Современные способы организации презентаций

Организационные диаграммы. Вставляются с помощью программы Organization Chart. Организационную диаграмму можно вставить в слайд таким образом: Вставка, Создать слайд. Далее выбрать вариант авторазметки с организационной диаграммой.

1.3 Редактирование презентации. Работа со слайдами

Вставка слайдов. Вставка новых слайдов производится командой Вставка, Новый слайд или с помощью кнопки Создать слайд панели инструментов Стандартная. В предлагаемом окне с вариантами авторазметки слайдов с помощью полосы прокрутки можно выбрать подходящий.

Копирование и перемещение слайдов. Для того, чтобы скопировать слайд, его можно выделить в режиме сортировщика или в режиме структуры и выполнить команду Копировать, вызванную любым образом.

Перемещение слайдов в рамках презентации осуществляется в режиме сортировщика с помощью технологии «drag-and-drop» путём перетаскивания слайда мышью в нужную позицию.

Дублирование слайдов. Можно продублировать слайд. Технология дублирования слайдов:

      Выделить слайд в режиме структуры или отобразить его в режиме слайдов;

      Вставка, Дублировать слайд (дубль появится сразу после выделенного слайда);

      в режиме сортировщика перетащить слайд в нужное место.

Удаление слайдов. Для удаления слайдов его нужно выделить  в режиме сортировщика и нажать клавишу Del. Кроме того, можно выполнить команду Правка, Удалить слайд. Для удаления нескольких слайдов одновременно нужно в режиме сортировщика слайдов или структуры, удерживая клавишу Shift, поочерёдно выделить все удаляемые слайды и выполнить команду Удалить слайд.

Изменение порядка слайдов в презентации. Изменить структуру презентации можно следующими способами: переместить любой абзац в другое место мышью в режиме структуры или с помощью инструментов Вверх/Вниз или Повысить уровень/Понизить уровень.

Можно изменить порядок следования слайдов в режиме сортировщика, перетащив его мышью в нужное место и наблюдая за вертикальной чёрной чертой.

Скрытие слайдов. В некоторых слайдах присутствует информация, которую можно включить в презентацию как бы «на всякий случай», если понадобится обсудить вопрос. Кроме того, встречаются ситуации, когда схожие презентации предназначаются для различных аудиторий. Скрытие слайдов позволяет приспособить одну и туже презентацию для разных видов слушателей.

Скрытие слайда можно осуществить в режиме сортировщика путём выделения нужного слайда и использования кнопки  Скрыть слайд панели инструментов Сортировщик слайдов. Скрытый слайд будет отмечен перечёркнутым номером в режиме сортировщика. Воспроизведение такого слайда возможно только по указанию докладчика.

                            1.4 Сохранение и показ презентации

Установка хронометража презентации. Производится инструментом Настройка времени или Показ слайдов, Настройка времени. С помощью кнопок диалогового окна Репетиция (Пауза, Далее, Повторить, Закрыть) можно отрепетировать своё выступление по конкретному слайду, можно делать паузы между слайдами, показывать слайд повторно или переходить к следующему слайду.

При демонстрации презентации следует учитывать следующие рекомендации:

      переходы и построения должны подчёркивать положения презентации, а не подавлять аудиторию;

      не надо увлекаться звуковыми эффектами, поскольку они привлекают внимание и могут отвлечь от главного;

      выберите подходящий темп демонстрации: быстрая – утомляет зрителя, медленная – вызывает сонливость;

      при хронометраже имейте ввиду, что информационная перегрузка и избыток эффектов сбивают с толку.

Сохранение презентации. Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать её в сети Интернет.

Power Point автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления, в случае зависания приложения или сбоя питания. Внесённые изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления.

Показ презентации. В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.

Показ слайдов, управляемый докладчиком. В этом случае слайды отображаются во весь экран (наиболее типичная ситуация), а презентацию обычно ведёт докладчик. Этот способ показа слайдов наиболее приемлем для докладчика.

Показ слайдов, управляемый пользователем. В этом случае презентация показывается на малом экране, например при просмотре одним пользователем на корпоративной сети.

Слайды отображаются в небольшом окне; имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов.

Автоматический показ слайдов. Данный переключатель позволяет провести автоматическую презентацию, например на выставке.

Для проведения автоматического показа слайдов на выставочном стенде или в другом  подобном месте можно подготовить её с расчетом недоступности большинства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле.

Способы печати презентации. Презентацию (слайды, структуру, заметки лектора) можно напечатать в цвете или в чёрно-белом варианте. Печать любого материала производится по стандартной схеме: открывая печатаемую презентацию, вы выбираете то, что нужно напечатать, - слайды, выдачи (несколько слайдов на странице), страницы заметок или структуру.

Затем следует указать на слайды, которые необходимо напечатать, а также число копий.

На основе слайдов можно изготовить на прозрачной плёнке цветные или чёрно-белые изображения, а также 35 мм слайды (для создания 35 мм  слайдов используется настольное устройство записи на плёнку или формируется файл для бюро обслуживания).

Выдачи можно печатать в формате с одним, двумя  или тремя и шестью слайдами на странице; можно также воспользоваться командой Файл, Отправить, Microsoft Word и распечатать, выдачу в другой разметке средствами Word.

Замечания и действия, фиксируемые вами в записной книжке в ходе показа слайдов, можно распечатать в виде документа Word. Кроме того, можно задать автоматическое внесение замечаний на уже созданные страницы заметок.

2.      Создание презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты).

Данная презентация создавалась по следующим этапам:

                          Выбор темы, которая может заинтересовать слушателя. В данном случае это рассмотрение услуги Сбербанка России, для физических лиц,- банковские карты, их подробное описание.

                          Анализ и обработка данных, выборка самого основного из статистических данных. Составление краткой блок-схемы в виде слайдов.

                          Подборка сопутствующих программ, для осуществления идеи задуманной презентации. В данном случае это программа офиса MS Word. С помощью этой программы можно составить красочные диаграммы, таблицы, графики всех возможных форм и расцветок.

                          Непосредственно создание слайдов, с помощью учебной литературы. Общая схема создания слайда такова:

1.                         Подбор фона и его цветовой палитры. Это осуществляется с помощью закладки  Дизайн. В появившемся окне появляется разнообразие расцветок и видов. Также  на панели находится закладка Цвета, с помощью которой можно изменить цветовую гамму понравившегося фона.

2.                         Вставка объектов Word Art. Осуществляется командой Вставка. На появившейся панели с множеством кнопок выбираем с нужным нам обозначением. Так же можно подобрать шрифт и его цвет на любой вкус. ( см. рис. 1)

(рис. 1)

3.                         Вставка картинок и музыки. Также осуществляется командой Вставка. В зависимости от нужных нам компонентов выбираем либо Картинка (в диалоговом окне можно выбрать картинку из собственной коллекции программы, а можно из файла), либо Звук (в коллекции программы имеется обширная картотека звуков на любой вкус; можно выбрать собственную музыку, либо музыку с дискового носителя). Музыку можно вставить в любую часть презентации: начало, конец, на протяжении всего показа. Это выполняется с помощью Звук, затем выбираем его местонахождение, например, Из файла, Автоматически. Как это было проделано в данной презентации, мелодия будет проигрываться на протяжение всего показа.

Вставка диаграмм и таблиц.  С помощью вспомогательных программ создаём по исходным данным объекты, которые вставляются в слайды при помощи команды Вставка, Объект. В диалоговом окне появляется список программ офиса. Выбираем нужную, затем соответствующий объект.

4.                         Анимация слайдов. После окончательного оформления слайдов и их музыкального сопровождения для более красочного показа подбираем анимацию смены слайдов. Анимация, в появившемся окне имеется обширный объём анимаций. Для установки понравившейся выделяем слайд, затем мышкой щёлкам по самой анимации. И так для каждого слайда.

5.                         Установка времени смены слайдов.  Каждый слайд можно показывать определённое количество времени, это зависит от желания рассказчика. В данном случае каждый слайд показывается по 5 секунд. Это делается таким образом: Показ слайдов, Настройка времени, С начала. Включается режим показа слайдов и секундомер позволяющий регулировать время показа каждого слайда. Все данные сохраняются.

6.                         Сохранение презентации. Все данные автоматически сохраняются.

Заключение

В настоящее время появляется всё большее количество средств для наглядного изложения информации. Одним из таких средств являются презентации.

Для создания презентации «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)» были изучены основные возможности электронного офиса, программы MS Power Point 2007, MS Word 2007, была проведена большая работа по изучению Сбербанка.

Курсовая работа была представлена в виде слайдов, в которых различные таблица и рисунки отображали виды банковских карт Сбербанка России. Для иллюстрации  видов карт использовались графические возможности программ  Word. Для подчёркивания определённых аспектов сообщаемых сведений  применялась анимация, переходы и другие спецэффекты. Неотъемлемой частью курсовой работы является музыкальное сопровождение.

В данной курсовой работе были изложены основные положения создания качественной и красивой презентации, которая в дальнейшем может быть использована в экономической деятельности предприятий, банков и других организаций. Таким образом,   с помощью средств электронного офиса можно красочно изложить  актуальные  экономические темы в интересной и достаточно увлекательной форме. С помощью презентации любой, даже самый скучный доклад превратится в интересное зрелище.

Библиографический список:

1)     О. Л. Голицина, Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов, «Информационные технологии», изд. «ФОРУМ-ИНФРА-М», Москва, 2006 год.

2)     И. А. Коноплёва, О. А. Хохлова, А. В. Денисов, «Информационные технологии», изд. «Проспект», Москва, 2007 год.

3)     И. Г. Лесничая, И. В. Миссинг, Ю. Д. Романова, В. И. Шестаков, «Информатика, информационные технологии», изд. «Эксмо», Москва, 2005 год.

4)     «Информатика» под. ред. Н. В. Макаровой, изд. «Финансы и статистика», Москва, 2001 год.

5)     Е. В. Михеева «Информационные технологии в профессиональной деятельности», 2-е издание, изд. «АСАDEMA», Москва, 2005 год.

6)     Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, «Информационные технологии», 2-е издание, изд. «Высшая школа», Москва, 2005 год.

7)     интернет