Табличный процессор Excel. Система управления базами данных ACCESS

 
 
 

2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 

2.1 Задание № 1 

Организация таблиц для СУБД Access 

1. Создание  базы данных с помощью  мастера

 

     Создадим  таблицу, содержащую сведения об Аптеки, используя Мастер создания таблиц (см. рис. 1.1.). Включаем в таблицу № аптеки, адрес, Ф.И.О. заведующего, количество работников. Заполняем таблицу сведениями о нескольких аптек.

     Технология  работы:

1. Запустите программную среду для создания баз данных Access.
2. В диалоговом окне (см. рис. 1.2) выберите Новая база данных, затем нажмите кнопку ОК.

 

     

 

     Рис. 1.1. Главное окно среды баз данных Access 

      

3. В диалоговом окне сохраните базу данных с именем Аптека в папке БД, созданной ранее.
4. В основном окне среды баз данных Access щелкните на кнопке Таблицы и выберите режим Создание таблиц с помощью мастера.
5. Выполните последовательно шаги мастера таблиц:

     1) Определение полей

- В  диалоговом окне (рис. 1.3) представлены  списки Образцы таблиц, Образцы полей, а также формируемый пользователем список Поля новой таблицы. Просмотрите список Образцы таблиц. Выберите таблицу Аптека. 

 

Рис. 1.2. Создание новой базы данных 

      При выборе определенной таблицы во втором списке появляются названия полей (столбцов), которые можно включить в таблицу. При просмотре этого списка вы увидите, что в нем 33 поля. Можно использовать не все.

 Выберите только те, которые необходимы: № аптеки, адрес, Ф.И.О. заведующего, количество работников. Для этого щелкните на нужном поле и на кнопке переноса

            - Для продолжения  работы щелкните на кнопке Далее.

2. Задание имени таблицы

            - Мастер предлагает  задать имя таблицы Аптека и установить

            переключатель «автоматическое определение ключа». Эти пара-

            метры нас вполне устраивают, поэтому для продолжения  работы

            щелкните на кнопке Далее. 

 

Рис. 1.3. Первый шаг мастера таблиц. 

3. Установка связей с другими таблицами

            - Этот шаг появляется  только при создании второй и последую-

            щих таблиц базы данных.

4. определение способа ввода данных

            - Выберите тот  вариант, который предлагает мастер: Ввести

            данные непосредственно  в таблицу. Работа мастера законче-

            на. Щелкните на кнопке Готово.

После завершения работы мастера автоматически появится таблица с

выбранными  полями. Введите данные по нескольким учащимся (см. табл. 01). 

Таблица 01 

Таблица, заполненная данными 

 

2. Создание  базы данных с помощью  Конструктора

 

      Создадим  таблицу Дополнительные сведения, в которой будут содержаться сведения об аптеки: Название препарата, цена, изготовитель, № аптеки (имеющего его в наличии).  

      Технология  работы:

1. В главном окне базы данных выберите режим создания таблицы с помощью конструктора. Откроется окно конструктора (см. рис. 1.4).
2. В столбце Имя поля в первой строке введите название первого поля № аптеки. Щелкните на первой строке в столбце Тип данных.
3. Появится указатель поля со списком. Щелкните на указателе и в раскрывшемся списке выберите тип поля: Счетчик.
4. Введите названия и типы других полей (см. рис. 1.4)

 

 

Рис. 1.4. Окно конструктора таблицы 

      

5. Щелкните  на первой строке. На панели инструментов щелкните на кнопке Ключевое поле. Около имени № аптеки появится символ ключа.
6. Закройте окно конструктора. При закрытии сохраните новую таблицу с именем Дополнительные сведения. (Данные в таблицу пока не вносите.)
7. В таблице Дополнительные сведения создайте поля для дополнительных данных об аптеке Название препарата, цена, изготовитель, № аптеки (имеющего его в наличии). Новые поля располагаете в таблице в логической последовательности, а не в том порядке, как они перечислены выше.
8. Если после создания таблицы необходимо добавить какое-либо поле для этого в режиме конструктора выделите строку, перед которой располагается вставленная строка, и выберите из меню Вставка пункт Строки.

 

3. Организовать  связь для построенных  таблиц.

 

     В нашем случае, в связи с тем, что связи «один-ко-многим» и  «многие-к-многим» не подходят к  нашим таблицам, создадим связь «один-к-одному».

     Устанавливаем связь «один-к-одному» между таблицами дополнительные сведения и Учащиеся.

     Технология  работы:

1. Щелкните на кнопке Схема данных. Открывшееся окно имеет рабочую область, в которую можно добавить необходимые таблицы и установить между ними связи.
2. Щелкните правой кнопкой на свободном пространстве окна и с помощью контекстного меню добавьте две созданные таблицы. Таблицы появляются в окне в виде небольших окон. Заголовок окна соответствует названию таблицы, содержимое окна – названиям полей (см. рис. 1.5).

3. В таблице Аптека выделите поле № Аптеки.

4. Удерживая кнопку мыши, двигай курсор к полю с таким же названием в другой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей (см. рис. 1.6).
5. Установите флажок «Обеспечение целостности данных».
6. Щелкните на кнопке Объединение. В дополнительном окне (см. рис. 1.7) установите переключатель 2. Подтвердите свой выбор, нажав ОК.
7. Посмотрите в окне Схема данных созданную связь. Связь имеет линии со стрелкой и надписями «1→1». Эта связь «один-к-одному» и означает буквально, что каждой записи в таблице Учащиеся будет соответствовать только одна, связанная с ней запись в таблице Дополнительные сведения
8. Закройте окно Схема данных.
9. Откройте таблицу Аптека. Слева в таблице теперь расположен столбец со значками «+» (см. рис. 1.8). Эти значки  указывают на наличие связи «один-к-одному» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы.

 

 

Рис.1.5. Окно схема данных: связь «один-к-одному» 

 

Рис. 1.6. Установка связей между таблицами 

 

Рис. 1.7. Меню кнопки Объединение 

 

Рис. 1.8. Вид таблицы со связью

      Щелкните  на значке «+». Откроется строка из связанной  таблицы для ввода данных (рис.1.9). 

 

Рис. 1.9. Таблица с раскрытой связью 

2.2. Задание № 2 

Создание  запросов, сортировка и поиск данных 

1. Создание  запроса с помощью  Мастера

 

     Создадим  запрос Выборка, в котором представлены №  Аптеки, адрес.

      Технология  работы:

1. В главном окне базы данных выделите объект Запросы.
2. Запустите режим создания запроса с помощью мастера.
3. Создайте запрос, следуя шагам мастера:
1. Выбор полей из таблиц (см. рис. 1.10)

      - Выберите из списка Таблицы и запросы таблицу Аптека.

      - перенесите в список выбранных  полей (справа).

- Выберите  из списка Таблицы и запросы таблицу Дополни-тельные сведения.

- перенесите  в список выбранных полей (справа).

      - перейдите на следующий шаг,  нажав кнопку Далее.

2. Ввод имени запроса

      - Введите имя запроса Адреса.

      - Завершите работу мастера, нажав  кнопку Готово.

4. Просмотрите результаты запроса в режиме таблицы.

 

 

Рис. 1.10. Первый шаг мастера запросов

 

Рис. 1.11. Вид запроса после работы мастера