Телефонный этикет

1. Вопросы. Большинство болтливых клиентов не понимают, что они болтливы. Напротив, они кажутся себе предельно краткими и ясными. Поскольку эти люди не сознают, сколько времени и энергии они отнимают, ведущему приходится контролировать разговор, но таким образом, чтобы показать, что ему интересны собеседник и обсуждаемая тема. Это даже помогает закончить разговор тогда, когда вы сочтете нужным.

2. Направление разговора. Вступая в разговор с клиентом, который относится к разряду болтливых и не умеет придерживаться темы, крайне важно с самого начала задать разговору направление. Это дает четкий план беседы и отправную точку, если придется возвращать разговор в нужное русло.

3. Схема ПРЗ (пересказ, реакция, завершение). Пересказ. Когда клиент начинает, в который раз говорить одно и то же, можно тактично перебить его, попробовать пересказать наиболее важные положения из того, что сообщил клиент. При этом клиент убеждается, что его действительно слушали. Реакция. После того как сообщение собеседника было резюмировано, нужно дать ему шанс отреагировать на все сказанное. Завершение. Как только становится понятно, что клиент удовлетворен тем, как его поняли, надо завершить разговор. В конце обязательно перечислить действия, одобренные клиентом; затем закончить разговор.

2.2. Сердитый собеседник

Перенос агрессии - нередкое явление при телефонных разговорах, надо научиться эффективно, нейтрализовать гнев клиента. Первый и самый трудный шаг - это не перенять враждебность собеседника. Всегда непросто удержаться от защитной реакции на негативное отношение. Вот некоторые приемы, помогающие сохранить контроль.

1. Необходимо  дать собеседнику излить гнев. Самый легкий способ развеять гнев собеседника - это дать ему или ей ≪выпустить пар≫. Не стоит при этом перебивать его. Нужно дать высказаться и облегчить душу. Нельзя забывать, что для конфликта требуется участие обеих сторон. Если хоть раз ответить собеседнику в таком же тоне, то может начаться дискуссия. Следует подождать и выслушать.

2. Профессиональные  ответы. Главное - воспринимать чужое  раздражение не с индивидуальной, а с профессиональной точки  зрения. Следует понимать, что у  клиентов свои заботы и огорчения. Они могут неадекватно резко реагировать на проблему, но это не должно лишать ведущего разговор человека объективного взгляда на проблему и ее решение.

3. С глаз долой,  из сердца вон. Для профессионала  телефонных разговоров в высшей  степени непростительно допустить, чтобы из-за одного сердитого клиента настроение было испорчено на весь день. Это имеет множество негативных последствий:

• труднее разговаривать воодушевленным тоном со следующими клиентами;
• меняется отношение к работе, к боссу, к фирме и сотрудникам;
• снижается ваша эффективность, поскольку вы сосредотачиваетесь на личных переживаниях, а не на работе.

Телефон обладает магическими свойствами. Вешая трубку, человек избавляется от сердитого  клиента. (Но упаси бог вешать трубку раньше времени!) Чьи-то гнев и враждебность становятся прошлым и уходят из вашей жизни. Когда телефонные собеседники говорят «до свидания», они исчезают. Можно перейти к следующему собеседнику в надежде на более приятный разговор.

3. Как эффективно  слушать

Умение слушать большинство людей считают чем-то самим собой разумеющимся. Большинство из нас неверно полагает, что слышать кого-то - это и значит слушать. Обычно человек слушает, задействовав лишь 25% внимания, а то и меньше. Хорошие навыки выслушивания имеют решающее значение в умении ведения телефонных переговоров. Не видя собеседника, мы не имеем каналов невербального общения, таких как язык жестов или взглядов, которые помогают сосредотачивать внимание и слушать эффективно. Только на уши остается надеяться при сборе информации. Искусство телефонных разговоров начинается с выслушивания, но слушать - это гораздо больше, чем просто слышать. Для этого необходимо:

• испытывать симпатию;
• оценивать;
• понимать;
• усваивать;
• реагировать.

Старая пословица  гласит: «Одни слушают, другие ждут, чтобы сказать». Те, кто слушает, усваивают и осмысливают сказанное. Те, кто ждет, чтобы сказать, слишком заняты обдумыванием того, что собираются сказать, чтобы внимательно слушать собеседника. Умение выслушивать особенно важно для тех, чьим средством общения служит телефон, и кто лишен визуальных сигналов, позволяющих подтвердить или опровергнуть информацию. Опытный менеджер знает, что преуспеть в торговле без умения слушать и не имея навыков общения невозможно. Поскольку телефон устраняет важнейший канал общения (глаза), следует находить замену в вербальных средствах. При общении нельзя упускайте из виду следующие важные обстоятельства:

• большинство решений принимается больше под влиянием эмоций, чем логики;
• то, что людям кажется, является для них реальностью;
• чем больше собеседник говорит при беседе по телефону, тем находчивее и проворнее ему кажется ведущий переговоров;
• навыки выслушивания и общения нуждаются в постоянной практике.

Посмотрим, какие  наиболее распространенные ошибки мешают людям быть хорошими слушателями. Такие люди обычно:

• бывают нетерпеливыми;
• мысленно отвлекаются;
• занимаются двумя делами сразу;
• делают допущения о том, что собеседник говорит или собирается сказать.

Важнейшие элементы хорошего выслушивания приведены ниже:

1. Терпение. Люди, которые не слушают, а ждут  возможности высказаться, нетерпеливы.  В разговоре их волнует в  основном своя собственная роль. Развитие способности терпеливо  слушать - это ценное качество.

2. Сосредоточение  на предмете. Рассеянность мыслей – весьма распространенное препятствие к тому, чтобы быть эффективным слушателем. У людей, позволяющих себе отвлекаться во время разговора, слишком много всего сразу в голове. Важно то, что практически невозможно скрыть рассеянность от человека, который требует вашего внимания.

3. Концентрация  на разговоре. Заманчиво во  время разговора по телефону  делать два дела сразу. Некоторые  пытаются слушать и одновременно  платить по счетам, просматривать  почту или, еще хуже, слушать  кого-нибудь в офисе. Внешние отвлекающие факторы, как и рассеянность мыслей, почти исключают возможность воспринимать намеки или адекватно реагировать. Разговор получится более коротким и продуктивным, если сосредоточиться только на выслушивании собеседника.

4. Непредвзятость. Другая опасность - это допущения о том, что собирается сказать собеседник. Сделав такое допущение, ведущий как бы вступает в мысленный диалог с воображаемым собеседником. Это отнимает значительную часть его внимания и энергии, которые должны были быть направлены на выслушивание. Не стоит делать допущений. Надо начинать разговор непредвзято и предоставить собеседнику самому сказать, что он или она думает.

5. Скорость слушания. Многие люди отдают себе отчет,  насколько быстро или медленно  говорят, но мало кто задумывается, с какой скоростью слушает. Одна из причин, почему наши мысли в разговоре начинают блуждать, - это то, что мы слушаем гораздо быстрее, чем говорит средний человек. Например, большинство американцев говорит со скоростью 180 слов в минуту. Однако мозг работает быстрее, и мы можем слушать со скоростью 600 слов в минуту! Поэтому не удивительно, что наш мозг начинает скучать в ожидании, когда собеседник наконец докажет очередное положение.

Для повышения  эффективности делового разговора  надо научиться удерживать свое внимание на собеседнике несколькими способами. Например:

1. Письменные  пометки. Когда человек говорит,  можно делать пометки. В телефонном  разговоре это легко, поскольку  не обязателен зрительный контакт  с собеседником. Письменные пометки  замедляют темп выслушивания, что помогает сконцентрироваться на речи собеседника.

2. Вопросы. Вопросы  - это эффективное средство, чтобы  замедлить скорость прослушивания.  В сочетании с письменными  пометками это позволяет формулировать вопросы по существу дела и эффективно общаться.

3. Обратная связь.  Обратная связь включает в  себя не только реакции наподобие  «Я понимаю», «Интересно», «О!»  или разного рода одобрительные  восклицания. Это еще и резюме  или парафраза ключевых моментов рассказа собеседника, например: «Если я понял вас правильно, это сообщение имеет следующий подтекст...». Пометки по ходу разговора облегчают обратную связь.

Замедляя скорость прослушивания, и применяя намеченные выше методики, можно создать устойчивый образ себя как интересного, внимательного, умного слушателя.

4. Техника завершения  разговора

Когда мы разговариваем  с человеком лицом к лицу, разговор рано или поздно естественным образом  подходит к логическому концу. При  телефонном же разговоре мы лишены визуальных сигналов, играющих ключевую роль при взаимодействии с другим человеком. Вот почему иногда так трудно бывает закончить телефонный разговор; мы не знаем, как его завершить, чтобы собеседник не испытывал дискомфорта.

Здесь важно  помнить две вещи:

1. В наших  силах сохранять контроль над  разговором независимо от того, кто его начал.

2. Надо избегать  неуклюжего завершения разговора.  Можно проявить целеустремленность, но при этом не задеть чувств  собеседника. 

Советы по завершению телефонных разговоров.

1. Нужно стараться  сделать плавный переход. Резко  обрывать разговор так же недопустимо,  как и мешкать с его завершением.  Когда разговор заканчивается  резко, собеседник задумывается, что же в его словах вызвало  внезапную перемену поведении  партнера. Он неизбежно приходит к выводу, что сказал нечто, вызвавшее у него негативную реакцию. Можно заранее составить план, в котором будет выделено время на постепенное завершение разговора. Не желательно дотягивать до того момента, когда придется извещать собеседника, что вы вынуждены прекратить разговор.

2. Не следует  колебаться. Давно известно: колебание  порождает неловкость и дискомфорт  при телефонном разговоре. Чувствуя  нерешительность, собеседник, независимо  от доводов к завершению разговора,  начинает думать, что осталась какая-то проблема. Чтобы завершить разговор, нужно предпринять следующие шаги в твердой, профессиональной манере.

• резюмировать разговор, чтобы показать собеседнику, что пора заканчивать;
• пересказать разговор, чтобы убедить собеседника, что все сказанное им было услышано;
• спросите мнение собеседника о разговоре;
• завершить разговор. Пусть собеседник положит трубку первым.

Это может показаться мелочью, но когда собеседник кладет трубку первым, у него появляется ощущение контроля над разговором. Кроме того, это предотвращает ситуацию, когда ведущий кладет трубку, не подозревая, что собеседник хочет добавить что-то еще. Наконец, дав партнеру возможность положить трубку первым, ведущий избавляет его от звука, свидетельствующего о прекращения связи. Люди, общающиеся по телефону, находятся на передовой линии современного бизнеса. Они приветствуют клиентов, продают продукцию, проводят встречи, совещаются с клиентами и выполняют огромное множество других жизненно важных для бизнеса функций.

5. Телефонное общение менеджера

Важнейшее значение телефонное общение играет в эффективной  служебной деятельности менеджера. Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона, а жизнь  менеджера тем более. Более того, многие из нас имеют не один телефон, а два (мобильный и домашний), что позволяет человеку решить больше проблем, дел, вопросов, независимо от того, где он находится. Благодаря телефону многократно повышается оперативность решения множества этих вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город и даже страны для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону, например, менеджер может сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу, решить проблему собеседника и многое другое. Очень часто первым шагом на пути к заключению договора или сделке является телефонный звонок.

Разговор по телефону - это искусство, и не всякий обладает этим талантом. К сожалению, умение говорить по телефону не передается по наследству. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает не каждый менеджер или любой другой сотрудник, в обязанности которого входит отвечать на звонки. Хорошо, если есть толковые наставники или удачные субъекты для подражания, у которых можно научиться правильному разговору по телефону. Но даже при хорошем наставнике это сделать проблематично, потому что существуют некие тонкости, которые нельзя уловить на слух сразу. Стремление повысить уровень квалификации сотрудников растет, поэтому соответствующие курсы, различные методические пособия по этой теме широко распространены в различных странах.