая согласованность в вопросах совместного планирования производства и закупок. Должен быть высоким уровень технической и технологической сопряженности, и должно быть постоянным желание находить экономические компромиссы⁸.

В данной системе, по сравнению  с традиционными системами закупок, очень низкий уровень запасов. Стало быть, в системе и повышенные требования к участникам процесса, в особенности к транспортной службе. Если при выборе транспорта традиционная система закупок концентрирует внимание на транспортных тарифах, то в системе JIT основное внимание уделено надёжности грузоперевозчика.

 Использование системы JIT даёт возможность существенно уменьшить запасы сырья и материалов, потребность в складских помещениях и персонале. В итоге значительно уменьшаются логистические затраты.

При внедрения система JIT требует больших усилий. Процессу разработки системы должна предшествовать дифференциация ассортимента поставляемый ТМЦ для определения наиболее важных, работа с которыми даст наибольший эффект. В качестве средства дифференциации возможно использовать метод АВС.