Закупочная логистика

• объём товара не устанавливается, а определяется примерно;
• перед выполнением каждого заказа поставщики связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• заказчик не должен принимать и оплачивать товары, которые только должны быть поставлены, по истечении срока договора.

Преимуществами методы являются: гибкие обязательства по покупке определённого количества, быстрый оборот капитала, мало затрат на оформление документов.

5. Закупка товара с  немедленной сдачей.

Областью применения данного метода является покупка мало используемых товаров в случае невозможности получать их по мере надобности.

Заказ и вывоз товара со складов поставщиков производится тогда, когда он необходим.

Недостатком данного метода является увеличение затрат, которые при каждом заказе связаны с необходимостью подробного оформления документации, малые парии заказов и множество поставщиков.

1.2.3 Закупки или организация  собственного производства

После определения потребности и расчёта количества материалов в процессе планирования закупок зачастую встаёт необходимость принятия решения о том, покупать ли те или иные материалы и комплектующие или изготовлять у себя.

Чтобы принять такое решение нужно сравнить затраты на покупку и собственное производство.

По большому счёту затраты на закупку характеризуются ценами поставщиков. При этом учитываются также затраты на заказ, транспортировку, страховку и упаковку, складирование, обработку (переработку, сортировку и т. п.), сотрудников, занимающихся закупками.

Затраты на производство определяются стоимостью сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладными расходами.

При сопоставлении затрат на собственное производство с затратами на закупку принимается решение.

Решение производить материалы и комплектующие на предприятии может быть принято и без расчётов, когда есть уверенность в том, что организация может более эффективно использовать свои основные фонды и персонал для производства деталей, которые нужны для изготовления конечной продукции, уменьшив в тому же затраты на сырьё, рабочую силу, энергию и складские помещения.

1.2.4 Информационное обеспечение  планирования закупок

Применение большинством организаций в настоящее время принятых ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) в большинстве случаев уже не удовлетворяет современным требованиям. При документировании процесса закупок предприятиям и организациям целесообразно разработать стандартные бланки, куда рекомендуется включать:

1. Название документа.

Для выделения бланка заказа во множестве других документов важно обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер.

Порядковый номер применяется в документах, которые прилагаются к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счёт-фактура и т. п.). Помимо этого, по номеру можно быстро найти нужный документ.

3. Название и адрес организации.

Эти данные дают поставщику информацию о том, с кем он будет иметь дело, куда доставлять товар и пересылать счёт.

4. Ответственность за  заказ.

В бланке заказа нужно указывать то должностное лицо, с которым поставщик может решать вопросы, связанные с заказом.

5. Дату, наименование  и адрес поставщика.

6. Сроки поставки и  количество поставляемых товаров.

7. Описание товаров.

Необходимые товары должны быть конкретно зафиксированы в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки.

Необходимо указать адрес поставки, если он отличается от основного адреса организации.

9. Цену.

Бланк заказа должен содержать данные о цене товара для избежания конфликтных ситуаций при расчёте.

10. Расчётный счет.

Организации необходимо указать банковские реквизиты, чтобы не возникали разнообразные финансовые недоразумения.

При реализации плана закупок важное значение имеют приёмка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

1. Приёмка продукции. Приёмка позволяет удостовериться в том, что получен товар необходимого качества, в указанном количестве, от определённого поставщика, в конкретное время, за оговоренную цену.

2. Документальное оформление  поставок

С целью правильного выполнения операций, которые связаны с поставками товаров, требуется внимательно работать с документами, отражающими данные о них.

Копия заказов должна быть адресована в подразделение-потребитель для проверки соответствие фактически поступившего товара заявленному. При этом применяются спецификации (описание) на товар.

Поставщик после подготовки продукции к отправке направляет уведомление об отгрузке. Этот документ содержит номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо обязательно должно быть в комплекте документов на поставленную партию товара. Оно удостоверяет, что эти товары предназначены для определённой организации.

Документ доставщика используется в случае, если поставщик пользуется транспортом другой организации. В этом документе фиксируется:

• название и адрес отправителя;
• описание продукции;
• количество мест;
• масса (вес) продукции;
• специфика транспортировки;
• название доставщика.

Для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий применяется подтверждение получения поставки.

В книге регистрации  товаров фиксируется номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и производится краткое описание товаров.

Некоторые предприятия и организации не применяют рассмотренные типы уведомлений о получении товара, а помещают информацию в компьютер в виде файлов, несмотря на то, что на случай недобросовестности поставщика нужно сохранять некоторые документы в письменном виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация закупок

2.1 Выбор поставщика

В качестве источников информации о поставщиках используются предложения, переданные ими по телефонной, факсимильной и почтовой связи, реклама в периодической и специализированной литературе и др.

Как правило, выбирается поставщик тот, который в максимальной степени соответствует установленным критериям. Примерный список подобных критериев³ приведён в таблице 1.

 

Таблица 1 – Критерии выбора поставщика

 

Процедура получения  и анализа предложений, полученных от потенциальных поставщиков, может быть по-разному организована. Самыми распространёнными и успешными являются следующие.

 

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры  между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) представляют собой популярный способ поиска потенциальных поставщиков. Они проводят тогда, когда организация хочет приобрести сырьё, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или сформировать долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги являются выгодными и для поставщика, и для потребителя. Поставщик получает точную информацию об условиях работы с потребителем. Потребитель получает лучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера состоит из следующих этапов:

1. Реклама.

2. Создание тендерной документации.

3. Публикация тендерной  документации.

4. Получение тендерных предложений.

5. Анализ тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации  участников торгов.

7. Предложение и присуждение  контракта. 

Проведение конкурсных торгов является непростой и разноплановой деятельностью.

Как правило, тендерная документация имеет достаточно большой объём и выполняет несколько важных функций, например: содержит инструктаж участников о процедуре торгов, предоставляет описание закупаемых товаров или услуг, определяет критерии для оценки предложений и условия будущего договора.

Оценка тендерных предложений  производится в жёстком соответствии с критериями, которые указаны в тендерной документации. Основными правилами процедуры оценки являются:

• предварительный выбор членов тендерного комитета, которые осуществляют оценку предложений;
• рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, определённым в тендерной документации;
• обязательное следование процедурам оценки, заявленным в тендерной документации;
• отсутствие переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет формирует отчёт об оценке тендерных предложений, где должно быть чётко определено, как производилась оценка тендерных предложений, обоснование причин отклонений предложений и рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов считается участник, который предоставил наиболее выгодное тендерное предложение, отвечающее квалификационным требованиям.

Следующим вариантом получения предложения от потенциального поставщика могут служить письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Потребитель в ходе письменных переговоров получает от потенциального поставщика официальное предложение на поставку товаров. Это может быть организовано двумя способами.

Первый – инициатива начала переговоров принадлежит продавцу товара. Он делает рассылку потенциальным покупателям своих предложений (или оферты). Данные документы схожи с предложениями, получаемыми от поставщиков при проведении конкурсных торгов. Оферты в отличие от конкурсных торгов, при которых строго определены формы предложений, в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Как правило, они содержат следующие реквизиты: наименование, количество и качество товара, цена, условия и срок поставки, условия платежа, характеристика тары и упаковки, порядок приёмки-сдачи.

Оферты делятся на твёрдые и свободные (инициативные). Твёрдая оферта пересылается лишь одному покупателю с указанием срока её действия, в течение которого продавец не имеет право менять свои условия. Если в течение этого срока ответ не получен, то это приравнивается к отказу покупателя от поставки, и продавец освобождается от сделанного предложения.

Когда покупатель предложение принимает, он в пределах срока действия оферты пересылает продавцу подтверждение о принятии предложения. При этом продавец может получить и контрусловия покупателя. Если контрагенты не могут придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учёта обязательств продавца, взятых им по твёрдой оферте.

Как правило, твёрдые оферты направляются традиционным партнёрам. Свободная оферта не содержит по отношению к покупателю никаких обязательств продавца. Она может быть направлена какому угодно количеству потенциальных потребителей и включать как указанные выше реквизиты, так и рекламную информацию.

При другом варианте организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива начала переговорного процесса принадлежит покупателю. Он потенциальным поставщикам направляет коммерческое письмо или запрос, основной целью которого является получение предложения (оферты). Запрос содержит все требуемые реквизиты (наименование товара, качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении.

Если происходит обращение потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам, то им вместо запроса может быть направлен заказ.

Оценка предложений, которые поступили к потенциальному потребителю, может производиться разными способами. Например, в виде строго регламентированного процесса, как и при конкурсных торгах, или в форме более свободной процедуры. Зачастую основным критерием выбора предложения служит высокое качество в купе с низкой ценой.

Как показывает практика взаимодействия между поставщиками и потребителями, как правило, потребители имеют одного постоянного и стабильного поставщика, производящего поставки по широкому спектру постоянных заказов (примерно 70 % материальных ресурсов). Одновременно практически каждый потребитель имеет деловые контакты с двумя-тремя поставщиками, периодически заказывая у них продукцию — разовые заказы (примерно 30 % материальных ресурсов). Преимущества при выборе поставщиков⁴ приведены в таблице 2.

 

Таблица 2 – Преимущества при выборе нескольких поставщиков

Один поставщик	Несколько поставщиков
Длительный контакт может не предусматривать возможность разделения заказа	Решение проблемы при возникновении срочных и больших заказов
Поставщик является единоличным обладателем патентов	Высокие гарантии снабжения за счёт существования многих источников
Поставщик удовлетворяет показателям качества и стоимости	Существенное уменьшение степени зависимости потребителя от поставщика
Небольшой объём заказа и невозможность его разделения между поставщиками	Возможность предоставления дополнительных услуг обслуживания
Сосредоточение закупок у одного источника может дать определённые скидки	Гибкость снабжения  и уменьшение риска несвоевременности поставок