Трудовая книжка. Ведение и оформление трудовых книжек

В случае если в  день увольнения работника (прекращения  трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия (п.36  Правил). Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой.

В противном  случае наступает материальная ответственность  работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласие о  пересылке по почте трудовой книжки должно быть дано работником в письменной форме. Телеграмма, заказное письмо являются доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте и должны быть подшиты к личному делу работника и заверены.

Если же работник отказывается получать трудовую книжку (например, если работник не согласен с  увольнением за нарушение дисциплины и т.п.) необходимо составить письменный акт о таком отказе. Акт подписывают члены трудового коллектива — незаинтересованные сослуживцы и обязательно члены профсоюза (если он есть в организации).

В случае смерти работника трудовая книжка после  внесения в неё соответствующей записи о прекращении трудового договора выдаётся на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п.37  Правил).

В случае выезда за границу на постоянное жительство трудовые книжки вывозу и пересылке не подлежат, а сдаются в соответствующие организации или учреждение по последнему месту работы (службы) либо учёта выезжающих граждан и лиц без гражданства. На основании сведений, содержащихся в трудовых книжках и других соответствующих документах, по просьбе заинтересованных лиц оформляются справки установленного образца о стаже трудовой деятельности.

4.3. Хранение и учёт трудовых книжек.

Трудовые книжки работников являются документами строгого учёта и отчётности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, в который регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе вместе с трудовыми книжками, так как также является документом строго учёта и отчётности.

До вступления в силу Инструкции по ведению и  хранению трудовых книжек в 2003 году многим кадровикам приходилось хранить  у себя в сейфе вместе с трудовыми  книжками работников чистые банки книжек и вкладышей, а также деньги, которые  взимались с работников на приобретение новой книжки либо вкладыша в неё. При этом раз в месяц необходимо было отчитываться за эти денежные средства перед бухгалтерией. После вступления в силу новой Инструкции работа облегчилась, так как теперь ответственность за чистые бланки, а также за денежные средства полностью перекладывалась на работников бухгалтерии.

Заключение.

Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На её основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д.

Словом, трудовая книжка повышает у её владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Однако сегодня  далеко не все руководители негосударственных  организаций уделяют должное  внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о  его роли при установлении трудового  стажа и зачастую считают его  необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Всё это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве.

С принятием Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе государственного пенсионного страхования", новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.