Современные способы организации презентаций

2

Федеральное агентство по образованию

Ухтинский Государственный Технический Университет

Кафедра Финансов, кредита и бухгалтерского учёта

Курсовая работа

по дисциплине «Электронный офис»

На тему: Современные способы организации презентаций.

Выполнил:                                                                           студент гр. ФК-2-07

                                 Фабрый А.Н.

Проверил:                                                                            Лабызнова Г.В.

Ухта, 2009

Содержание:

Введение                                                                                                                                                                        3

1.Теоретические аспекты создания презентации                                                 4

1.1             Запуск приложения MS POWER POINT                                             4

1.2      Вставка объектов в программу                                                            7

        1.3      Редактирование презентации. Работа со слайдами                                          9

       1.4      Сохранение и показ презентации                                                      10

2. Создание презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)»

Заключение                                                                                                                                                          16

Библиографический список                                                                                                                              17

ВВЕДЕНИЕ

Электронный офис является неотъемлемой частью любой операционной системы. Электронным офисом называется программно аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят программы, позволяющие работать с текстовой информацией, табличными данными, а так же обрабатывать другую любую информацию, представляя её в виде презентационных слайдов.

Текстовые процессоры предназначены для создания и обработки текстовых документов. Табличные процессоры позволяют выполнить многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Система управления базами данных предназначена для создания и поддержания в активном состоянии баз данных, содержащих различные сведения. Программа презентационной графики позволяет создавать слайды для проведения семинаров, так называемая презентация.

Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для неё информации, то есть в общепринятом понимании презентация – это демонстрационные материалы для публичного выступления.

Компьютерная презентация – это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов.

Главная цель этой курсовой работы – показать на примере возможности электронного офиса в целом, и применения их на практике путём создания презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)». 

1.      Теоретические аспекты создания презентации

1.1 Запуск приложения MS POWER POINT

Запуск программы MS POWER POINT ничем не отличается  от запуска любого приложения и осуществляется  нажатием кнопок Пуск/Программы/ MS POWER POINT или двойным щелчком мышью по ярлыку MS POWER POINT.

При запуске на экране появляется окно с предложением создать презентацию разными способами – с помощью мастера автосодержания , шаблона или на основе пустой презентации.

Несомненно, удобство всех приложений  MS Office  заключается в единообразии представления  пользовательского интерфейса, поэтому интерфейс программы стандартен для операционной системы. Для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Конкретный вид окна зависит от режима отображения документа,  применяемого в данный момент.

При стандартных  настройках окно Power Point состоит из следующих элементов: заголовок, строка меню, панели инструментов, рабочая область и строка состояния.

В списке панели инструментов их насчитывается тринадцать. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с презентациями. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в меню Вид/Панели инструментов.

К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:

      Последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;

      Возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – как расставить акценты, о чём не забыть;

      Мультимедийные эффекты. Слайд презентации – это не просто изображение, в нём могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;

      Копируемость. Копии презентации создаются мгновенно, поэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки;

      Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко пересылать по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки – это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

Этапы и средства создания презентаций. В процессе создания презентаций можно выделить три этапа:

      Планирование презентации.

На первом этапе необходимо определить и составить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации. Для этого целесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей.

На основе полученной информации и её анализа следует выбрать тип будущей презентации – со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров – «раскадровку». Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала и выявить пробелы в схеме. Созданная схема обрастает сценарием, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.

При создании сценария нужно учитывать запросы и индивидуальные особенности будущей аудитории, особенно, если презентации суждено быть интерактивной.

      Создание презентации.

Этот этап связан с подбором специальных программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.

      Проведение презентации.

Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстрированного материала , но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы:

1)     Подготовка к проведению. Необходимо подготовить хорошее, заслуживающее внимания начало презентации, например задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или привести в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% от презентации. Целесообразно подготовить  хорошее завершение , создающее впечатление.

2)     Репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;

3)     Проведение презентации;

1.2 Вставка объектов в программу

Вставка текста в слайд. Как правило, самый простой способ добавления текста к слайду – введение его непосредственно  в местозаполнитель на слайде.

Чтобы добавить текст в автофигуру, щёлкните по ней и наберите текст. Этот текст закрепляется за автофигурой и перемещается, а также возвращается вместе с ней. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, произвольной фигуры и соединительной линии.

Форматирование текста и абзацев слайдов аналогично форматированию в программе Word.

Фигурный текст. Вставка фигурного текста с помощью программы Word Art осуществляется в режиме слайдов путём нажатия на кнопку Добавить объект Word Art на панели инструментов Рисование, если её не видно, то нужно выполнить команду Вид, Панели инструментов, Рисование или сформировать кнопку на панели инструментов, вытянув её с вкладки Команды (категория Вставка, Добавить объект Word Art).

Отформатировать его по своему вкусу можно с помощью панели инструментов Word Art. Можно изменить: текст, стиль, цвета, линии, размер, положение, форму, угол поворота, направление текста по вертикали или горизонтали, шрифт, фон, цвета, размер.

Проверка орфографии. Орфографию можно проверять автоматически в процессе набора или в другое время, например по окончании работы над слайдами.

Можно проверять орфографию текста, написанного на любом иностранном языке. В Power Point имеется доступ к иностранным словарям, устанавливаемым другими приложениями Microsoft Office.

Вставка рисунков в презентацию. В комплект программы входит стандартный набор рисунков в виде коллекции. Эта коллекция включает множество картинок, выбор очень широкий.

Для выбора рисунка нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование и перейти на вкладку Рисунки.

Можно вставлять рисунки и отсканированные фотографии из многих приложений или из других мест (это называется импортированием графики). Для этого укажите а меню Вставка на команду Рисунок  и затем щёлкните Из файла. Можно кадрировать рисунок , перекрасить его, обвести рамкой, отрегулировать яркость и контрастность.

Помимо рисунков можно вставлять в слайды таблицы и диаграммы.

Анимация текста и объектов. Анимация текста, графики, звука, кино и других объектов на слайдах позволяет подчёркивать различные аспекты содержания, управлять потоком информации.

В составе Power Point появилась новая возможность: анимация элементов диаграммы.

Порядок и время показа анимационных элементов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Для подготовки и предварительного просмотра анимации текста и объектов выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации.

Использование музыки, звуков и видеоклипов. В комплекте  Power Point имеются музыкальные, звуковые и видеоклипы, которые можно воспроизводить в ходе показа слайдов. Некоторые звуки (например, стук пишущей машинки или аплодисменты) вызываются с панели инструментов Эффекты анимации. Другие звуки, а также музыка и видеоклипы, доступные в коллекции.

Таблицы. Таблицы удобно использовать для показа тенденций и связей между группами данных. Вставить в слайд таблицу можно командой Вставка таблицы или Вставка, Создать слайд, Добавка таблицы, Нарисовать таблицу. Этот инструмент позволяет рисовать таблицу.

Диаграммы. Диаграммы можно в слайд разными способами: если дважды щёлкнуть пустую рамку диаграммы в слайде соответствующей разметкой или нажать кнопку Добавить диаграмму.

Графические объекты. Могут быть созданы непосредственно с помощью панели Рисование (Автофигуры, Линии, Повернуть/Отразить). Форматирование и изменение графических объектов можно осуществить командами Действие. С помощью этого меню можно также послойно расположить изображения.